Що треба знати про розрахунки КПК?
Основними документами, які регулюють порядок емісії і використання електронних платіжних засобів (простіше кажучи, платіжних карток), є Закон України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III і Положення № 705*.
Обидва ці документи передбачають, що банк — емітент платіжних карток може видавати їх користувачам — фізичним і юридичним особам. Відповідно фізичним особам видають особисті електронні платіжні засоби (особисті платіжні картки — ОПК), а підприємствам — корпоративні (КПК).
Для здійснення операцій з КПК банк, як правило, відкриває суб’єктові підприємницької діяльності спеціальний картковий рахунок (рахунок 2605). По суті, порядок використання цього рахунку практично нічим не відрізняється від роботи з основним поточним рахунком підприємства (2600). Такий висновок можна зробити з п. 8.2 Інструкції № 492**. Тобто
правила використання картрахунку дозволяють оплачувати за допомогою КПК витрати, пов’язані з господарською діяльністю підприємства
Крім того, на картрахунок можна отримувати оплату вартості реалізованої підприємством продукції (товарів, робіт, послуг), сплачувати з нього податки, знімати готівку, переказувати з нього кошти на інші рахунки підприємства, а також здійснювати інші операції, передбачені договором про відкриття рахунку.
Операції, які не можна (!) проводити з використанням КПК, перераховані в п. 8.3 Інструкції № 492. Це:
— отримання заробітної плати та інших виплат соціального характеру;
— здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактам);
— здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Крім того, зараз деякі банки видають платіжні картки, які «прив’язані» не до спеціального картрахунку (2605), а до основного рахунку підприємства (2600). Керуються вони при цьому п. 5 постанови Правління НБУ від 11.09.2017 р. № 89 (а до 15.09.2017 р. п. 2 постанови Правління НБУ від 16.06.2014 р. № 359). У ньому йдеться про те, що до 01.01.2019 р. банки повинні забезпечити поступовий перехід на здійснення операцій з використанням платіжних карток із застосуванням балансових рахунків 2600 (по суті, платіжних карток, відкритих до поточних рахунків підприємств).
На відміну від звичайних КПК, яких може бути декілька (для видачі різним працівникам), картку «Ключ до рахунку» оформляють тільки на керівника підприємства (чи його представника на підставі доручення).
Будь-які операції з використанням КПК або картки-ключа будуть відображені у банківській виписці за тим рахунком, до якого випущена сама картка. При цьому банк-емітент зобов’язаний у порядку і в строки, встановлені договором, надавати суб’єктам господарювання виписки про рух коштів на його рахунках за операціями з використанням платіжних карток. Така виписка може бути надана безпосередньо в банку, надіслана поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо (п. 8 розд. VII Положення № 705).
Авансовий звіт: а чи потрібен він?
Необхідність подання авансового звіту при отриманні готівки з використанням КПК зазвичай сумнівів не викликає. Адже це прямо передбачено п. 2.12 Положення № 637* і пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ (ср. ). А ось чи треба вимагати звіт від працівника, якщо він оплачував ТМЦ за допомогою КПК у безготівковій формі (тобто через торговий або платіжний термінал)?
На наш погляд,
навіть у разі здійснення «безготівкового» придбання складати авансовий звіт обов’язково
Більше того, ці вимоги поширюються не лише на розрахунки з використанням «класичних» КПК, тобто карток, «прив’язаних» до спеціально відкритого картрахунку. Так само авансовий звіт треба складати і в разі розрахунків (як готівкових, так і безготівкових) з використанням картки «Ключ до рахунку».
Звідки такий висновок?
Передусім про те, що п. 170.9 ПКУ (а саме тут ідеться про правила надання працівником звіту про використання підзвітних сум) поширюється також на витрати, пов’язані з виконанням цивільно-правових дій, які були здійснені з використанням КПК, говориться в п.п. 170.9.3 ПКУ.
Ну і, крім того, треба розуміти, що авансовий звіт у разі витрачання працівником коштів роботодавця — це не лише данина законодавству, але і захист інтересів самого підприємства. У цьому випадку звіт працівника дає можливість проконтролювати витрачання коштів і підтвердити «господарність» і доцільність таких витрат.
До речі, про те, що у разі придбання ТМЦ з використанням КПК (як у готівковій, так і в безготівковій формі) авансовий звіт потрібен, говорять і податківці в консультації з категорії 103.17 БЗ.
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, складають за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
Коли складати авансовий звіт?
Розпочнемо з того, що видача КПК працівникові і навіть перерахування грошей на картрахунок — ще не привід вимагати від вашого співробітника авансовий звіт. Обидві ці події ще не вважаються видачею підзвітних коштів.
Виданими під звіт будуть кошти, списані з банківського рахунку підприємства у зв’язку з оплатою ТМЦ у безготівковій формі
Саме витрачену (списану) з картрахунку (поточного рахунку) суму треба буде вказати в полі «Одержано» авансового звіту як отриману підзвітну суму. Той же висновок зробили і податківці в листі ГУ Міндоходів у м. Києві від 19.09.2013 р. № 4456/10/26-15-11-01-06.
