Закордонвідрядження з гривневою карткою

Витрати на відрядження: як визнавати?

Передусім, нагадаємо, що ні зарахування коштів на КПК для відрядження, ні видача КПК працівникові ще не означає видачу йому грошей (авансу) під звіт, а

тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.

До того ж якщо працівника відправляють у відрядження за кордон, то при використанні там гривневої КПК (з можливістю конвертації) фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом (оскільки в закордонвідрядженні працівник несе витрати у валюті*). Тому в такому разі підключаються правила обліку валютних операцій, установлені «валютним» П(С)БО 21 (згідно з якими операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції).

* Детальніше про купівлю валюти див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 27, с. 26.

З урахуванням цього після повернення працівника з відрядження витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового Звіту, проте за курсами НБУ, що діяли (!) на дати авансування працівника (зазначимо: за «валютними» правилами такі суми більше не перераховують). У свою чергу, датою видачі авансу при відрядженні з КПК слід вважати день зняття готівки в банкоматі або проведення працівником розрахунків із використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки/здійснення розрахунків із використанням КПК здійснюється в один день, а купівля валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший. Адже характерною особливістю здійснення операцій з використанням КПК є первісне резервування (блокування) відповідних сум на картковому рахунку, а вже після — їх списання. Тому дати здійснення операції з використанням КПК і списання коштів з рахунку можуть не збігатися. У такому разі видачу працівникові авансу зазвичай відображають використанням субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» (Дт 372 — Кт 333), а розбіжності, що виникли через різні курси НБУ на такі дати, закривають різницями (Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719).

І для наочності — приклад.

Приклад. Працівник відділу збуту направлений у закордонвідрядження у Відень на 3 дні (з 20.02.2018 р. по 22.02.2018 р.) з гривневою КПК (на КПК зараховано 25000 грн.).

За допомогою КПК працівник:

— придбав квитки на проїзд вартістю 6850 грн.;

— зняв за кордоном готівку в банкоматі — €210 — добові (з розрахунку 3 дні відрядження х х €70 (розмір закордондобових, установлений наказом по підприємству**));

** Детальніше про закордондобові див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 89, с. 10.

— оплатив вартість проживання в готелі — рахунок готелю на суму €300.

Після повернення з відрядження 22.02.2018 р. працівник подав авансовий Звіт.

В обліку операції відобразяться таким чином (валютні курси умовні):

Використання гривневої КПК в закордонвідрядженні

Ну і про всяк випадок ще один момент. Пам’ятайте, що перебуваючи у закордонвідрядженні, працівник не може придбавати ТМЦ для потреб підприємства за безготівковим розрахунком з використанням КПК. Оскільки кошти з поточного рахунку юрособи не можуть бути використані із застосуванням електронних платіжних засобів для здійснення розрахунків

за зовнішньоторговельними договорами (п. 8.3 Інструкції № 492). А розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися тільки через уповноважені банки в порядку, встановленому НБУ (ст. 7 Декрету № 15-93).

Якщо працівник повернувся з невитраченою валютою

А як бути, якщо за кордоном працівник зняв у банкоматі з гривневою КПК готівкову валюту (припустимо, євро), але витратив її не повністю. Чи повинен він тоді разом з авансовим Звітом повертати залишок невикористаних коштів у валюті (тобто в євро)? І як бути, якщо в підприємства валютного рахунку (в євро) немає?

Запитання, мабуть, з’явилося через положення п. 8.4 «валютно-готівкових» Правил № 200 (ср. ). Адже цим пунктом передбачено, що неповернений залишок готівкової інвалюти, яка була отримана (!) підприємством з поточного рахунку в інвалюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок підприємства в інвалюті протягом 5 банківських днів з моменту його оприбуткування в касі підприємства.

Хоча, зверніть увагу, йдеться про ситуацію, коли в підприємства є (!) валютний рахунок (з якого раніше і знімалася така готівкова валюта). Тоді дійсно працівник повинен повернути залишок знятої з такого рахунку і невитраченої у відрядженні валютної готівки. Оскільки в такому разі працюватимуть Правила № 200 (що стосуються використання готівкової інвалюти), і, зокрема, їх вимоги про те, що:

— отримана з поточних валютних рахунків готівкова валюта може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана (п. 8.14 Правил № 200);

— невикористаний залишок готівкової інвалюти підлягає поверненню на поточний валютний рахунок (п. 8.4 Правил № 200).

Проте в нашому випадку підприємство валютного рахунку не має (тобто умови інші, тому говорити про якісь порушення недоречно). Тому навіть якщо працівник і поверне підприємству валюту, перераховувати її буде просто нікуди! Хіба що підприємство вирішить-таки відкрити валютний рахунок.

Якщо ж відкриття валютного рахунку не входить у плани підприємства, то вчинити можна таким чином. Різницю між отриманим і витраченим, тобто

А щоб у майбутньому не виникало подібної ситуації, ще до відрядження працівників краще попросити знімати готівку (понад розмір добових) з обережністю — під конкретні витрати. Інакше — їх оплачувати у відрядженні за допомогою КПК.

Якщо не вистачило коштів КПК

А що, коли навпаки, коштів на КПК виявилося недостатньо, і в закордонвідрядженні працівник витратив свої власні кошти?

У такому разі витрати, понесені у відрядженні і здійснені за рахунок власних коштів працівника, відображаються за курсом НБУ на дату затвердження авансового Звіту. А ось яким чином підприємство відшкодовуватиме працівникові витрачене, говорить п. 2.5 Правил № 200:

Причому заборгованість перед працівником краще погашати в день затвердження авансового Звіту. Тоді не виникне розбіжностей через коливання курсу на дату затвердження Звіту і на дату відшкодування коштів.