18.05.2020
Чеки під авансовим звітом можуть вигорати або темніти. Щоб не втратити такі розрахункові документи, можна робити їх засвідчені копії
Історія з вигорілими чеками РРО давня. За загальним правилом до авансового звіту мають бути долучені оригінали документів, які підтверджують суми понесених підзвітною особою витрат: чеки РРО, розрахункові квитанції, товарні чеки, проїзні документи, посадкові талони тощо. Але найчастіше підзвітні особи мають справу все-таки з чеками РРО.
Практично всі касові апарати обладнані термопринтером і друкують чеки на термопапері. Така роздруківка недовговічна: символи стираються або зникають у разі перепаду температур, вигорають на сонці. Ось і виходить, що через деякий час бухгалтер замість чеків РРО може побачити чисті клаптики паперу.
Як результат, авансовий звіт не підкріплений належними підтвердними документами.
Чим може загрожувати втрата інформації в чеках і, у свою чергу, невизнання перевіряючими таких чеків РРО як підтвердних документів? По-перше, якщо працівник отримав аванс під звіт, то податківці можуть заявити, що він не повернений в строк, і донарахувати ПДФО/ВЗ. По-друге, контролери можуть не визнати витрати, а також податковий кредит з ПДВ, відображений на підставі чека РРО.
По-третє, за незбереження чека може загрожувати (1) штраф суб’єктові господарювання згідно з п. 121.1 ПКУ, (2) адмінштраф посадовим особам згідно з п. 1551 КУпАП. А ось «касових» штрафів зараз можна не боятися (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 52, с. 2).
Як бачимо, список неприємностей чималий. Тому про збереження інформації в чеках РРО краще потурбуватися заздалегідь!
І, як радять податківці, отримавши авансовий звіт з усіма підтвердними документами, бажано зробити їх засвідчені копії, які все-таки довше залишаються читабельними. Щоправда, податківці промовчали, хто ж має засвідчити зняті з чеків копії. Вважаємо, що це справа бухгалтера: для цього на копії чеків ставлять напис «копія вірна», підпис посадової особи і печатку підприємства (за її наявності). Звертатися за засвідченням копії чека до продавця навряд чи доречно.
Звісно, засвідчена копія чека РРО все-таки не оригінал розрахункового документа. Проте якщо ви для себе отримаєте таку ж консультацію, запитань при перевірці не буде.
До того ж слід урахувати, що в п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ йдеться про «документально підтверджені витрати», а таким документальним підтвердженням, на нашу думку, можуть виступати не лише так звані розрахункові документи*. Тому як варіант можна скласти щось на кшталт самоакта.
* Саме розрахункові документи, як ті, що підтверджують витрати підзвітника, чітко згадуються тільки щодо придбання квитків на транспорт у відрядженні (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
А як бути тим, хто такої копії не зробив, а інформація на касових чеках зникла? У такій ситуації податківці ще раніше інформували, що електронні копії розрахункових документів, надрукованих РРО, зберігаються у базах ДФС і можуть у будь-який час за окремим запитом бути отримані покупцем для захисту своїх прав (див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 30.08.2017 р. № 1759/ІПК/26-15-14-09-16). Але наскільки реалізація такого запиту реальна на практиці, можна тільки здогадуватися ☺.