7.1. Інвентаризуємо розрахунки з дебіторами і кредиторами
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку та перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках (п.п. 7.1 розд. ІІІ Положення № 879).
Дебіторську і кредиторську заборгованості перевіряють щодо (п.п. 7.3 розд. ІІІ Положення № 879):
1) дотримання строку позовної давності;
2) обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, з іншими дебіторами і кредиторами.
Під час інвентаризації шляхом документальної перевірки встановлюють:
— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
— заборгованість підзвітних осіб. При інвентаризації підзвітних сум перевіряють відповідність даних бухгалтерського обліку виданим авансам і звітам підзвітних осіб про них;
— правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає в перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;
— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі тих, за якими строк позовної давності минув;
— реальність заборгованості працівникам з оплати праці.
Обов’язкову інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами необхідно проводити щороку перед складанням річної фінансової звітності. При цьому інвентаризацію слід проводити в період 3 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879).
Починається інвентаризація з того, що підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість. Такі виписки мають форму актів звірки розрахунків.
Після отримання зазначених виписок підприємства-дебітори зобов’язані підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення
Потім ці виписки пред’являють інвентаризаційній комісії (робочій інвентаризаційній комісії) для підтвердження реальності заборгованості.
Якщо ви не отримали акти звірки розрахунків від своїх кредиторів, рекомендуємо самостійно надіслати їм такі акти, щоб мати можливість підтвердити суми кредиторської заборгованості.
А якщо до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися не з’ясованими? Тоді кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами і кредиторами у своєму балансі в сумах, що випливають із записів в бухобліку і визнаються нею правильними (абзац другий п.п. 7.2 розд. ІІІ Положення № 879).
Причому в Інструкції № 69, яка раніше регулювала питання інвентаризації, зазначалося, що в разі неузгодження розбіжностей між дебітором і кредитором зацікавлена сторона вживає заходів щодо врегулювання таких розбіжностей в установленому порядку. Тобто вона має право передати матеріали про ці розбіжності для прийняття рішення до господарського суду. Таке право існує і в сьогоднішніх реаліях.
Якщо підприємство-контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської і окремо кредиторської заборгованості. А все тому, що згідно з п. 3 розд. IV НП(С)БО 1 згортання статей активів і зобов’язань є недопустимим, крім випадків, передбачених відповідними П(С)БО. На те, що суми дебіторської і кредиторської заборгованостей слід відображати розгорнуто, вказує також Інструкція № 291 в описі рахунків класу 6.
7.2. Оформляємо документально інвентаризацію розрахунків
Перш за все зупинимося на акті звірки розрахунків, про який ми згадували раніше. Одразу зауважимо, що типової форми цього документа не існує. Тому вам доведеться розробити її самостійно. Як орієнтир можна використовувати форму, наведену в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.98 р. № 148/234/383.
Зверніть увагу: згідно з ч. 1 ст. 264 ЦКУ при вчиненні особою дії, що свідчить про визнання нею свого боргу або іншого обов’язку, переривається перебіг строку позовної давності. Після переривання строк позовної давності починають відлічувати заново.
Підписання акта звірки також може свідчити про визнання боргу. Тому бажано, щоб цей документ було підписано з кожної сторони не тільки бухгалтером, а й керівником підприємства (або іншою уповноваженою особою). Це допоможе надалі уникнути спорів щодо закінчення строків позовної давності.
Наведемо зразок заповнення акта звірки розрахунків на с. 58.
Як і в усіх розглянутих нами раніше випадках, інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами завершують документальним оформленням її результатів. Для цього використовують спеціальні акти інвентаризації. А де ж їх узяти? Як завжди, у вас є два варіанти:
1) застосовувати самостійно розроблені форми актів;
2) використовувати затверджені форми.
У таких актах інвентаризації обов’язково зазначають найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів, а також кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув (абзац перший п.п. 7.5 розд. ІІІ Положення № 879). Ті, хто розробляти форми самостійно не бажають, можуть скористатися одним із таких документів:
— Актом інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами за формою, затвердженою наказом № 572. До акта інвентаризації розрахунків додають довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, за якими строк позовної давності минув. У ній зазначають найменування та місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості. Форму такої довідки також можна знайти в наказі № 572;
— Актом інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17, затверджена постановою № 241). У комплекті з таким актом іде довідка, що є додатком до форми № инв-17.
Окремо складається акт інвентаризації заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання
Мінфін наказом № 572 потрудився затвердити форму такого акта для бюджетників. Проте будь-яке підприємство за бажання може нею скористатися.
Також окремо складають акт інвентаризації розрахунків з відшкодування матеріальних збитків. У ньому зазначають такі дані:
— прізвище боржника;
— за що і коли виник борг;
— дату прийняття рішення суду або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальних збитків. Якщо таке рішення не прийняте, зазначають дату пред’явленого підприємством позову;
— суму заборгованості на дату інвентаризації.
Затверджена форма такого документа міститься в наказі № 572.
Як бачите, у деяких випадках вам належить складати за розрахунками одразу декілька актів інвентаризації. Давайте на прикладах розглянемо, як це правильно зробити (див. с. 60 — 64).
висновки
Дебіторську і кредиторську заборгованості перевіряють щодо дотримання строку позовної давності та обґрунтованості сум, що обліковуються на рахунках обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Обов’язкову інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами проводять щороку перед складанням річної фінансової звітності в період 3 місяців до дати балансу.
При інвентаризації всім дебіторам підприємства-кредитори повинні передати виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість.
Окремо складають акт інвентаризації заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання, та акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків.
