Акт приймання-передачі та електронний підпис із запізненням

У тому, що електронний підпис накладається пізніше, ніж складання документа, немає нічого кримінального. Однак потрібно розуміти, що для податкового і бухобліку буде важлива тільки одна із цих дат. Відповідь на запитання учасника нашого семінару розкручуватимемо у двох напрямах:

— юридичному;

— податково-бухобліковому.

Юридичний аспект. ГКУ про будь-які акти приймання-передачі не говорить. У ЦКУ згадка про акт з виконаних робіт трапляється, але рідко. У свою чергу, акт за наданими послугами зовсім не згадується. І з точки зору ЦКУ це логічно: передавати-то нічого, послуга споживається в момент її надання (ч. 1 ст. 901 ЦКУ). Проте саме за допомогою акта найчастіше підтверджується факт надання послуги (виконання роботи) відповідно до умов договору.

Акт набуває юридичної ваги, зазвичай, з моменту підписання його сторонами. Хоча без винятків не обходиться. Наприклад, у межах будівельного підряду (ч. 4 ст. 882 ЦКУ) у разі відмови однієї зі сторін від підписання акта про це зазначається в такому документі, і він підписується іншою стороною. Причому цей акт недійсним може визнати тільки суд.

Електронна форма особливої ролі не зіграє. Спеціальні Закон № 851 і Закон № 2155 конкретних строків для накладення підпису не встановлюють. Єдиний документ, де можуть фіксуватися такі строки, — договір. Але не забувайте, що створення електронного документа завершується саме накладенням електронного підпису (частина друга ст. 6 Закону № 851). Тобто, за загальним правилом, немає підписів — немає й електронного документа.

Податково-бухобліковий аспект.

1. Бухоблік. Згідно з ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні відображатися в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. Причому для цього потрібен первинний документ. А первинним він буде тільки після того, як у ньому будуть відображені всі обов’язкові реквізити згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (у тому числі й підписи осіб, які брали участь у здійсненні цієї госпоперації). Тобто акт без підпису — не первинний документ.

Але відобразити операцію датою підписання акта (червнем) не можна, адже вона була здійснена в травні. Отже, щоб дотриматися вимог Закону про бухоблік, потрібен інший первинний документ. Наприклад, самоакт*.

* Див. детальніше в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 25, с. 20.

2. Податковий облік: податок на прибуток. Оскільки прибуток у межах оподаткування визначається за правилами бухобліку (ст. 134 ПКУ), то відображати дохід ми будемо в травні (див. п. 1).

3. Податковий облік: ПДВ. Згідно з п. 187.1 ПКУ за загальним правилом датою виникнення податкових зобов’язань (ПЗ) вважатиметься дата однієї з подій, яка відбулася раніше:

а) дата надходження грошей;

б) дата оформлення документа, що підтверджує факт постачання послуги платником податків.

У нашому випадку цікавить п. «б». Як ми вже з вами з’ясували вище, акт без підпису не може вважатися повноцінним первинним документом, оформленим належним чином. Але зверніть увагу: ПКУ не називає конкретного документа. Тому постачання послуги можна підтвердити й іншим первинним документом, у тому числі самоактом. Про те, що у випадку з п. «б» підходить не лише акт приймання-передачі послуг, говорять і податківці (див. листи ДФСУ від 16.04.2019 р. № 1619/6/99-99-15-03-12-15/ІПК, від 17.04.2019 р. № 1644/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). А це означає, що ПЗ виникнуть на дату складання такого самоакта.