10.08.2020
Питання у підприємства виникло, оскільки якщо підписати акти зараз, у них засвітиться дата накладення електронного підпису і стане очевидно, що на дату відображення витрат в обліку і ПК з ПДВ акти були ще не підписані. Чи загрожує така ситуація неприємностями для підприємства-замовника?
ЦКУ, зокрема, гл. 63, присвячена договору про надання послуг, не вимагає обов’язково оформляти акт для підтвердження факту надання послуг. Але на практиці потреба в складанні відповідного акта (що підтверджує факт надання послуги і прийняття її замовником), безумовно, виникає. Тому найчастіше сторони домовляються, що такий акт складається у двох примірниках і підписується обома сторонами (виконавцем і замовником).
Затвердженої форми акта наданих послуг не існує, як немає і порядку його оформлення. Водночас для надання акту сили первинного документа його зміст повинен відповідати вимогам, наведеним у ст. 9 Закону про бухоблік* і п. 2.2 Положення № 88**. А вони наполягають на тому, що особистий підпис або інші дані, які дають можливість ідентифікувати особу, що бере участь у здійсненні госпоперації, є одним з обов’язкових реквізитів, які якраз і перетворюють акт на первинний документ.
* Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
І документи, створені в електронній формі, не виняток. Такі документи використовують у бухобліку тільки за умови, що вони відповідають вимогам законодавства про електронні документи і електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). А в ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV сказано, що саме накладенням електронного підпису завершується процес створення електронного документа.
Тому акт наданих послуг (як електронний, так і паперовий) без підпису однієї із сторін госпоперації, звичайно ж, не можна вважати повноцінним первинним документом.
Водночас ми пам’ятаємо, що несуттєві недоліки в документах, які містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання цієї госпоперації за умови, що такі недоліки не заважають ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні операції, а документ містить відомості про дату його складання, назву підприємства, від імені якого він складений, зміст і обсяг госпоперації (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Відсутність підпису замовника, на наш погляд, можна віднести до таких несуттєвих недоліків (особливо за ситуації, коли акти таки будуть підписані, хай і пізніше).
Тому його відсутність на первинному документі — не привід для невідображення операції в обліку.
Тим паче, що:
1) госпоперації відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік);
2) фінзвітність повинна містити усю інформацію про фактичні і потенційні наслідки госпоперацій і подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі (ст. 4 Закону про бухоблік).
Тобто господарські операції (зокрема, визнання доходів і витрат від їх здійснення) відображають у бухобліку у звітних періодах їх здійснення, незалежно від того, коли на ці операції оформлені первинні документи. Загалом,
витрати на маркетингові послуги мають бути відображені в періоді, коли ці послуги були фактично отримані на підставі акта, що надійшов від виконавця, але не підписаний замовником
До речі, навіть якщо б акта не було взагалі, відобразити отримання маркетингових послуг все одно було б необхідно. У такому разі маркетингові витрати довелося б самозадокументувати (скласти самоакт), як пропонує п. 2.6 Положення № 88.
Але в нашому випадку акт є, сторони, зміст, обсяг і сума операції ідентифіковані, тому в самоакті необхідність відпадає.
Про те, що госпоперації мають бути відображені в обліку в періоді їх здійснення, а за відсутності документів від контрагента — самозадокументовані, говорить і Мінфін (див. лист від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178).
Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат і інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством (п. 44.1 ПКУ). Тобто тут рівняємося на бухоблік. А отже,
недоліки в первинці, несуттєві для бухоблікових цілей, несуттєві і для податковоприбуткового обліку
До речі, самоакт для податковоприбуткових цілей теж годиться. Підтверджують такий підхід і податківці (див. лист ДФСУ від 22.07.2019 р. № 3389/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).
Датою нарахування податкових зобов’язань (ПЗ) і датою складання податкової накладної (ПН) при постачанні послуг є дата складання первинного документа (у паперовій або електронній формі), який містить відомості про госпоперації незалежно від дати його підписання (див. лист ДПСУ від 11.03.2020 р. № 998/6/99-00-07-03-02-06/ІПК // «Податки & бухоблік», 2020, № 24, с. 26).
Тому зрозуміло, що постачальник маркетингових послуг, не отримавши підписаний акт від замовника, все одно нарахував ПЗ з ПДВ і склав ПН. А замовник на підставі отриманої ПН відобразив ПК.
Відсутність підпису замовника на акті для цілей відображення ПК — не перешкода. Адже для ПК принциповою є саме дата отримання товарів/послуг (п. 198.2 ПКУ), а підставою для відображення ПК — належним чином оформлена і зареєстрована в ЄРПН ПН (п. 201.10 ПКУ). Первинний же документ тут має другорядне значення. Тим паче, що в нашому випадку первинка є, хай і з невеликим недоліком.
Загалом, на наш погляд, нічого страшного в описаній вами ситуації немає. Просто підпишіть електронні акти сьогоднішнім числом, а в обліку (як у бухгалтерському, так і в податковоприбутковому, і в ПДВ-обліку) жодних коригувань проводити не треба.