07.12.2017
У процесі річної інвентаризації заборгованостей комісія шляхом документальної перевірки встановлює (п.п. 7.4 Положення № 879):
— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
— заборгованість підзвітних осіб;
— правильність і обґрунтованість сум заборгованості з нестач і розкрадань;
— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі тих, за якими строк позовної давності минув;
— реальність заборгованості працівникам з оплати праці і громадянам, а також за безготівковими розрахунками із цих виплат.
Давайте розглянемо правила проведення інвентаризації окремих видів розрахунків.
При проведенні інвентаризації підзвітних сум перевіряють відповідність даних бухгалтерського обліку виданим авансам і звітам підзвітних осіб про них.
При інвентаризації заборгованостей з нестач і втрат від псування цінностей перевіряють причини, з яких затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі і віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку (п.п. 7.4 Положення № 879).
Для того, щоб проінвентаризувати розрахунки з контролюючими органами, підприємству слід отримати в податківців письмовий документ про стан розрахунків з бюджетом з податків, зборів і ЄСВ. За роз’ясненням самих контролерів, для цього суб’єктові підприємництва потрібно звернутися в податковий орган з письмовою заявою. У цій заяві підприємство повинне вказати платежі і період, стосовно яких проводять звіряння розрахунків, а також нараховані і сплачені суми цих платежів за вказаний період (див. консультацію в категорії 135.04 БЗ).
Не пізніше 15 робочих днів з дня отримання такої заяви платник податків отримає письмовий документ, що підтверджує стан розрахунків з податків, зборів і ЄСВ
Крім того, звіритися з бюджетом платник податків може в електронному вигляді в режимі реального часу. Тобто отримати інформацію про стан розрахунків з бюджетом можна через так званий електронний кабінет (ЕК). Проте для цього необхідно мати електронний цифровий підпис. Причому з 2017 року ЕК можна вважати «офіційним» джерелом інформації.
Інвентаризація коштів цільового фінансування полягає в перевірці обґрунтованості їх залишку шляхом зіставлення даних про надходження на підприємство коштів цільового фінансування і їх використання відповідно до цільового призначення (п.п. 7.6 Положення № 879).
Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованостей полягає у звірянні документів і записів у регістрах обліку і перевірці такої заборгованості щодо (пп. 7.1 і 7.3 Положення № 879):
(1) дотримання строку позовної давності;
(2) обґрунтованості сум, що обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, отриманих і виданих векселів, з іншими дебіторами і кредиторами.
Починається інвентаризація дебіторської заборгованості з того, що підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість. Після отримання виписок підприємства-дебітори підтверджують заборгованість або заявляють свої заперечення. Повернені дебіторами виписки пред’являють робочій інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості (п.п. 7.2 Положення № 879).
Зверніть увагу! Положення № 879 не обмежує строк, протягом якого підприємство — дебітор повинно підписати акт звіряння і направити його на адресу кредитора. Водночас у ваших інтересах, щоб дебітор не затягував з підписанням акта і повернув його вам ще до закінчення інвентаризації. Тому бажаний строк повернення акта рекомендуємо вказувати при його оформленні.
Ну а що коли до кінця звітного періоду дебітор акт звіряння не повернув або виявлені при звірянні розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими? Тоді кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами і кредиторами у своєму балансі в сумах, які виходять із записів у бухобліку і визнаються нею правильними (абзац другий п.п. 7.2 розд. ІІІ Положення № 879).
Якщо ваш контрагент на дату проведення інвентаризації є одночасно і дебітором, і кредитором, то в його виписці вказуйте окремо дебіторську і окремо кредиторську заборгованості
Окремо потрібно сказати про інвентаризацію дебіторської заборгованості в тому випадку, коли ваш контрагент розташований у зоні АТО. Ясна річ: скласти і підписати акт звіряння з ним у вас навряд чи вийде. Тому в цьому випадку таку заборгованість обліковують і відображають у звітності за даними бухобліку до тих пір, поки вона не буде визнана безнадійною, а значить, можна буде її списати. Про позовну давність в умовах АТО ми писали в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 61, с. 25.
