Ні, не можна. Зараз пояснимо чому.
Корпоративна платіжна картка (далі — КПК) — це картка суб’єкта господарювання (п. 2 розд. II Положення № 705*) . Кошти на ній — це гроші на рахунку підприємства. Використовувати їх слід в тому самому порядку, що і зі звичайного поточного рахунку, але з урахуванням певних особливостей.
Нагадаємо, що порядок використання рахунків у національній та іноземній валютах установлює Інструкція, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. У її главі 8 зазначено, що поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися із застосуванням спеціальних платіжних засобів, використовується відповідно до визначених цією Інструкцією режимів поточних рахунків з урахуванням установлених обмежень.
Ось у цих обмеженнях і вся сіль. Так, п. 8.3 згаданої Інструкції попереджає, що кошти з поточного рахунку юрособи або фізособи-підприємця не можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу, зокрема для отримання зарплати та інших виплат соціального характеру.
Додає «перцю» і п. 2.12 «касового» Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (ср. ). Він вказує, що кошти, зняті готівкою з карткового рахунку підприємства, мають бути використані за призначенням. Адже з моменту списання коштів з КПК гроші вважаються виданими її держателю під звіт.
А якщо особа отримала гроші під звіт, то вона зобов’язана в установлені строки відзвітувати про їх використання шляхом подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт** (так званого авансового звіту), з доданими до нього підтвердними документами.
** Форму Звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
І ось тут починаються проблеми. Навіть якщо припустити, що держатель КПК надасть авансовий звіт, у якому розпише видані членам профспілки гроші, то якими документами підтвердити таку видачу? Відомість на виплату грошей і видатковий касовий ордер не підходять, оскільки гроші не видавалися з каси. Та й узагалі, на якій підставі держатель КПК займався роздачею грошових коштів, виданих йому під звіт?
У свою чергу ст. 1 Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 передбачено, що за проведення готівкових розрахунків без подання отримувачем коштів платіжного документа, що підтверджував би сплату покупцем готівкових коштів, до підприємства можуть застосувати штрафну санкцію у розмірі сплачених коштів.
Якщо ж авансовий звіт за коштами, отриманими за КПК, не подавався взагалі, то сума, отримана держателем КПК під звіт і не повернена ним протягом установленого п.п. 170.9.2 ПКУ строку, перетвориться для такої особи на оподатковуваний дохід, з якого потрібно буде утримати ПДФО і ВЗ ( п.п. 164.2.11 ПКУ).
Як же виправити ситуацію, якщо гроші для матдопомоги вже зняті та виплачені членам профспілки? Пропонуємо діяти таким чином.
Маскуємо таку операцію під дві окремі: (1) госппотреби, що не відбулися, і (2) виплату допомоги. Для цього потрібною датою (заднім числом, щоб не потрапити під ПДФО і ВЗ):
1) держатель КПК складає «нульовий» авансовий звіт*** за коштами, отриманими на госппотреби і буцімто в повній сумі зданими до каси;
*** Хоча узагалі-то можна обійтися і без нього (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 79, с. 44).
2) касир виписує два касові ордери:
— один — прибутковий — від держателя КПК на повернення суми коштів, знятих з картки;
— другий — видатковий — на видачу з каси члену профспілки виплати соціального характеру (наприклад, матеріальної допомоги) на цю саму суму.
Це буде виплата за рахунок позареалізаційних надходжень. А вона цілком законна ( п. 2.9 Положення № 637).