19.04.2018
Джерела надходження готівкових грошових коштів до каси підприємства бувають різні. Передусім, грошові кошти можна отримати з поточного рахунку в установі банку. Крім того, готівку в касу можуть вносити покупці товарів (продукції, робіт, послуг) або ж безпосередньо самі працівники підприємства (наприклад, у разі повернення підзвітних сум).
Перелік найпоширеніших підстав для надходження готівки до каси підприємства наведемо в табл. 3.1 на с. 21.
Таблиця 3.1. Підстави для надходження готівки до каси підприємства
| № з/п | Підстави для надходження готівки до каси підприємства | Документ |
| 1 | Надходження торговельної виручки | Договір, рахунок-фактура, видаткова накладна, акт виконаних робіт (наданих послуг) |
| Зверніть увагу: в загальному випадку при отриманні готівкових грошових коштів за реалізовані товари, роботи, послуги необхідно застосовувати РРО або РК (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 24). | ||
| 2 | Надходження грошових коштів з банку на виплату заробітної плати, для видачі підзвітним особам на господарські потреби, витрати на відрядження тощо | Корінець грошового чека з чекової книжки |
| 3 | Повернення невикористаних підзвітних сум | Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт |
| 4 | Погашення недостач за результатами інвентаризації | Звіряльні відомості, акти інвентаризації, виписка з протоколу інвентаризаційної комісії, розпорядження керівника підприємства |
| Детальніше про проведення інвентаризації на підприємствах, у тому числі про порядок оформлення виявлених під час неї розбіжностей (надлишків або нестач), ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 93; 2017, № 98. | ||
| 5 | Оприбуткування надлишку грошових коштів за результатами інвентаризації каси | Акт про результати інвентаризації наявних коштів |
| Про порядок проведення інвентаризації каси див. у розділі 10 на с. 89. | ||
| 6 | Внесок до статутного капіталу підприємства готівковими грошовими коштами | Статут або протокол зборів засновників |
| 7 | Надходження поворотної і безповоротної фінансової допомоги | Договір про надання позики або договір дарування |
| 8 | Орендна плата | Договір оренди, рахунок-фактура, акт |
| Майте на увазі: податківці наполягають на тому, що отримані готівкою орендні платежі слід проводити через РРО (див. консультацію в підкатегорії 109.03 БЗ). | ||
Отже, готівкові «грошики» прийшли до каси. Що далі? А тепер їх потрібно за всіма правилами оприбуткувати. Так велить п. 11 Положення № 148. У ньому сказано, що
готівка, яка надходить до кас, оприбутковується в день її отримання в повній сумі
А що є оприбуткуванням готівки? Відповідь знаходимо в п.п. 18 п. 3 Положення № 148.
Так, оприбуткуванням готівки є проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі або Книзі обліку доходів (і витрат).
Зверніть увагу: в нині чинному Положенні № 148, на відміну від його попередника (Положення № 637), оприбуткуванням готівки більше не вважається відображення готівки, що надійшла, в Книзі обліку розрахункових операцій (далі — КОРО). Тому запис у КОРО тепер, з точки зору оприбуткування готівки, нічого не означає.
Як правильно оприбуткувати готівкові грошові кошти, «знає» п. 11 Положення № 148. У ньому сказано, що оприбуткуванням готівки в касах підприємств (відокремлених підрозділів), які здійснюють готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, із застосуванням РРО або із застосуванням КОРО без використання РРО є здійснення її обліку в повній сумі фактичних надходжень у касовій книзі.
На суму, що фактично надійшла до каси, виписують ПКО. А потім на його підставі касир у день надходження готівки здійснює запис у касовій книзі (п. 40 Положення № 148).
Якщо підприємство використовує РРО або РК з КОРО (без застосування РРО), п. 11 Положення № 148 допускає можливість оприбуткування готівки в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій. Проте ця норма дисонує з п. 25 Положення № 148, який вимагає здійснювати приймання готівки до каси виключно за ПКО. До самого ж касового ордера може бути додано документ, на підставі якого він складений. У зв’язку з цим радимо все ж оформляти приймання готівки в касу ПКО і вже його дані вносити до касової книги. Принаймні, поки НБУ не прояснить ситуацію із цього приводу.
Для фізосіб-підприємців (далі — ФОП) оприбуткуванням готівки вважатиметься здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у Книзі обліку доходів (Книзі обліку доходів і витрат) за формами, затвердженими наказом № 481 або наказом № 579.
Особливий порядок оприбуткування готівки передбачений для суб’єктів господарювання, які відповідно до Закону про РРО мають право здійснювати готівкові розрахунки зі споживачами без використання РРО із застосуванням відповідних книг обліку і специфіка функціонування яких робить неможливим оформлення ними кожної операції касовим ордером. Таке трапляється, зокрема, при продажу проїзних і перевізних документів, білетів державних лотерей, квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних заходів тощо. Згідно з п. 13 Положення № 148 таким суб’єктам дозволено оприбутковувати готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК.
