Якщо аванс на відрядження було перераховано на корпоративну картку (КПК) і не знято з неї, складати авансовий звіт не потрібно. У такому разі аванс вважається виданим тільки при знятті коштів з КПК або при проведенні розрахунків з її використанням. Ані того, ані іншого в цьому випадку не було — отже, аванс працівник узагалі не отримував. Тож про жодний авансовий звіт мови бути не може.
А ось якщо кошти на відрядження були видані готівкою або перераховані на особисту платіжну картку працівника, відповідь не така однозначна. Хоча, враховуючи недостатню законодавчу врегульованість питання, на наш погляд, у цьому разі авансовий звіт все ж таки теж краще скласти. Ось чим обґрунтована ця точка зору.
Якщо відряджений працівник забезпечується готівкою, або аванс перераховується на його особисту банківську картку, кошти вважаються виданими під звіт на дату здійснення відповідної операції (видачі готівки або перерахування коштів на особисту картку). Про такі кошти працівник повинен відзвітувати в порядку, установленому законодавством України ( абзац п’ятий п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від15.12.2004 р. № 637). Що це за порядок?
Згідно з п.п. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, установленою Мінфіном, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, в якому платник податку закінчує таке відрядження. За наявності надміру витрачених коштів їх сума має бути повернена до каси чи на розрахунковий рахунок до або під час подання такого звіту.
Як бачимо, норми ПКУ прямо не передбачають необхідність подання звіту в разі, якщо відрядження не відбулося. Адже в ньому установлено тільки одну точку відліку: дату завершення відрядження.
Водночас, не викликає сумнівів той факт, що невикористані в результаті скасування відрядження кошти працівник повинен повернути в установлені п.п. 170.9.2 ПКУ строки. Отже, керуватися цим підпунктом в такому разі все ж таки доводиться. Причому точка відліку при цьому береться за аналогією: у разі скасування відрядження — це дата відповідного наказу. Ну а якщо вже до п.п. 170.9.2 ПКУ все одно доводиться звертатися, і точка відліку вже вибрана, чи є підстави не виконувати його вимогу щодо надання авансового звіту?
З одного боку, якщо кошти повернені в повному обсязі, то і звітувати працівнику нема про що. Це дає підстави вважати, що складати авансовий звіт в даному випадку не потрібно. Але, з іншого боку, формальне прочитання деяких норм законодавства дає підстави зробити зворотний висновок.
Так, згідно з п. 2 Порядку складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, його дія поширюється на платників податків — фізичних осіб, які отримали такі кошти. А п. 6 цього Порядку підкреслює: звіт складається платником податку (фізичною особою), який отримав «підзвітні» кошти.
Тобто тут ідеться про осіб, які отримали кошти під звіт, а не про осіб, які їх витратили (хоча сам звіт називається «Про використання коштів»). Це дає підстави вважати, що звіт мають складати всі працівники, які отримали гроші під звіт, незалежно від того, чи були ці кошти витрачені або повернуті.
Підсумовуючи сказане, зауважимо: податківці при перевірках досить часто наполягають на тому, що без авансового звіту в цьому випадку не обійтися. І вважають його нескладання порушенням порядку використання коштів, виданих під звіт. А от суди, навпаки, кажуть, що звітувати в такому разі не треба (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 12.07.2016 р. № К/800/16615/16, від 22.07.2015 р. № К/800/2877/15). Тому якщо сперечатися с податківцями бажання немає, авансовий звіт все ж таки краще скласти. Якщо ж звіту нема — від санкцій захистить суд.
