Службово-офісне життя в більшості злилося з особистим. І не дивно, що похапцем деякі працівники «плутають» особистий телефон зі службовим і, що вже точно образливо для економного директора, забувають про те, що тариф не «безліміт». Якщо ви не збираєтеся закривати на витівки працівника очі або, навпаки, вирішили офіційно «подарувати» йому безкоштовну особисту розмову, то ознайомтеся з нашими порадами.
Викорінюємо особисті розмови
Звичайно ж, більшість керівників заздалегідь прагнуть роз’яснити співробітникам, що теревенити за рахунок підприємства — недобре, і попередити про наслідки. Для цього найчастіше розробляють та затверджують:
— правила користування мобільним зв’язком, де чорним по білому вказують, що за допомогою службової мобілки можна вирішувати тільки госппитання;
— перелік співробітників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю.
Важливо! Обов’язковий пункт правил — категорична заборона на використання будь-яких службових телефонів в особистих цілях! При цьому можна застерегти наслідки порушення заборони — обов’язкова компенсація, відлучення від службової мобілки тощо.
Чимало роботодавців зобов’язують вести журнал (складати звіт) обліку дзвінків із зазначенням цілей переговорів та їх тривалості за кожним номером
Як же простежити та переконатися в порушенні чи його відсутності? Адже безсовісний працівник зможе обвести вас довкола пальця, зазначивши в журналі неправильний номер тощо. Очевидно, пильним керівникам доведеться попросити операторів максимально деталізувати рахунки і робити звірки.
Зауважимо: «виловити» особисті розмови в робочий час клопітно. Але вже точно зловити працівника на гарячому можна, побачивши в роздруківці дати вихідних днів або відпустки працівника.
Зверніть увагу! Деякі співробітники здійснюють трудову діяльність у режимі ненормованого робочого дня. Усі інші о 18:00 про роботу забули, а вони продовжують налагоджувати контакти з партнерами, наприклад міжнародні, в інших часових поясах. Якщо це передбачено в колективному договорі підприємства, то витрати, здійснені після 18:00, можуть вважатися виробничими. Зауважимо: працівник може працювати в режимі ненормованого робочого дня тільки в робочі дні підприємства. Тобто наведений вище підхід не може бути застосовано до вихідних днів і днів відпустки.
«Гроші, гроші давай!»
Незважаючи на правила, працівник регулярно користується службовим телефоном в особистих цілях? Що ж далі?
Припустимо, що компенсацію та можливість використовувати службову «мобілку» в особистих цілях передбачено правилами користування мобільним зв’язком. У цьому випадку працівник за домовленістю компенсує витрати підприємству (внесенням грошей або за рахунок його зарплати).
Якщо ж на особисті розмови працівнику добро не давали, то, на нашу думку, у такій ситуації ви можете запросити в нього компенсацію примусово на підставі статей 130 і 132 КЗпП.
Працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків ( ст. 130 КЗпП)
Її розмір визначається прямою дійсною шкодою, але не більше його середнього місячного заробітку (матеріальна відповідальність в більшій сумі можлива тільки у випадках, визначених законодавством) ( ст. 132 КЗпП).
Матеріальна відповідальність реалізується так:
1) працівник добровільно відшкодовує шкоду до каси підприємства/на банківський рахунок;
2) сума шкоди за розпорядженням керівника утримується з доходів працівника на підставі його заяви (з урахуванням 20 % обмеження ст. 128 КЗпП);
3) шкода стягається з працівника в судовому порядку.
Водночас, підприємство не зобов’язане робити якісь дії для відшкодування витрат на особисті розмови працівника, тобто можна не отримувати компенсації. У цьому випадку важливо правильно оподаткувати його дохід.
Про участь особистих розмов працівника в податковому обліку поговоримо далі.
Податок на прибуток
Звичайно, для вас уже не новина, що з початку цього року ніякого окремого податковоприбуткового обліку вести не треба. Досить правильно відображати всі господарські операції — і отриманий фінансовий результат буде об’єктом обкладення податком на прибуток. Але деяким платникам додатково доведеться здійснити коригування бухфінрезультату на податкові різниці згідно з п.п. 134.1.1 ПКУ. Це стосується так званих високодохідників (річний дохід яких більше 20 млн грн.), а також тих малодохідників (з річним доходом, що не перевищує цієї величини), які прийняли рішення самостійно застосовувати коригування.
Так от, серед зазначених податкових різниць (їх перелік див. у ст. 138 — 140 ПКУ) немає таких, які б підприємству довелося застосовувати за фактом виявлення невиробничих телефонних розмов своїх працівників. У такому разі і у високодохідників, і в малодохідників все буде так, як велить відображати бухоблік.
Як? Дуже просто.
Якщо сума шкоди (вартість особистих розмов) компенсуватиметься працівником і утримуватиметься/стягуватиметься з нього, ця сума ані до доходів, ані до витрат не включається.
Річ у тім, що підприємство суму особистих розмов відобразить у бухгалтерському обліку не на рахунках витрат, а як дебіторську заборгованість. Коли працівник унесе цю суму до каси (вона буде утримана з його доходу), то ця заборгованість буде погашена.