Як бачите, в загальному випадку для того, щоб грошові кошти, отримані в касу підприємства, вважалися оприбуткованими, необхідно належним чином оформити ПКО і зробити про це запис у касовій книзі. Причому оприбутковувані суми готівки повинні відповідати сумам, указаним у відповідних касових (розрахункових) документах (абзац другий п. 13 Положення № 148).
З порядком оформлення ПКО і касових книг ви можете ознайомитися в розділі 4 на с. 26.
Готівкові грошові кошти, отримані підприємством (з банку, від контрагентів, від працівників тощо), можуть використовуватися для забезпечення потреб, що виникають у процесі його функціонування. Найчастіше готівку з каси підприємства видають для:
— виплати заробітної плати, матеріальної допомоги, соціальних допомог;
— виплати підзвітним особам (на витрати на відрядження, господарські потреби, а також на придбання сільськогосподарської продукції);
— видачі позик працівникам;
— здавання готівкової виручки до банку.
Перелік найпоширеніших підстав для виплати готівки з каси підприємства наведено у табл. 3.2.
Таблиця 3.2. Підстави для виплати готівки з каси підприємства
| № з/п | Підстави для видачі готівки з каси підприємства | Документ |
| 1 | Видача готівки під звіт (витрати на відрядження і господарські потреби) | Наказ керівника підприємства або заява на видачу готівки з дозвільним написом керівника |
| 2 | Виплата заробітної плати, соціальних допомог, матеріальної допомоги | Відомість на виплату готівки |
| 3 | Видача позики працівникові | Договір про надання позики |
| 4 | Виплата дивідендів учасникам товариства | Виписка з протоколу загальних зборів учасників |
| 5 | Здавання готівкової виручки та інших надходжень до каси підприємства на поточний рахунок у банку: | |
| — самостійно | Квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку і відбитком печатки банку | |
| — через інкасатора | Копія супровідної відомості до сумки з готівкою, завірена підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача | |
| — через банкомат або програмно-технічний комплекс самообслуговування для подальшого перерахування на поточний рахунок підприємства | Квитанція/чек банкомата або програмно-технічного комплексу самообслуговування | |
| — шляхом проведення інкасації грошових коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів | Чек платіжного термінала | |
Зверніть увагу: Положення № 148, як і Положення № 637, що передувало йому, не пред’являє до підприємств вимог щодо цільового використання готівкових коштів, отриманих ними зі свого банківського рахунку. Підтримує суб’єктів господарювання в цьому плані і ЦКУ.
У ч. 3 ст. 1066 і ч. 1 ст. 1074 цього Кодексу сказано, що клієнти банку можуть вільно розпоряджатися власними грошовими коштами, що знаходяться на їх банківських рахунках*. При цьому
* За винятком окремих випадків обмеження прав клієнта розпоряджатися грошовими коштами, що знаходяться на його рахунку, встановлених ч. 1 ст. 1074 ЦКУ.
банки не мають права визначати і контролювати напрями використання грошових коштів клієнта
Тому, наприклад, отримавши в банку готівкові кошти для видачі підзвітним особам, підприємство може направити їх на видачу позики працівникові.
До речі, на той факт, що кошти, отримані в банку на певну мету (наприклад, на відрядження працівників), за необхідності (у тому числі й при зміні обставин) можуть бути направлені на інші господарські потреби підприємства, фахівці НБУ вказували в листах від 21.11.2016 р. № 50-0004/95394 і від 26.01.2005 р. № 11-111/226-703. Заповнення відповідного реквізиту в грошовому чеку щодо цільового спрямування готівкових коштів здійснюється виключно для аналізу грошових потоків за напрямами і вивчення тенденцій готівкового обігу.
Також Положення № 148 не містить жодних обмежень стосовно виплат з виручки.
Таким чином, грошові кошти, що надійшли до каси підприємства (з банку, у вигляді готівкової виручки від реалізації або в результаті повернення раніше виданої під звіт готівки), можуть бути видані на будь-які цілі (на госппотреби, відрядження, позики тощо) без попереднього зарахування їх на поточний рахунок у банку.
Єдиний виняток — суми допомоги від Фонду соціального страхування, зняті зі спецрахунку в банку. Їх можна використати тільки за цільовим призначенням.
Зауважте: надходження до каси коштів, що передувало їх видачі, повинно бути належним чином оформлено ПКО і записом у касовій книзі. Про необхідність належного оприбуткування готівки в касі в такому разі говорили і фіскали в роз’ясненні, розміщеному в підкатегорії 109.14 БЗ*.
* Зважаючи на набрання чинності Положенням № 148, це роз’яснення було переведене до складу нечинних, проте не думаємо, що це якось вплинуло на думку податківців.
Видача готівки з каси здійснюється за ВКО або відомостями на виплату готівки** (п. 26 Положення № 148). При цьому пам’ятайте: видачу готівки з каси, не підтверджену підписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймають (абзац другий п. 27 Положення № 148).
