03.10.2019
Увага! Основне правило свідчить: помилки в сумових показниках коригуйте в діючому Звіті за формою № Д4, сформованому за той звітний місяць, у якому вони були виправлені.
Так, наприклад, якщо помилка в сумі ЄСВ, допущена у 2011 році, була виявлена і виправлена у вересні 2019 року, то вона повинна «засвітитися» у Звіті з ЄСВ за вересень 2019 року, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.
За загальним правилом, звіт з коригуваннями подаєте, як завжди, до своєї податкової. Виняток — помилки, які були допущені у звітних періодах до 2010 року (див. нижче).
При виправленні сумових помилок дійте згідно з такими постулатами:
1) розрахунок ЄСВ за минулі періоди слід робити виходячи з розміру ЄСВ, що діяв на день нарахування заробітної плати (доходу), на яку нараховується єдиний внесок (п.п. 4 п. 1 розд. IV Інструкції № 449).
Наприклад, у 2015 році роботодавець не включив до бази нарахування ЄСВ матеріальну допомогу до відпустки в сумі 1000 грн.. Виправляючи помилку в жовтні 2019 року, роботодавець на суму допомоги нараховує ЄСВ не за ставкою, що діє сьогодні, 22 %, а за тією ставкою, яка діяла на момент нарахування. Крім того, з такої допомоги потрібно буде утримати ЄСВ за ставкою 3,6 %;
2) при визначенні бази стягнення ЄСВ нарахований дохід порівнюєте з максимальною величиною бази стягнення, що діяла в місяці, в якому була фактично нарахована виплата.
Врахуйте, що «перехідні» виплати (лікарняні, декретні, відпускні) для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ і виконання вимоги про ЄСВ з МЗП (діє з січня 2015 року) відносять до місяців, за які вони нараховані.
Механізми виправлення помилок, допущених у періодах сплати пенсійних внесків (помилки допущені до 2011 року) і ЄСВ (помилки допущені за періоди починаючи з січня 2011 року) розрізняються. Тому їх ми розглянемо окремо.
Далі переходимо безпосередньо до порядку виправлення помилок.
Тут розглянемо помилки, які вплинули на суму ЄСВ. Наприклад, роботодавець у попередньому звітному періоді нарахував працівникові виплату, що враховується у базі нарахування ЄСВ, проте помилково не нарахував на неї ЄСВ і, відповідно, не відобразив її у Звіті з ЄСВ.
Або ще ситуація: роботодавець у попередньому звітному періоді нарахував особі виплату, що входить до бази нарахування ЄСВ, сплатив з неї внесок, але не відобразив у Звіті з ЄСВ.
Зверніть увагу: у такому разі хоча підприємство сплатило ЄСВ, проте, не відобразивши таку виплату у Звіті з ЄСВ, воно занизило зобов’язання з ЄСВ. Тому порядок виправлення помилки, допущеної підприємством, у зазначених випадках буде аналогічним. Так-так, у цьому випадку вже йдеться саме про виправлення помилки у Звіті за формою № Д4.
Усі сумові помилки, допущені починаючи з січня 2011 року і виявлені зараз, виправляйте через таблиці 1 і 6 Звіту за формою № Д4 за місяць, у якому ця помилка була виявлена
Детальніше про те, що слід зазначати в окремих графах таблиць 1 і 6 при виправленні ЄСВ-помилки, див. у таблиці на с. 19.