Тепер давайте розберемося, в які строки працівник повинен відзвітувати?
Строки складання і подання авансового звіту встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ та залежать від того, де і з якою метою працівник скористався КПК для безготівкової оплати ТМЦ:
— якщо справа була у відрядженні (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ) — авансовий звіт має бути поданий не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження (за наявності поважних причин роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів — до з’ясування питання у разі, якщо виявлені розбіжності між звітними документами);
— якщо розрахунки за ТМЦ здійснювалися не (!) у відрядженні (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ) — звіт треба надати до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням і за рахунок суб’єкта господарювання.
На наш погляд, п.п. 170.9.3 ПКУ регулює строки подання авансового звіту у разі здійснення безготівкових карткових витрат у відрядженні, а ось на витрачання коштів з картки на госппотреби його вимоги не поширюються. Тому в таких випадках (коли ТМЦ оплачують у безготівковій формі з використанням КПК не у відрядженні) авансовий звіт подають у строки з п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ.
Цікаво, що податківці в питанні строків надання авансового звіту роблять послаблення підприємствам і їх підзвітним працівникам. У своїй консультації з категорії 103.17 БЗ контролери поширюють 10-денний строк надання звіту на усі випадки безготівкової оплати з використанням КПК незалежно від того, де (у відрядженні або ні) витратився працівник.
І ще один момент, про який треба пам’ятати самим і попередити працівників. Як передбачено п. 2.11 Положення № 637, видача особі підзвітних коштів проводиться за умови надання авансового звіту за раніше отриманими сумами. Тому
якщо ваш працівник ще не відзвітував про свої попередні витрати, робити нові «безготівкові» покупки з використанням КПК не можна
На перший погляд може здатися, що ця вимога встановлена спеціальним «готівковим» законодавством, а отже, у разі безготівкової оплати з використанням КПК вони не діють. Проте це не так і за подібну помилку підприємство може поплатитися штрафом у розмірі 25 % суми, виданої під звіт без повного звіту про використання раніше отриманих сум. Такий штраф установлений абзацом п’ятим ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Які документи додати до звіту?
Разом з авансовим звітом ваш працівник повинен надати первинні документи, що підтверджують понесені ним витрати, а саме:
— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо), що підтверджують факт придбання товарів (надання послуг);
— документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК або картки «Ключ до рахунку» (наприклад, квитанцію платіжного термінала).
Ну а що коли документів працівник не надав?
Якщо відсутні розрахункові документи, тоді авансовий звіт не затверджують і працівник повинен відшкодувати усі понесені ним витрати. Звичайно ж, можна не вимагати від співробітника повернення усіх коштів, але тоді доведеться включити їх суму до складу його оподатковуваного доходу і обкласти її ПДФО і військовим збором.
Якщо працівник не надав документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК, тоді авансовий звіт затвердити все ж треба
При цьому, за роз’ясненнями податківців, бухгалтер зобов’язаний вжити заходів щодо підтвердження факту використання коштів з рахунку (див. лист Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 і консультацію з категорії 109.21 БЗ). На нашу думку, для цього цілком достатньо банківської виписки з рахунку.
І, звичайно ж, заздалегідь проінструктуйте «підзвітного» працівника: здійснюючи придбання на суму понад 240 грн. (з ПДВ), він має попросити продавця оформити на ім’я вашого підприємства податкову накладну на суму ПДВ, сплачену у складі вартості ТМЦ. Тільки так ви зможете відобразити податковий кредит у сумі «вхідного» ПДВ.
Коли діють «готівкові» обмеження?
Якщо ви пам’ятаєте, постановою Правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210 встановлені граничні суми розрахунків готівковими коштами протягом одного дня:
— для розрахунків підприємств (підприємців) між собою — 10000 грн.;
— між фізичною особою і підприємством (підприємцем) — 50000 грн.
Зрозуміло, що ці обмеження поширюються виключно на розрахунки підприємства готівковими коштами і жодним чином не стосуються безготівкових платежів. Тому
якщо ТМЦ сплачені за допомогою КПК або картки «Ключ до рахунку» без попереднього зняття готівки у банкоматі, такі розрахунки вважаються безготівковими, тобто розраховуватися карткою можна у будь-якій сумі
Аналогічний висновок із цього приводу роблять і податківці у своїй консультації з категорії 109.13 БЗ.
Зовсім інша річ, якщо працівник знімає гроші з картки і здійснює придбання вже за готівку — у цьому випадку озиратися на «готівкові» обмеження обов’язково (п. 2.3 Положення № 637).
Що в бухгалтерському обліку?
Ми вже говорили, що використання КПК припускає відкриття спеціального карткового рахунку. Тому у бухобліку кошти, розміщені на КПК, враховують на окремому субрахунку 313 «Інші рахунки у банку в національній валюті» (314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті»). Відповідно списання коштів з поточного рахунку підприємства і зарахування їх на картрахунок показують кореспонденцією Дт 313 — Кт 311.
