* Про закордонні відрядження ви вже могли прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34; № 22, с. 26, а також у спецвипуску за 2013 рік, № 5.
Спершу про «загальне» — про визнання витрат щодо закордонних відряджень. Оскільки без азів, як то кажуть, — нікуди. А потім зупинимося на конкретних ситуаціях, що цікавлять читачів.
Визнання витрат за закордонними відрядженнями
Працівникові видано готівкою аванс у валюті для відрядження за кордон. Після повернення з відрядження працівник надав авансовий Звіт. Коли і за яким курсом в обліку відображати витрати щодо закордонного відрядження?
Сформувати витрати щодо закордонного відрядження вийде тільки на дату затвердження авансового Звіту**. Адже саме тоді стане достовірно відома величина витрат на відрядження. Тобто буде зрозуміло: скільки витрачено працівником і чи вистачило авансу на відрядження. А отже, буде ясно, яку суму невитраченого авансу повинен повернути працівник підприємству або, навпаки, чи виник борг у підприємства перед працівником (щодо відшкодування витрачених працівником «понад аванс» коштів).
** Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. № 845.
А оскільки маємо справу з інвалютою, то операції враховують як звичайні валютні операції. Тобто в бухгалтерському обліку застосовують правила «валютного» П(С)БО 21. Тому для відображення витрат суму в інвалюті перераховують у гривні за курсом НБУ на початок дня дати здійснення операції (п. 5 П(С)БО 21).
І оскільки першою була видача готівкового авансу, то витрати (в межах авансу) на відрядження формують за курсом НБУ, що діяв на початок дня дати видачі авансу. Тому (1) витрати відображають на дату затвердження авансового Звіту, (2) з урахуванням правила «0» годин — за ранковим (!) курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу. Про відображення в обліку витрат на відрядження, які виявилися більшими/меншими величини авансу, див. табл. 1 на с. 31.
Таблиця 1. Формування витрат щодо закордонних відряджень
| № з/п | Витрачено працівником у закордонному відрядженні | Порядок визнання витрат/ відображення валютних курсових різниць (КР) |
| На дату затвердження авансового Звіту: | ||
| 1 | витрати на відрядження: | |
| 1.1 | — у межах авансу | визнаються витратами за курсом НБУ, що діяв на початок дня дати видачі авансу |
| 1.2 | — понад аванс, тобто сума витрачених працівником власних коштів (якщо працівник витратив > отриманого авансу) | визнаються витратами за курсом НБУ, що діяв на початок дня дати затвердження авансового Звіту (див. консультацію в підкатегорії 502.07.14 БЗ з терміном дії до 01.01.2015 р.). |
| 2 | сума невитраченого авансу (якщо працівник витратив < отриманого авансу) | перетворюється на монетарний борг працівника перед підприємством. Невитрачений залишок валютних коштів працівник повинен повернути до каси підприємства до або під час подання авансового Звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ) |
| КР | ||
| На дату погашення боргу працівником розраховується КР (якщо курс НБУ на початок дня дати погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на початок дня дати видачі авансу)** | ||
| * Про те, що норми «відряджувальної» Інструкції № 59 є обов’язковими для бюджетників, а для інших (недержавних, небюджетних) підприємств мають рекомендаційний характер, див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34. | ||
Уточнимо один нюанс, пов’язаний з моментом відображення витрат на відрядження. У бухгалтерському та податковому обліку витрати на закордонні відрядження визнають витратами залежно від функціонального призначення витрат (тобто направленого у відрядження персоналу). У зв’язку з цим витрати на службові відрядження:
— виробничих робітників, а також працівників апарату управління цехами, дільницями, бригадами та іншого загальновиробничого персоналу включають до складу виробничих або загальновиробничих витрат (Дт 23, 91 — Кт 372, п.п. «а» п.п. 138.8.5 ПКУ*);
— адміністративно-управлінського та іншого загальногосподарського персоналу включають до складу адміністративних витрат (Дт 92 — Кт 372, п.п. «б» п.п. 138.10.2 ПКУ*);
— працівників, зайнятих збутом, включають до складу витрат на збут (Дт 93 — Кт 372, п.п. «ґ» п.п. 138.10.3 ПКУ*).