Правила виправлення сумових помилок у таблицях Звіту за формою № Д4
| Таблиця Звіту з ЄСВ | Що зазначаємо |
| Таблиця 1 | Рядок 4 (4.1 — 4.4). Заповнюєте, якщо потрібно донарахувати ЄСВ. У відповідних рядках зазначайте суму донарахованого внеску, у рядку 4.4 — суму доходу, на яку донарахований ЄСВ (за необхідності*) |
| Рядок 5 (5.1 — 5.4). Заповнюєте, якщо потрібно зменшити нарахований (утриманий) ЄСВ. У відповідних рядках зазначайте суму сторнованого внеску, у рядку 5.4 — суму доходу, на яку помилково був нарахований ЄСВ (за необхідності*) | |
| Рядок без номера «Зміст помилки». Зазначаєте причину помилки, період її здійснення | |
| Таблиця 6 | На працівника, в сумових даних якого ви самостійно виявили помилку, формуєте окремий рядок, зазначаючи, серед іншого: — у графі 10 — код типу нарахувань (далі — КТН): «2» — якщо донараховуєте ЄСВ; «3» — якщо зменшуєте ЄСВ; — у графі 11 — місяць і рік, за який виправляєте помилку; — у графах 17 і 18 — суми доходу, на який помилково був не нарахований (КТН «2») або помилково нарахований (КТН «3») ЄСВ*; — у графі 20 за періоди до 2016 року: при КТН «2» — суму донарахованого ЄСВ у частині утримань; при КТН «3» — суму сторнованого ЄСВ у частині утримань; — у графі 21 за періоди починаючи з травня 2015 року**: при КТН «2» — суму донарахованого ЄСВ у частині нарахувань; при КТН «3» — суму сторнованого ЄСВ у частині нарахувань. Усі інші графи (крім граф 13 — 16) заповнюються в загальному порядку |
| * Якщо ви не коригуєте базу (помилка пов’язана з неправильним розміром ЄСВ), то не заповнюйте: — у таблиці 1 рядок 4.4; — у таблиці 6 графи 17, 18, 19. Про те, як заповнити Звіт за формою № Д4, читайте в спецвипуску «ЄСВ» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 75). ** Такі помилки в сумах ЄСВ у частині нарахувань за періоди до травня 2015 року виправляють виключно за допомогою рядків 4 та/або 5 таблиці 1 Звіту за формою № Д4. Такий порядок виправлення помилок пов’язаний з тим, що дані про суми ЄСВ у частині нарахувань (у тому числі на додаткову базу) роботодавці почали відображати в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 тільки починаючи зі звіту за травень 2015 року. До цього суми ЄСВ у частині нарахувань зазначалися тільки в таблиці 1. | |
У 2010 році роботодавці замість ЄСВ утримували внески до Пенсійного фонду і соцфондів. Але на сьогодні в таблиці 1 Звіту за формою № Д4 уже не передбачені рядки для відображення внесків до Пенсійного фонду. Як тоді діяти? — Працюємо виключно з таблицею 6.
Але врахуйте! Правити дані за 2010 рік можна тільки після проведення перевірки ПФУ (абзац третій п. 2 постанови № 25-2, лист ПФУ від 01.06.2016 р. № 18367/05-10). Тому перш ніж приступати до виправлення помилки, ви повинні подати до органу ПФУ заяву (у довільній формі) з проханням провести перевірку і зазначити, за який період її провести (період, у якому вам потрібно виправити помилкові дані). Після закінчення перевірки приступайте до заповнення звіту.
У таблиці 6 на застраховану особу формуєте окремий коригувальний рядок, де, крім «загальних» граф, заповнюєте:
— графу 10 з КТН «6» — якщо донараховуєте пенсійні внески (самостійне донарахування пенсійних внесків за періоди до 2011 року); «7» — якщо зменшуєте їх (самостійне зменшення пенсійних внесків за періоди до 2011 року);
— у графі 11 зазначаєте період, за який правите помилку за пенсійними внесками.
НЕ потрібно заповнювати графи 6, 7, 13 — 16, 19, 21, 24 і 25 таблиці 6 Звіту за формою № Д4. Річ у тому, що в пенсійній звітності, що подається за звітні місяці 2010 року, у таблиці 6 такі графи були відсутні.
Якщо помилка допущена в розмірі ставки внеску, а база стягнення при цьому визначена правильно, то рядок 4.4 (5.4) додатка до таблиці 1, а також графи 17 і 18 таблиці 6 не заповнюйте.
Такі помилки виправляєте тим же способом, що й помилки 2010 року — через таблицю 6 Звіту за формою № Д4 (див. попередній розділ).
Проте якщо допущена помилка вплинула на персоніфіковані дані працівника за його нарахуваннями (помилки в базі стягнення внеску, сумі внеску в частині утримань), то додатково потрібно здійснити такі дії.
Вам доведеться поспілкуватися з ПФУ тісніше. Спершу «пережити» перевірку ПФУ (за вашою ініціативою — заявою). Після неї заповнити звіт за «той» період і подати його знову ж таки — до ПФУ.
Для цього вам потрібно «відкопати» форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (додаток 13 до Інструкції № 16-6) на працівника за той рік, у якому збираєтеся виправляти помилку. Далі, керуючись нормами Порядку № 7-6, заповнюєте:
— один бланк форми ІНДАНІ з відміткою «скасовуюча», — повністю повторюєте всі раніше відображені відомості для застрахованої особи (переписуєте з «відкопаної» ІНДАНІ);
— другий бланк форми ІНДАНІ з відміткою «коригуюча» — зазначаєте правильні відомості;
— форму «Ярлик-розписка до пачки документів».
Нагадаємо: бланк заповнюється українською мовою друкованими літерами без помарок і виправлень або друкується (по одному символу в одну комірку).
Форми ІНДАНІ разом з Ярликом-розпискою надаєте до свого органу Пенсійного фонду