висновок документа
Для підтвердження господарської операції з надання та отримання «орендних» послуг договору про оренду недостатньо — необхідне складання окремого первинного документа
Ви, звичайно ж, знаєте, що з правової точки зору складати будь-який документ, що підтверджує факт надання орендної послуги, зовсім необов’язково — досить договору і акта приймання-передачі самого об’єкта оренди.
Але бухгалтер живе не тільки нормами Цивільного кодексу України. І без первинного документа в цьому випадку йому не обійтися. Нагадав про це й Мінфін. Так, у листі, що коментується, зазначено, що підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. А власник або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством, зобов’язаний забезпечити фіксацію в них фактів здійснення всіх господарських операцій. Цього вимагає ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV (далі — Закон про бухоблік). А також п. 2.13 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88). І «орендна» операція — не виняток.
При цьому «мінфінівці» зазначили, що для здійснення орендних платежів, як правило, складається акт виконаних робіт (послуг), що підписується посадовими особами орендодавця та орендаря. Але умовами договору може бути передбачено й інший документ. Такий акт/документ підтверджує факт користування об’єктом оренди протягом певного періоду часу і обов’язково повинен містити вартість послуги за цей період. Крім того, у ньому мають бути зазначені й усі інші обов’язкові реквізити первинного документа (їх перелік наведено в п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і у п. 2.4 Положення № 88).
Важлива також дата складання первинного документа. Так, у листі зазначено: датою складання первинного документа є дата його підписання. Але тут слід пам’ятати, що первинний документ має бути складено під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення. Водночас документ повинен фіксувати факт здійснення госпоперації ( п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). А тому «орендний» акт не можна скласти на початку або всередині періоду — у цей момент операція ще не завершена. З іншого боку, не можна його скласти і в наступному періоді — тут «обмежувачем» виступає п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, який встановлює, що госпоперація має бути відображена в облікових регістрах у тому періоді, в якому вона була здійснена. Тому оптимальна дата для складання «орендного» акта — останній день того періоду, за який цей акт складено. А оптимальна періодичність його складання — місяць (детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 7, с. 10).
Крім того, своєчасного відображення доходів і витрат вимагає і ст. 4 Закону про бухоблік. Згідно з нею бухгалтерський облік і фінансова звітність повинні ґрунтуватися, зокрема, на принципі нарахування та відповідності доходів і витрат. При цьому доходи та витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або оплати грошових коштів.
Майте на увазі: первинний документ, що не відповідає вимогам законодавства, до обробки не приймається, а передається для прийняття рішення керівнику ( п. 2.16 Положення № 88).