Зауважимо: підприємство не продавало працівнику послуги зв’язку, а просто отримало компенсацію «запозичених» послуг.
Якщо ж ви вирішите компенсацію з працівника не справляти, то витрати на послуги зв’язку на особисті розмови перетворяться на витрати на оплату праці і будуть відображені на відповідному рахунку бухобліку (91, 92, 93, 94)).
ПДВ
Тепер перейдемо до ПДВ-правил. Почнемо з ситуації, коли від працівника отримано компенсацію. На її суму ПДВ не нараховується, оскільки відсутній об’єкт обкладення ПДВ — операція постачання послуг від підприємства працівнику. А що має місце? Покриття понесених підприємством втрат.
Водночас ПДВшні наслідки все одно виникнуть щодо податкового кредиту. Причина — невикористання послуг зв’язку в господарській діяльності платника.
Платник буде зобов’язаний компенсувати суму податкового кредиту у вартості особистих розмов податковими зобов’язаннями з ПДВ
Цього вимагає п. 198.5 ПКУ. Причому зазначені ПДВшні наслідки матимуть місце незалежно від того, компенсує працівник вартість своїх дзвінків підприємству чи ні.
І не забудьте скласти зведену податкову накладну (з типом причини 13 «Використання виробничих або невиробничих засобів інших товарів/послуг не в господарській діяльності») не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду, в якому такі послуги почали використовуватися в негосподарських операціях. І, звичайно ж, зареєструвати її в ЄРПН. Детальніше про правила складання такої податкової накладної та її заповнення читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 82, с. 6.
ЄСВ, ПДФО та військовий збір
Якщо працівник відшкодовує витрати на власні телефонні розмови, дохід у нього не виникає. Інакше доброта роботодавця відгукнеться податковими наслідками. Чому? Про це поговоримо далі.
На нашу думку, ці суми потрібно розглядати у складі заробітної плати. Підстава: оплата послуг зв’язку входить до фонду оплати праці як виплата індивідуального характеру ( п.п. 2.3.4 Інструкції № 5). Уключити цю суму до доходу працівника потрібно в тому місяці, коли підприємство оплатило її оператору мобільного зв’язку. Що це означає? А те, що вартість послуг «особистого» зв’язку стане зарплатою працівника. Відповідно, потрібно застосувати зарплатний порядок обкладення ЄСВ, ПДФО і військовим збором. При цьому доведеться суму оплати послуг помножити на натуральний коефіцієнт, щоб отримати «грязний» дохід ( п. 164.5 ПКУ). Формально це потрібно тільки для цілей утримання ПДФО. Але, враховуючи, що зарплатна база для всіх зборів має бути однаковою, беремо таку суму і для справляння військового збору та ЄСВ.
Водночас податківці виявилися лояльнішими в цьому питанні і віднесли вартість невиробничих телефонних розмов до додаткового блага працівника (роз’яснення в категорії 103.02 БЗ). У чому лояльність фіскалів? А в тому, що додаткове благо не обкладається ЄСВ, а тільки ПДФО та військовим збором, а отже, не потрібно ані нараховувати, ані утримувати ЄСВ. Однак додержуватися чітко цих роз’яснень небезпечно, адже в Інструкції № 5 така виплата зазначена як зарплатна. А це означає, що фіскали, які адмініструють ЄСВ, можуть прискіпатися та суворо покарати.
У бухобліку відображайте суму додаткового блага або заробітної плати із сумою нарахувань ЄСВ у складі витрат.
Приклад. У вересні 2015 року заробітна плата працівника становить 5000 грн. У другій половині цього місяця він здійснював особисті дзвінки з робочого телефону на суму 180 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 28,23 грн., пенсійний збір 7,5 % — 10,60 грн.).
При цьому загальна сума витрат на послуги зв’язку — 3825 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 600 грн., пенсійний збір 7,5 %— 225 грн.).
1. Працівник подав заяву з проханням утримати з його заробітної плати компенсацію оплати послуг зв’язку за його особисті розмови в сумі 180 грн. У цьому випадку зазначена сума не потрапить до доходу працівника, проте бухгалтер повинен переконатися, що загальна сума утримань не перевищує 20 %.
Граничну суму для утримань потрібно розрахувати виходячи з «чистої» заробітної плати. Тому перш спочатку визначимо суму обов’язкових утримань із заробітної плати:
ЄСВ у частині утримань: 5000 х 3,6 % = 180,00 (грн.).
ПДФО: (5000 - 180) х 15 % = 723,00 (грн.).
Військовий збір: 5000 х 1,5 % = 75,00 (грн.).
Загальна сума: 180 + 723 + 75 = 978, 00 (грн.)
«Чиста» сума заробітної плати становить: 5000 - - 978 = 4022,00 (грн.)
Розмір 20 % обмеження для утримань із заробітної плати становить: 4022 х 20 % = 804,40 (грн.)