Йдемо далі. У момент оплати працівником ТМЦ за допомогою КПК, як правило, відбувається не списання коштів з картрахунку, а їх бронювання. І тільки через якийсь час (залежно від правил платіжної системи цей період може складати від одного до декількох днів) гроші будуть списані з рахунку. Інакше кажучи, дата фактичного списання коштів з картрахунку не завжди збігається з датою здійснення операції за допомогою КПК (зняття готівки або здійснення безготівкового перерахування коштів). З оглядкою на цю особливість для обліку заблокованої суми можна відкрити окремий субрахунок до субрахунку 313. Тут ви її враховуватимете аж до моменту фактичного списання з картрахунку. Саме ця фактично списана сума вважається виданою працівникові під звіт (потрапляє в Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).
Оприбутковувати ТМЦ, придбані за допомогою КПК або картки «Ключ до рахунку», ви зможете на дату подання і затвердження авансового звіту на підставі доданих до нього первинних документів
Для зарахування активів, що надійшли на баланс, використайте кореспонденцію Дт 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети», 28 «Товари» — Кт 372.
Приклад. 06.11.2017 р. підприємство перерахувало на КПК 10000 грн. і видало їх працівникові для придбання канцелярських товарів.
07.11.2017 р. працівник придбав у магазині і оплатив через платіжний термінал канцтовари на загальну суму 6600 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 1100 грн.).
08.11.2017 р. працівник надав у бухгалтерію підприємства затверджений керівником авансовий звіт, до якого додані фіскальний касовий чек РРО і квитанція платіжного термінала. Податкова накладна, виписана продавцем на це придбання, була зареєстрована в ЄРПН того ж дня.
У бухобліку підприємства ці операції відображають так, як показано у таблиці.
Облік придбання ТМЦ з використанням КПК
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Перераховано грошові кошти з поточного рахунку підприємства на його картрахунок | 313/1 | 311 | 10000 |
| Зверніть увагу: у тому випадку, якщо оплата ТМЦ відбувається із застосуванням картки «Ключ до рахунку», цю проводку робити не треба, оскільки така картка «прив’язана» до поточного, а не до «карткового» рахунку підприємства. Тобто оплату вартості ТМЦ карткою «Ключ до рахунку» показують проводками Дт 311/2 — Кт 311/1 і Дт 372 — Кт 311/2. | ||||
| 2 | Оплачено канцтовари із застосуванням КПК (кошти блоковані) | 313/2 | 313/1 | 6600 |
| 3 | Відображено списання грошових коштів з рахунку в оплату вартості канцтоварів на підставі виписки банку | 372 | 313/2 | 6600 |
| 4 | Оприбутковано канцтовари (складено авансовий звіт) | 209, 22 | 372 | 5500 |
| 5 | Відображено податковий кредит з ПДВ | 644/1 | 372 | 1100 |
| 641/ПДВ | 644/1 | 1100 | ||
Податковий кредит з ПДВ: що для цього потрібно?
При придбанні ТМЦ для госппотреби підприємства за рахунок підзвітних коштів (у тому числі з використанням КПК), у принципі, працюють загальні правила формування податкового кредиту (ПК).
Так, показати ПК можна лише за тими покупками, які підтверджені правильно оформленою податковою накладною або її «замінниками», перерахованими в п. 201.11 ПКУ (наприклад, транспортними квитками, рахунками на послуги зв’язку або інші послуги, вартість яких визначається за даними приладів обліку).
Крім того, якщо сума придбання не перевищує 240 грн. (з ПДВ), тоді для підтвердження права на ПК достатньо касового чека. Тільки простежте, щоб такий чек містив усю необхідну інформацію, вказану в п.п. «б» п. 201.11 ПКУ.
Що стосується дати відображення ПК. Право на податковий кредит на підставі податкової накладної виникає за відомим правилом «першої події».
А ось якщо таке право вам дає один з ПН-замінників, тоді треба враховувати, що ці документи потрапляють на підприємство разом з авансовим звітом. Тому у такому разі
право на ПК в сумі «вхідного» ПДВ виникає на дату відображення авансового звіту
Такі ж роз’яснення з цього приводу дають і податківці в консультації з категорії 101.13 БЗ.
Як бачите, нічого складного в оформленні та обліку безготівкових покупок за допомогою КПК немає. Ну а прочитавши наші рекомендації, ви впораєтеся з цим завданням «на ура».
висновки
- Для здійснення операцій з КПК банки відкривають підприємствам спеціальні картрахунки (рахунок 2605). Картку «Ключ до рахунку» відкривають для здійснення платіжних операцій за поточним рахунком підприємства.
- Грошові кошти, списані з картрахунку в оплату вартості ТМЦ для госппотреб підприємства, вважаються виданими під звіт, а отже, складати авансовий звіт про їх використання треба обов’язково.
- За допомогою КПК можна оплачувати ТМЦ на будь-яку суму, оскільки «готівкові» обмеження на безготівкові розрахунки не поширюються.
- До складу ПК потрапляють тільки ті суми ПДВ, сплаченого при придбанні, які підтверджені податковою накладною або її «замінниками», перерахованими в п. 201.11 ПКУ.