Причому витрати на відрядження працівників двох останніх категорій визнають в обліку витратами у періоді їх здійснення (п. 7 П(С)БО 16, п. 138.5 ПКУ*). Тому вони включаються до витрат на дату затвердження авансового Звіту.
А от витрати на відрядження працівників першої категорії (тобто виробничих робітників і загальновиробничого персоналу) формують собівартість продукції, що випускається. А отже, до складу витрат вони потраплять лише в періоді реалізації такої продукції, одночасно з визнанням доходів від її продажу (пп. 7, 11 П(С)БО 16, п. 138.4 ПКУ*).
Розглянемо такий приклад.
Приклад 1. Працівникові відділу збуту 17.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,4043 грн./€) видано аванс на відрядження до Чехії в сумі €1000 і 2050,00 грн.
У день повернення з відрядження 21.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,607280 грн./€) працівник подав авансовий Звіт, згідно з яким:
— добові за 5 днів відрядження (з 17.10.2014 р. по 21.10.2014 р.) становили €265,15. Наказом по підприємству добові для відряджень за кордон встановлено у розмірі 870 грн. на день (тобто 870 грн. : 16,4043 грн./€ х 5 днів = €265,15; докладніше про встановлення розміру добових для закордонного відрядження до 01.01.2015 р. див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34**);
— витрати на проїзд: квитки на літак Харків-Прага (вартістю 2050,00 грн.) та на літак Прага-Харків (вартістю €200);
— витрати на проживання в готелі без харчування €500.
Звіт затверджено 21.10.2014 р.
* На ці норми ПКУ (що діяли до 01.01.2015 р.) орієнтуються при складанні декларації з податку на прибуток за 2014 рік. Утім, і після цієї дати ситуація в чомусь буде схожою. Адже з 01.01.2015 р. — після змін, унесених до ПКУ Законом України від 28.12.2014 р. № 71-VIII — об’єкт оподаткування визначають за бухобліковими правилами (п.п. 134.1.1 ПКУ). А в бухобліку порядок відображення витрат на відрядження залишається тим самим — залежить від функціонального призначення витрат (докладніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 6 с. 4).
** З 01.01.2015 р. обмеження щодо розміру добових залишилися тільки для ПДФО (абзац шостий п.п. 170.9.1 ПКУ).
Так, не включаються до оподатковуваного доходу (тобто не обкладаються ПДФО) добові в розмірі:
— 243,6 грн. (0,2 х 1218 грн.) — при відрядженнях по Україні;
— 913,5 грн. (0,75 х 1218 грн.) — при відрядженнях за кордон.
В обліку операції буде відображено таким чином (див. табл. 2):
Таблиця 2. Облік витрат на закордонне відрядження (якщо аванс видано готівкою)
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, €/грн. | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | доходи | витрати | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 17.10.2014 р. (ранковий курс НБУ— 16,4043 грн./€): | ||||||
| 1 | Видано аванс на відрядження за кордон: | |||||
| — у євро | 372 | 302 | €1000 16404,30 | — | — | |
|
| — у гривнях | 372 | 301 | 2050,00 | — | — |
| 21.10.2014 р. (ранковий курс НБУ — 16,607280 грн./€): | ||||||
| 2 | На підставі затвердженого авансового Звіту включено до складу витрат на збут (за ранковим курсом НБУ на дату видачі авансу — 16,4043 грн./€): | |||||
| — добові | 93 | 372 | €265,15 4349,60 | — | 4349,60 | |
| — вартість проїзду | 93 | 372 | 2050,00 | — | 2050,00 | |
| 93 | 372 | €200 3280,86 | — | 3280,86 | ||
| — вартість проживання | 93 | 372 | €500 8202,15 | — | 8202,15 | |
| 3 | Працівником повернуто залишок невитрачених коштів (ранковий курс НБУ на 21.10.2014 р. — 16,607280 грн./€) | 302 | 372 | €34,85 578,76 | — | — |
| 4 | Відображено курсову різницю на день повернення коштів працівником [(16,607280 грн./€ - 16,4043 грн./€) х €34,85] | 372 | 714 | 7,07 | 7,07 | — |
