Оплачуємо проживання у відрядженні: один за всіх чи кожен за себе?

Чітку відповідь на це запитання ми, на жаль, не знайдемо ні в ПКУ, ні в Інструкції № 59*. Зате свого часу висловитися із цього приводу побажали Мінфін (див. листи від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 і від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19) і НБУ (див. лист від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Так от, в усіх цих роз’ясненнях простежується один висновок: ситуація, коли один працівник — утримувач корпоративної картки, оплачує проживання у відрядженні за усіх своїх колег, що відряджаються, повністю відповідає вимогам чинного законодавства. Тому і ваш працівник, знаходячись у відрядженні, може відчути себе мушкетером і розрахуватися один за всіх ☺.

Загалом усе це цілком логічно. Судіть самі.

Право на використання корпоративних платіжних карток (КПК) у відрядженні дає нам п. 4 розд. I Інструкції № 59. КПК оформляють на підприємство, але її утримувачем є певна фізична особа, якій вона видана. Причому тут зверніть увагу: саме цей працівник має право розпоряджатися КПК, а ось «поділитися» КПК з колегою не можна (п. 1 розд. VI Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 р. № 705).

Отже, при видачі авансу на відрядження на КПК розпоряджатися коштами може тільки один працівник — утримувач карти, йому ж доведеться і «тримати відповідь» за суми коштів, витрачених у відрядженні.

Тепер давайте з’ясуємо, як правильно відзвітувати про суму коштів, витрачених з КПК.

Суми коштів, списані з КПК, вважаються виданими утримувачеві карти під звіт (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 91, с. 7). Тому після повернення з відрядження в терміни, встановлені п.п. 170.9.3 ПКУ, цей працівник повинен надати у бухгалтерію Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

При цьому до авансового звіту працівник, який оплатив проживання за себе і товаришів, повинен прикласти:

1) розрахунковий документ (наприклад, касовий чек), що підтверджує факт оплати проживання в готелі;

2) документ, що підтверджує факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК або зняття готівки з картки (наприклад, сліп, квитанція платіжного термінала тощо);

3) оригінал квитанції (рахунка) готелю, який містить таку інформацію:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснена оплата;

— терміни проживання в готелі вказаних осіб;

— вартість номерів, в яких проживали такі особи;

— види витрат, включені в квитанцію (рахунок).

До речі, на наявність готельного рахунка з деталізованою інформацією за прізвищами про вартість проживання як на обов’язкову умову визнання витрат на відрядження вказував і Мінфін в названих вище листах.

Якщо ж детальний рахунок відсутній, то наслідки цього дуже сумні: утримувачеві карти доведеться відшкодувати підприємству усі витрачені на проживання кошти. Інакше цю суму доведеться визнати додатковим благом працівника і обкласти її ПДФО, а також військовим збором.