Відповідно: у вересні 2015 року із зарплати працівника можна утримати всю суму компенсації — 180,00 грн. Водночас він може погасити борг самостійно, внісши кошти до каси (на рахунок) підприємства.
ЄСВ у частині нарахувань: 5000 х 37 %* = 1850,00 (грн.)
* Ставку прийнято умовно для 15 класу профризику.
2. Працівник ці витрати не відшкодовує, а отже, вартість послуг зв’язку на особисті розмови потрапить до його доходу.
Розрахуємо ЄСВ, ПДФО, військовий збір.
Загальний місячний оподатковуваний дохід у вигляді заробітної плати і база для справляння ЄСВ становлять: 5000,00 + 180,00 х 1,176471 = 5211,76 (грн.).
Розрахуємо:
ЄСВ у частині нарахувань: 5211,76 х 37 % = = 1928,35 (грн.).
ЄСВ у частині утримань: 5211,76 х 3,6 % = 187,62 (грн.).
ПДФО: (5211,76 - 187,62) х 15 % = 753,62 (грн.).
Військовий збір: 5211,76 х 1,5 % = 78,18 (грн.).
Сума заробітної плати, виплачена працівнику, становить: 5211,76 - 187,62 - 753,62 - 78,18 - 180 = = 4012,34 (грн.)**.
** Для спрощення прикладу не наводимо суму виплаченого авансу.
Використання телефону в особистих цілях: відображаємо в обліку
| № з/п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Передоплата за послуги | ||||
| 1 | Відображено передоплату (за місяць) оператору за послуги зв’язку | 371 | 311 | 3825 |
| 2 | Відображено право на податковий кредит з ПДВ (податкову накладну, зареєстровану в ЄРПН, не отримано) | 644/1 | 644 | 600 |
| 3 | Отримано податкову накладну, зареєстровану в ЄРПН | 641/ПДВ | 644/1 | 600 |
| Отримано рахунок від оператора: відображаємо витрати | ||||
| 4 | Відображено у витратах отримання послуг зв’язку | 92 | 631 | 3073,23 |
| 5 | Списано суму ПДВ за послугами зв’язку, пов’язаними з госпдіяльністю, у частині податкового кредиту | 644 | 631 | 571,77 |
| 6 | Нараховано вартість послуг зв’язку, включаючи суму ПДВ і пенсійного збору, що підлягає компенсації працівником | 377 | 631 | 180 |
| 7 | Здійснено залік заборгованостей з оператором | 631 | 371 | 3825 |
| Нарахування податкових зобов’язань з ПДВ зважаючи на негоспвикористання | ||||
| 8 | Відображено податкові зобов’язання з ПДВ | 643 | 641/ПДВ | 28,23 |
| 9 | Закрито розрахунки з ПДВ | 644 | 643 | 28,23 |
| Розрахунки з працівником | ||||
| 10.1 | Працівник відшкодовує вартість послуг зв’язку | |||
| Нараховано дохід у сумі заробітної плати | 92 | 661 | 5000 | |
| Нараховано ЄСВ (ставка 37 %) | 92 | 651 | 1850 | |
| Утримано ЄСВ (ставка 3,6 %) | 661 | 651 | 180 | |
| Утримано ПДФО | 661 | 641/ПДФО | 723 | |
| Утримано військовий збір | 661 | 642 | 75 | |
| Утримано суму компенсації із заробітної плати | 661 | 377 | 180 | |
| Виплачено зарплату | 661 | 311 | 3842 | |
| 10.2 | Не отримано компенсацію | |||
| Нараховано працівнику дохід у сумі заробітної плати та оплати за особисті телефонні розмови | 92 | 661 | 5211,76 | |
| Нараховано ЄСВ (ставка 37 %) | 92 | 651 | 1928,35 | |
| Утримано ЄСВ (ставка 3,6 %) | 661 | 651 | 187,62 | |
| Утримано ПДФО | 661 | 641/ПДФО | 753,62 | |
| Утримано військовий збір | 661 | 642 | 78,18 | |
| Здійснено залік заборгованостей | 661 | 377 | 180 | |
| Виплачено зарплату | 661 | 311 | 4012,34 | |
| Для спрощення прикладу не наводимо проводки з перерахуванням ЄСВ, ПДФО і ВЗ. | ||||
висновки
- Розмови по мобільному телефону працівників у вихідні дні, у період відпустки, інший неробочий час не належать до виробничих і підприємство не зобов’язане їх оплачувати.
- Оплативши послуги зв’язку за особисті (невиробничі) розмови працівника, підприємство може затребувати з нього матеріальну компенсацію.
- Якщо сума шкоди за особисті розмови компенсуватиметься працівником і утримуватиметься/стягуватиметься з нього, ця сума ані до доходів, ані до витрат не включається.
- На суму податкового кредиту за послугами зв’язку за особисті розмови потрібно нарахувати податкове зобов’язання, незалежно від того, компенсує працівник вартість своїх дзвінків підприємству чи ні.
- Якщо ж працівник не захотів компенсувати витрати, то сума оплати його особистих розмов потрапить до його оподатковуваного доходу.
Документи статті
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.