У вашому випадку на частину авансу за послуги з обслуговування офісу можна скласти ПН двома способами: перший спосіб — як отримання авансу за частину площі, другий — як отримання авансу за частину послуги. Розглянемо обидва.
Перший спосіб (без додаткової угоди, якщо послугу залишаємо в кількісному вираженні). Для ваших послуг одиниця виміру — кв. м. Відповідно ціну встановлено за 1 кв. м на місяць. Така одиниця виміру, як «м2», і відповідно її кодування у Класифікаторі системи позначень одиниць вимірювання та обліку ДК 011-96, затвердженому наказом Держстандарту від 09.01.97 р. № 8, присутні. Отже, ураховуючи загальні правила, прописані в п.п. 3 п. 16 Порядку заповнення ПН, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307, ви напевно, складаючи ПН на повну передоплату:
— у гр. 4 зазначали умовне позначення «м2» (орієнтуючись на договір);
— гр. 5 зазначали код — 0123;
— у гр. 6 — кількість кв. метрів, що обслуговуються, тобто площу офісу.
Оскільки у вас загальна вартість послуг розраховується за певну площу, то у разі отримання часткового авансу у податковій накладній доведеться зазначити й частину площі (у кв. м), що відповідає сумі передоплати, що надійшла (тобто суму авансу, що надійшов, ділимо на ціну за обслуговування 1 кв. м). Як буде заповнено ПН на частину передоплати, розглянемо на прикладі 1.
Приклад 1. За умовами договору підприємство щомісячно надає послуги з обслуговування офісу площею 100 кв. м. За договором місячна вартість обслуговування за 1 кв. м становить 60 грн. (у тому числі ПДВ — 10 грн.). Відповідно 100 кв. м обходяться замовнику в 6000 грн. (у тому числі ПДВ — 1000 грн.) за місяць. Підприємству надійшла передоплата за послуги в сумі 4200 грн.(у тому числі ПДВ — 700 грн.; без ПДВ — 3500 грн.). У такому разі ПН буде заповнена, як показано на рис. 1.
Другий спосіб (з додатковою угодою, переходимо на вартісне вираження послуги). Можна піти іншим шляхом і внести зміни до договору, зазначивши вартість обслуговування не за кв. м, а загальну вартість усієї послуги за місяць, тобто позиціонувати обслуговування офісу (з незмінною площею) як цілісну послугу у вартісному вираженні. Тобто у гр. 4 ПН вписувати не «м2», а «послуга» і при повній передоплаті за послугу за місяць у графі 6 зазначати «1», при частковій — дробову її частину, що відповідає частці передоплати.
Це також «ходовий» варіант для послуг, якщо в ужитку у вас часткові передоплати. З такою одиницею виміру ви без проблем зможете прилаштувати в ПН будь-яку суму подальших авансів.
Та й самі податківці щодо складання податкової накладної на передоплату за послуги позиціонують цей варіант (див. підкатегорію 101.17 БЗ).
У такому разі не забудьте «нову» одиницю виміру додатково зазначити в акті наданих послуг і зазначити ціну одразу за всю площу офісу. Саму ж кількість квадратних метрів можна винести в номенклатуру послуги. Покажемо порядок заповнення ПН на частину передоплати за послуги на прикладі 2.
Приклад 2. Спираючись на умови прикладу 1, додатково умовимося, що підприємство внесло зміни до договору. Тепер вартість послуги з обслуговування офісу становить 6000 грн. на місяць (у тому числі ПДВ — 1000 грн.). Підприємству надійшла передоплата за послуги в сумі 4200 грн. (у тому числі ПДВ — 700 грн.; без ПДВ — 3500 грн.). У такому разі ПН буде заповнено, як показано на рис. 2.