Підпис ПН/РК після звільнення підписанта

Що сталося із підписом ПН/РК. З 23.04.2021 р. платники ПДВ уже не могли підписати новими ключами ПН/РК, складені до дати отримання цих ключів. Так, якщо у середині місяця звільнилася особа, яка підписувала ПН/РК, і найняли іншу (змінилися підписант і ключ, яким підписується ПН/РК), то новим ключем можна підписати тільки ПН/РК, складені після отримання такого ключа.

Старі ПН/РК можна підписати тільки старими ключами. А оскільки особа, яка це могла зробити, уже звільнена і ключі її анульовані, то виникало питання, як підписати такі старі ПН/РК.

Що рекомендували ми. На наш погляд (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 47, с. 21), щоб підписати старі ПН/РК (складені до дати звільнення підписанта), потрібно було або:

— використовувати старі ключі осіб, що працюють на підприємстві до і після звільнення підписанта;

— іти в суд і доводити, що такий алгоритм перевірки підписів на ПН/РК не прописаний у жодному нормативно-правовому акті.

Рекомендації фіскалів. У консультації, що коментується, податківці заявили, що у разі звільнення підписанта ПН/РК до закінчення граничного терміну реєстрації ПН/РК в ЄРПН реєстрація ПН/РК здійснюється з накладенням КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).

По суті фіскали підтвердили нашу позицію. Хоча вони:

1) так і не пояснили, чому змінився алгоритм перевірки підписів ПН/РК. З Порядку ведення ЄРПН, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246, такий алгоритм перевірки не випливає;

2) як саме на практиці почати використовувати підписи інших осіб для підпису старих ПН/РК, якщо підписанта звільнено.

На що звернути увагу. На наш погляд, замінити особу, яка має право підписувати старі ПН/РК, не складно. Достатньо просто направити фіскалам в електронній формі Повідомлення про надання інформації щодо КЕП (форми J(F)1391103).

Головне — пам’ятати про те, що:

1) для підпису старих ПН/РК, що були складені, доки працював старий підписант, і лишилися не зареєстровані на дату його звільнення, можна використовувати тільки електронні підписи (КЕП) осіб, які працювали на підприємстві до звільнення особи, якій було делеговано право підпису ПН/РК, і працюють надалі;

2) вищезгадані особи мали згенерували на своє ім’я ключі (КЕП) до дати звільнення підписанта. Це не обов’язково мають бути ключі для підпису ПН/РК. Стануть у пригоді і ключі, згенеровані для інших цілей.

Чому можна використовувати тільки ключі, отримані до дати звільнення підписанта? А все через те, що ключі, які будуть згенеровані після дати звільнення підписанта, підійдуть тільки для підпису ПН/РК, складених із дати генерації таких ключів. Бо відлік дати, з якої можна підписувати ПН/РК, іде з дати отримання сертифіката на певний ключ (КЕП).

Щоб не було проблем з підписом ПН/РК, слід на підприємстві тримати про запас ще хоча б одну особу, яка має згенеровані сертифікати ключів. Щоб, як тільки виникне необхідність, можна було скористатися її ключем для підпису ПН/РК і спати спокійно.