Кредиторську заборгованість інвентаризують на підставі актів звіряння, отриманих від контрагентів-кредиторів. Якщо ж ваші кредитори нехтують своїми «інвентаризаційними» обов’язками й актів звіряння ви від них не отримали, тоді рекомендуємо вам не полінуватися і направити їм такі акти самостійно. Тільки так ви можете бути впевнені, що у вашій фінансовій звітності відображена достовірна і погоджена з контрагентом сума.
І ще один важливий момент. На думку Державної аудиторської служби України, незважаючи на те, що оформлення акта звіряння прямо передбачено Положенням № 879, контрагент, у принципі, не зобов’язаний підписувати такий акт. Тому для того, щоб уникнути розбіжностей стосовно оформлення і підписання акта звіряння, сторони мають право обумовити це питання в договорі. У такому разі в договорі передбачають положення про необхідність проведення звіряння, встановлюють строки, періодичність і порядок його проведення, а також строки повернення погодженого акта звіряння (див. лист Держаудиторської служби України від 20.02.2017 р. № 25-16/104).
Акт звіряння розрахунків. Як ми вже сказали вище, проведення інвентаризації дебіторської заборгованості розпочинають з оформлення виписок з аналітичних рахунків дебіторів про їх заборгованість. Типова форма такої виписки не затверджена. Але кожен практикуючий бухгалтер у курсі, що, зазвичай, роль такої виписки відіграє Акт звіряння розрахунків.
Акти звіряння складають у довільній формі, яку підприємство розробляє для себе самостійно. Орієнтуватися при цьому можна на форму, наведену в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.98 р. № 148/234/383. При цьому, на наш погляд, у «саморобній» формі акта звіряння бажано передбачити реквізити первинних документів з п. 2.4 Положення № 88, а також усю необхідну інформацію для проведення звіряння взаєморозрахунків.
Тобто в акті звіряння рекомендуємо вказувати таку інформацію:
— найменування підприємства, від імені якого складений документ;
— найменування документа;
— дату його складання;
— найменування підприємства-контрагента, з яким звіряють взаєморозрахунки;
— найменування, дата складання і номер документа, на підставі якого виникла (погашена) заборгованість;
— суму дебіторської (кредиторської) заборгованості за даними підприємства-кредитора (дебітора);
— суму заборгованості за даними підприємства-контрагента;
— розбіжності в сумі заборгованості між даними підприємств-контрагентів;
— підписи представників підприємства-кредитора і підприємства-дебітора.
Акт інвентаризації. За результатами інвентаризації розрахунків оформляють акт інвентаризації. Причому тут ви вже можете обирати з декількох форм, таких як:
— Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, затверджений наказом № 572. До нього додають довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, за якими строк позовної давності минув. У цій довідці вказують: найменування і місцезнаходження дебіторів або кредиторів, суми заборгованостей зі строком позовної давності, що минув, причини і підстави виникнення заборгованості, а також дату, на яку строк позовної давності за заборгованістю минув. Форму довідки також можна знайти в наказі № 572;
— Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17), затверджений постановою № 241. У комплекті із цим актом іде довідка, що є додатком до форми № инв-17.
Крім того, за необхідності складають окремі акти:
— Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання, затверджений наказом № 572;
— Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків, затверджений наказом № 572. У ньому вказують такі дані: П. І. Б. боржника; за що і коли виник борг; дату прийняття судового рішення або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріального збитку. Якщо таке рішення не прийняте, вказують дату пред’явленого підприємством позову; суму заборгованості на дату інвентаризації (п.п. 7.5 Положення № 879).
Ну і, звичайно, ви можете відійти від затверджених наказом № 572 форм актів, які, нагадаємо, обов’язкові тільки для бюджетників. Тоді доведеться розробити такі форми самостійно.
При цьому не забудьте, що ваші форми повинні містити всі обов’язкові для первинних документів реквізити, а також надавати всю необхідну інформацію, передбачену Положенням № 879
Приклади заповнення Акта звіряння розрахунків, Акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, Довідки про дебіторську і кредиторську заборгованості, за якими строк позовної давності минув, Акта інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання, а також Акта інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 93, с. 58, 60, 62 — 64.