Звіт з ЄСВ: склад, обов’язкові реквізити, строки

Порядок і строки подання ЄСВ-звітності затверджені Мінфіном у Порядку № 435. Якщо говорити про роботодавців — платників ЄСВ, то вони подають Звіт з ЄСВ за формою № Д4, яка наведена в додатку 4 до цього Порядку.

Хто подає. Якщо ви страхувальник, який використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, а також за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД) про виконання робіт (надання послуг), — то ви в когорті тих, хто зобов’язаний подавати Звіт за формою № Д4.

Якщо у звітному періоді праця фізосіб не використовувалася (немає нарахувань, які входять до бази справляння ЄСВ, і немає фізосіб, які перебувають з роботодавцем у трудових (цивільно-правових) відносинах), то Звіт за формою № Д4 подавати не потрібно (п. 11 розд. II Порядку № 435).

Способи подання. Форму № Д4 подаємо за основним місцем узяття на облік страхувальника як платника ЄСВ в органах ДПСУ одним з таких способів (на вибір):

— засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію електронних підписів відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством;

— на паперових носіях, засвідчених підписом керівника страхувальника і скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації.

Як виняток — тим страхувальникам, у яких кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти, надано можливість подати Звіт «на папері». Це можна зробити двома способами: або занести до податкової його особисто (чи через уповноважену особу), або відправити поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення.

А якщо Звіт, направлений поштою, з вини оператора поштового зв’язку буде загублений/зіпсований або вручений органу ДПСУ із затримкою? Роботодавцеві-страхувальникові тут хвилюватися нічого. Відповідати буде оператор поштового зв’язку.

При цьому роботодавець, який опинився в описаній ситуації, звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої звітності (див. п. 1 розд. II Порядку № 435). Єдине, що від нього буде потрібно, — протягом 5 робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення направити поштою або подати особисто (за вибором роботодавця) податківцям другий примірник Звіту разом з копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.

Строки подання. Звіт за формою № Д4 подається за кожен календарний місяць. Строк подання — протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду.

Якщо останній день строку подання Звіту припадає на вихідний, святковий/неробочий день, останнім днем подання Звіту вважається перший після нього робочий день (п. 14 розд. II Порядку № 435).

У цьому випадку Звіт за формою № Д4 вважатиметься поданим у день отримання відділенням поштового зв’язку поштового відправлення звітності.

Обов’язкові реквізити. Тут важливий момент. Звіт з незаповненими обов’язковими реквізитами та/або без необхідних таблиць не визнається Звітом і вважається неподаним (п. 8 розд. II Порядку № 435). Про які обов’язкові реквізити йдеться? Це реквізити, перелічені в п. 6 розд. II Порядку № 435:

1) тип форми («додаткова», «початкова», «скасовуюча»);

2) звітний період, за який подається Звіт;

3) найменування / прізвище, ім’я, по батькові — зазначаємо повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові) страхувальника згідно з ЄДР;

4) код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків / серія (за наявності) та/або номер паспорта страхувальника (якщо фізособа страхувальник має в паспорті відмітку про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та/або номером паспорта). Увага: якщо працюємо з паспортом, то цей реквізит заповнюємо так:

— якщо паспорт у вигляді книжечки, то серію та номер паспорта зазначаємо у форматі БКNNXXXXXX, де БК — константа, яка вказує на реєстрацію за паспортними даними; NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX — шість цифр номера паспорта (з провідними нулями);

— якщо паспорт у формі пластикової картки, то наводимо номер паспорта ПXXXXXXXXX, де П — константа, яка вказує на реєстрацію за паспортними даними; XXXXXXXXX — дев’ять цифр номера паспорта;

5) код основного виду економічної діяльності;

6) клас професійного ризику виробництва (якщо подаємо Звіт за період до 1 січня 2016 року);

7) місцезнаходження (місце проживання) страхувальника, за яким він узятий на облік як платник ЄСВ;

8) код органу доходів та зборів, до якого подається Звіт;

9) дата подання Звіту;

10) керівник, головний бухгалтер — зазначаємо прізвище та ініціали, а також реєстраційні номери облікових карток платника податків керівника і головбуха страхувальника або серію (за наявності) та номер паспорта, якщо вони відмовилися від реєстраційного номера, про що є відповідна відмітка в паспорті. Ці паспорти зазначаємо так само, як і для реквізиту «код за ЄДРПОУ…» (див. вище). У цьому полі посадові особи страхувальника засвідчують звітність з ЄСВ своїми підписами.

Якщо у страхувальника штатним розписом не передбачена посада головного бухгалтера, а ведення бухгалтерського обліку та подання звітності здійснюється безпосередньо керівником, то в реквізиті «головний бухгалтер» проставляємо прочерк. Підприємці-роботодавці наводять свої дані і ставлять підпис у реквізиті «керівник». Підписи посадових осіб (ФОП-страхувальника) засвідчуємо печаткою (за наявності);

11) середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період (за наявності). Розрахунок показника здійснюємо згідно з Інструкцією № 286*;

* Як це правильно зробити, див. у спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020, № 77, с. 15.

12) облікова кількість штатних працівників (за наявності);

13) кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата... (за наявності);

14) кількість створених нових робочих місць у звітному періоді (за наявності).

Перелічені реквізити обов’язково заповнюємо на всіх сторінках Звіту, де вони передбачені!

Детальніше про відображення у Звіті за формою № Д4 виплат, нарахованих застрахованим особам, ми з вами поговоримо далі.