** Детальніше див. у розділі 4 на с. 26.
Тому будьте уважні! Адже непідписаний одержувачем ВКО може обернутися для підприємства штрафом за перевищення ліміту каси*** згідно з Указом № 436 (див. с. 96).
*** Про встановлення і дотримання ліміту каси читайте в розділі 5 на с. 54.
Перше, що тут варто відзначити: підприємства можуть зберігати в неробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) виключно в сумі, що не перевищує встановлений ліміт каси (абзац перший п. 15 Положення № 148). Якщо ж готівкові кошти перевищують такий ліміт, підприємство зобов’язане здавати «вершок» до установи банку для зарахування на свій банківський рахунок.
Таким чином, якщо в окремі дні підприємство «вписується» в ліміт каси, воно може в ці дні не здавати готівку, що накопичилася в касі, до банку (абзац третій п. 49 Положення № 148).
Як бачите, тут ідеться тільки про підприємства. А ось ФОП турбуватися про перевищення ліміту не доведеться, адже для них ліміт каси не встановлюється (п. 14 Положення № 148).
Зауважте:
якщо ліміт каси не встановлений підприємством, усю готівку, наявну в його касі на кінець дня, потрібно здати до банку в порядку, визначеному Положенням № 148
Це дуже важливий момент! Адже інакше вся готівка, що знаходиться в касі підприємства на кінець робочого дня і своєчасно не здана до банку, вважатиметься понадлімітною з усіма наслідками, що з цього випливають (п. 53 Положення № 148).
Але нюанси, що стосуються ліміту каси, поки що залишимо осторонь (про них ми окремо говоритимемо в розділі 5 на с. 54), а зараз сконцентруємо увагу на процедурі здавання готівки до банку.
Готівкові грошові кошти суб’єкти господарювання можуть здавати до банку такими способами (абзац другий п. 16 Положення № 148):
— самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв і через пункти приймання готівки);
— через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів;
— через підприємства, які отримали ліцензію НБУ на надання банкам послуг з інкасації.
Зверніть увагу: здавати готівку можна для зарахування на будь-який банківський рахунок суб’єкта господарювання на його вибір. Про те, в які строки це потрібно робити, нам розкажуть пп. 48 і 49 Положення № 148.
Спочатку скажемо, що законодавець дозволяє не встановлювати строки здавання готівкової виручки (готівки) до банку ФОП (див. розділ 9 на с. 85) і, власне, самим банкам (абзац третій п. 14 Положення № 148). Крім того, «амністовані» релігійні організації****, що не здійснюють виробничу або іншу підприємницьку діяльність. Їм не встановлювати строки здавання готівки до банку дозволяє п. 51 Положення № 148.
**** Релігійні громади, управління та центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади.
А ось інші суб’єкти господарювання строки здавання готівкової виручки для зарахування на свої банківські рахунки визначають за погодженням з банком, у якому відкрито рахунок і на який зараховуються кошти. Погоджені строки зазначають у договорах банківського рахунку між підприємствами і банками.
При цьому потрібно дотримуватися вимог Положення № 148. Залежно від особливостей діяльності і місцерозташування підприємства встановлено такі строки здавання готівки (див. табл. 3.3):
Таблиця 3.3. Строки здавання готівки до банку
| № з/п | Юридичні особи | Строки здавання готівки до установи банку |
| 1 | Підприємства, розташовані в населених пунктах, у яких є банки | Щодня (у день надходження готівки до каси) |
| 2 | Підприємства, у яких час закінчення робочого дня (зміни), встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівки в день її надходження | День, наступний за днем надходження готівки до каси |
| 3 | Підприємства, які розташовані в населених пунктах, де немає банків | Не рідше ніж один раз на 5 робочих днів |
Для забезпечення своєчасного здавання виручки банки можуть створювати каси для приймання готівкової виручки у вихідні і святкові дні, а також у післяопераційний час.
Підприємства, що працюють у вихідні і святкові дні і не мають можливості здати отриману ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію коштів, здають її (абзац перший п. 49 Положення № 148):
— через банкомати або програмно-технічні комплекси самообслуговування в день надходження готівки до каси або
— безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку і підприємства.
Окремим юридичним особам установлено особливі правила здавання готівки. Зокрема, йдеться про підприємства, що здійснюють страхову діяльність і діяльність з випуску і проведення лотерей. Такі суб’єкти господарювання встановлюють строки здавання готівки для страхових агентів і розповсюджувачів лотерей, що діють на підставі укладених договорів, з урахуванням специфіки їх функціонування (режиму роботи у вечірні години, вихідні та святкові дні) і обсягів виручки, що здається, але не рідше одного разу на 5 робочих днів (абзац п’ятий п. 48 Положення № 148).
Видачу готівки з каси для здавання її до банку відповідно до п. 29 Положення № 148 оформляють ВКО з відображенням такої операції в касовій книзі.