Трапляється, що помилково замість особистої картки директор дістає з портмоне корпоративну — і ось дивишся, уже з рахунка фірми «щезли» гроші за продукти в супермаркеті, за вечерю з подругою в ресторані, за заняття у фітнес-клубі, за ліки в аптеці, за комуналку. Доки виявили цю неприємність, минув час. Що робити бухгалтеру в таких ситуаціях? Чим загрожує витрата грошей підприємства в особистих цілях?
Розбираємося в ситуації
Корпоративна платіжна картка — це картка суб’єкта господарювання ( п. 2 розд. II Положення № 705). Кошти на ній — це гроші на рахунку підприємства. Використовувати їх з цього рахунка потрібно в тому самому порядку, як і зі звичайного поточного рахунка підприємства.
З моменту списання коштів з корпоративної картки гроші вважаються виданими в підзвіт її держателю. Тому тут на ігрове поле виходять «підзвітні» правила, установлені пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ. Застосуємо їх до нашої ситуації.
Директор витратив підзвітні кошти. А отже, він зобов’язаний ( п.п. 170.9.2 ПКУ):
1) відзвітувати за отримані кошти — надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (у редакції наказу від 10.03.2016 р. № 350). Зробити все це потрібно протягом 5 банківських днів, що настають за датою списання коштів з картки ( п.п. 170.9.2 ПКУ).
Причому додавати до авансового звіту документи про витрати на особисті потреби і перелічувати їх на зворотному боці звіту не потрібно. Адже вони все одно не затверджуються. Тобто, по суті, директор заповнить тільки лицьовий бік авансового звіту.
Авансовий звіт у цьому випадку буде затверджено в сумі 0,00 грн., оскільки гроші витрачено працівником на особисті потреби
Навіщо він тоді потрібний? Про це ми розповімо нижче;
2) повернути неправомірно витрачені кошти до або під час подання авансового звіту.
Директор своєчасно повернув підприємству витрачені гроші? Це означає, що він погасив заборгованість перед підприємством. Тому говорити про виникнення в нього оподатковуваного доходу підстав немає. Адже підприємство не дарувало (не передавало, не надавало) кошти директору для відшкодування його особистих витрат. Запитання тільки в тому, правомірно чи неправомірно він витрачав підзвітні суми.
Жодних податкових наслідків немає для директора і в тому випадку, якщо він пропустив строк, установлений п.п. 170.9.2 ПКУ для повернення грошей і подання авансового звіту, але все ж таки повернув їх до закінчення місяця, на який припадає граничний строк повернення (п. 4 Порядку № 841).
А якщо директор не повернув витрачені гроші в установлений строк? Тоді цю суму включайте до оподатковуваного доходу директора як дохід у вигляді додаткового блага. Підстава — п.п. 164.2.11 ПКУ. Згідно з ним під обкладення ПДФО підпадає сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податків під звіт і не повернених в установлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ (ср. ). Причому базу оподаткування такого доходу визначайте з урахуванням «натурального» ПДФО-коефіцієнта, установленого п. 164.5 ПКУ.
Суму ПДФО за неповерненими коштами розраховуйте в авансовому звіті (ось він нам і став у нагоді ☺), наданому директором, і утримуйте за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), а в разі недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців.
Не забудьте з суми надміру витрачених директором коштів утримати і ВЗ ( п.п. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
ЄСВ з суми надміру витрачених коштів, виданих під звіт і не повернених у встановлені строки, не справляйте, оскільки вона не є об’єктом для нарахування внеску.
А чи можна якось вийти з цієї ситуації з мінімальними податковими втратами? Можна, але тільки якщо вдатися до невеликої хитрості. Не хвилюйтеся — вона абсолютно законна ☺.
Шукаємо вихід із ситуації
Наша порада: замаскуйте невдалу купівлю під надання працівнику нецільової благодійної допомоги (далі — НБД).
Переваги такого маскування в тому, що сума НБД в певних межах (у 2016 році — 1930 грн.) надається без обкладення ПДФО і ВЗ ( п.п. 170.7.3 ПКУ).
Також на неї не потрібно нараховувати ЄСВ.
Як реалізувати цю ідею в життя?
Крок перший. Видайте (заднім числом!) наказ про надання НБД іншому працівнику, наприклад, бухгалтеру. Такі «маневри» необхідні для того, щоб відвернути увагу контролюючих органів від дорогоцінної особи директора ☺.
До речі, сума допомоги може бути трохи більше витраченої директором, тобто округлена до «красивої» цифри. Наприклад, за продукти в супермаркеті директор заплатив з корпоративної картки 475,38 грн., а НБД ви надаєте в розмірі 500 грн.
Крок другий. Випишіть потрібною датою (теж заднім числом, доведеться переписати касову книгу, але це краще, ніж платити ПДФО та ВЗ) два касові ордери:
— один — прибутковий — від директора на повернення суми коштів, списаних з корпоративної картки;
— другий — видатковий — на виплату НБД іншому працівнику на цю саму суму.
Крок третій. Випишіть уже сьогоднішньою датою ще один видатковий касовий ордер — на виплату залишку НБД. У нашому прикладі — на 24,62 грн. (500 грн. - 475,38 грн.).
Так, і не турбуйтеся щодо порушення касової дисципліни за несвоєчасне повернення підзвітних сум. Його тут не буде, оскільки готівка директору при використанні ним корпоративної картки не видавалась.
Ще один варіант — видача «довгограючої» поворотної фінансової допомоги. На вашу радість, тут і строки її повернення не обмежені, і податкових наслідків при видачі жодних. Детальніше про те, як скористатися такою чарівною паличкою, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 44, с. 32.
висновки
- З моменту списання коштів з корпоративної картки гроші вважаються виданими в підзвіт її держателю.
- Якщо директор не поверне витрачені гроші в установлений строк, цю суму доведеться включити до його оподатковуваного доходу як дохід у вигляді додаткового блага.
- Щоб «піти» від ПДФО і ВЗ в «особисто-витратному» випадку, замаскуйте невдалу купівлю під надання працівнику нецільової благодійної допомоги.