Що було раніше
Проблем із реєстрацією ПН/РК точно не буде у платників ПДВ, у яких протягом періоду не змінювався перелік осіб, що мають право накладати КЕП на складені ПН/РК, чи не було зміни КЕП через закінчення строку їх дії. Але так буває не завжди.
Як тільки доводиться змінити КЕП підписанта, починаються проблеми.
До 23.04.2021 р. таких проблем не було.
Так, якщо посеред місяця:
— звільнився бухгалтер чи інша особа, уповноважена підписувати ПН/РК, то для підпису ПН/РК брали ЕЦП нового підписанта;
— закінчився строк дії одного ключа, то для підпису ПН/РК брали новий ЕЦП, отриманий взамін того, строк якого закінчився.
При цьому
новим ЕЦП можна було підписати як ПН/РК, складені після дати отримання нового ЕЦП, так і ПН/РК, які були складені до цієї дати
Головне, щоб дані особи, яка буде підписувати ПН/РК, фігурували у самій формі ПН/РК у полі «Посадова (уповноважена) особа…». При цьому не має значення, працював на дату складання ПН працівник, який буде підписувати ПН/РК, чи ні.
У п. 12 Порядку № 1246* сказано, що при надходженні ПН/РК на реєстрацію, зокрема, здійснюється перевірка чинності ЕЦП, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою таких ПН та/або РК.
* Порядок ведення ЄРПН, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246.
Тобто, по суті, перевіряються:
— по-перше, чи не закінчився строк дії сертифіката ключа;
— по-друге, чи має особа право підпису на ПН/РК. Тобто перевіряють, чи делегувалося їй право підпису через подання «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису».
Крім того, на місцях податківці заявляли, що дійсність ЕЦП перевіряється лише в розрізі того, чи має право особа здійснювати в цей момент реєстрацію ПН/РК. Питання, чи мала право особа складати та підписувати ПН/РК при їх складанні, не з’ясовується.
Як стало тепер
З 23.04.2021 р. Кабмін постановою від 21.04.2021 р. № 378 вніс зміни до Порядку № 1246. Крім появи у пп. 10 та 12 Порядку № 1246 вказівки на те, що для підпису ПН/РК слід використовувати КЕП, а не ЕЦП, все інше, що стосується перевірки підпису ПН/РК, не змінилося.
Але, як свідчить практика, фіскали у цих змінах знайшли щось невидиме нікому, що підштовхнуло їх змінити підхід до перевірки правил підписання ПН/РК.
З цієї дати платникам ПДВ уже не вдавалося новими ключами підписувати ПН/РК, складені до дати отримання цих ключів. Так, наприклад, якщо у середині місяця у підписанта закінчився строк дії цифрового ключа і йому зробили новий ключ, чи таку особу звільнили і найняли когось іншого (відповідно змінилися підписант і ключ, яким підписується ПН/РК), то новим ключем можна підписати тільки ПН/РК, складені після отримання такого ключа.
Старі ПН/РК з цієї дати можна підписати тільки старими ключами. Раніше новими ключами можна було підписати не тільки нові, а й старі ПН/РК (складені до дати отримання такого ключа) і без проблем зареєструвати їх у ЄРПН. Тепер це вже не вийде. Якщо спробувати це зробити, то прийде відмова з формулюванням «Документ не може бути прийнятий — Порушено вимоги ст. 6 ЗУ «Про електронний документ та електронний документообіг — кваліфікований підпис ……. не є чинним на дату виписки ПН».
Причина криється у новому контролі у ДПС за підписом ПН/РК. Фіскали почали вважати, що ПН/РК має бути підписана у день створення (складання). А оскільки на день створення ПН/РК у платника діяв старий ключ, то саме ним і слід підписувати таку ПН/РК. Новим ключем підписати старі ПН/РК не вдасться, бо такого ключа на момент створення таких ПН/РК не існувало.
Цю логіку ще можна було б зіставити із випадком, коли на підприємстві звільняється один підписант і наймають нового. Але от із випадком простої заміни одного ключа на інший через закінчення строку дії старого ключа логіка не складається. Адже підписант (тобто працівник) юридично залишився тим самим, а тому він має право підписувати ПН/РК тим ключем, який у нього є на дату підписання.
Як не потрапити в халепу
Щоб уникнути проблем із накладання КЕП на ПН/РК при зміні осіб, яким делеговано право підпису ПН/РК, або при зміні КЕП у разі закінчення дії ключа і отримання нового, радимо:
реєструйте у ЄРПН всі ПН/РК, складені до дати звільнення осіб, які мають право підпису ПН/РК, або закінчення дії старого ключа
Той факт, що граничний строк реєстрації ПН/РК у ЄРПН не сплив, тут ролі не відіграє. Головне, щоб у вас на руках був діючий ключ, яким можна було б підписати складені під час його дії ПН/РК. І тоді проблем не виникне.
Але не завжди ці рекомендації вдасться виконати. Інколи перепоною може стати відсутність розміру ліміту для реєстрації ПН/РК.
Якщо у вас так сталося, то доведеться шукати вихід із цієї ситуації.
Як зареєструвати ПН/РК
На наш погляд, є декілька варіантів виходу із ситуації.
1. Іти в суд. Задокументувати факт відмови ЄРПН зареєструвати вашу ПН/РК і з позовом до фіскалів іти в суд та наполягати на примусовій реєстрації. Щоб реалізувати цей варіант, доведеться витратити багато часу, коштів і нервів.
2. Змінити дату складання ПН/РК, якщо це можливо, так, щоб вона припадала на дату початку дії нового ключа підписанта чи після неї. Але, як усім зрозуміло, так зробити вдасться тільки одиницям.
3. Змінити особу, яка може підписувати ПН/РК. Так, якщо на підприємстві декілька осіб, яким делеговано право підпису ПН/РК, то використовувати для підпису ПН/РК (дати складання яких припадають на період до дати отримання нового КЕП чи в період трудових відносин старого підписанта) ключі цього запасного підписанта.
4. Замінити дати у дії КЕП підписанта. А саме слід повторно відправити «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису», але з датою (у повідомленні) ПН/РК, яку слід зареєструвати.
Який варіант підійде кожному, вирішувати вам.
