24.05.2021
Одразу скажемо, що прямої заборони на такі дії жодний нормативно-правовий акт не містить. Водночас деякі спеціалісти вважають, що так робити не можна.
Такого підходу, зокрема, дотримувався свого часу Мінфін (див. листи Мінфіну від 06.03.2013 р. № 31-07230-16-29/7168 та від 17.07.2013 р. № 31-07230-16-27/21432). У своїх листах він наголошував, що службове відрядження не має зв’язку з туристичною діяльністю і для відшкодування відрядженому працівникові витрат на туристичні послуги підстави відсутні.
Такий висновок Мінфін робив, опираючись на визначення «туристичні послуги», під якими розуміють послуги суб’єктів туристичної діяльності щодо розміщення, харчування, транспортного, інформаційно-рекламного обслуговування, а також послуги закладів культури, спорту, побуту, розваг тощо, спрямовані на задоволення потреб туристів.
Таке визначення зникло із законодавчого простору (а саме із Закону про туризм*) ще в далекому 2003-му році. А тому брати до уваги такі висновки Мінфіну, на наш погляд, не варто.
* Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95-ВР.
На сьогодні у Законі про туризм прямої вказівки про те, що в основу туризму покладено саме надання оздоровчих та розважальних послуг, не існує.
Туризмом цей Закон визнає тимчасовий виїзд особи з місця проживання в оздоровчих, пізнавальних, професійно-ділових чи інших цілях без здійснення оплачуваної діяльності в місці, куди особа від’їжджає (ст. 1 Закону про туризм). Опираючись на це визначення, на наш погляд, можна говорити, що
їхати у відрядження за туристичною путівкою можна
Оскільки в цьому випадку поїздка за туристичною путівкою буде відбуватися у професійно-ділових цілях.
Водночас деякі прискіпливі експерти вперто не хочуть помічати цього. Вони чіпляються за наявність у визначенні туризму згадки про заборону під час туристичної поїздки здійснювати оплачувану діяльність.
А тому наголошують, що здійснення оплачуваної діяльності до туристичної сфери не віднесено. Тож, нібито, організація туристичної поїздки, метою якою є відрядження, неможлива за участю суб’єктів туристичних послуг. Залучати турагентства слід тільки для організації відпочинку працівників. Відпочинок же працівників із відрядженням нічого спільного не має.
Інколи такі висновки підхоплюють і фіскали. Вони теж стверджують, що, відправляючи за путівкою від турагентства працівника у відрядження, відшкодовувати понесені ним витрати не можна. А якщо їх оплачує роботодавець, то такі витрати слід визнавати додатковим благом, яке надано працівнику.
Добре, що з цим підходом не погоджуються суди (див. постанову Окружного адмінсуду м. Києва від 06.08.2014 р. у справі № 826/6255/14 // reyestr.court.gov.ua/Review/40298162). Опираючись на визначення туризму, що наведено у ст. 1 Закону про туризм, суди підкреслюють, що одним із завдань туризму є здійснення поїздок з метою налагодження ділових (партнерських) відносин, виконання професійних обов’язків.
А тому немає нічого протизаконного у тому, щоб особа організовувала відрядження працівників через турагентства, а витрати на туристичні послуги за межами України відносила до господарських.
Отже, якщо ваш директор забажає їхати у відрядження через турагента, то заборонити йому це ніхто не може.
Шоб відправити працівника у відрядження за турпутівкою, потрібно, як і у випадку із відрядженням без сторонньої допомоги (організацією відрядження займається сам працівник чи відділ підприємства), правильно задокументувати здійснення такого відрядження.
Перш за все керівник підприємства має видати наказ про відрядження певного працівника за кордон (наприклад, для відвідування конференцій). У цьому наказі бажано вказати, що організацією відрядження буде займатися турагентство.
Крім того, щоб не було зайвих питань у перевіряючих, потрібно також прямо прописати у Положенні про службові відрядження, що діє на підприємстві, про можливість залучати до організації відрядження турагентства.
Після того як на руках буде наказ керівника про організацію відрядження через турагентство, а також буде складено кошторис витрат на відрядження, можна приступати до вибору турагента і виду путівки для відрядження.
Доволі часто у підприємства при направленні у відрядження працівника за кордон через турагентство виникає запитання: хто має придбати тур — сам працівник підприємства чи підприємство?
На наш погляд,
той факт, хто буде купувати путівку, а саме платити кошти після укладання договору про надання туристичних послуг (працівник чи саме підприємство), великого значення не має
Після вибору туру, за яким конкретний працівник буде вирушати у відрядження, з турагентством буде укладено договір про надання туристичних послуг, в якому буде чітко прописано, які послуги надаватимуться працівнику-туристу.
Головне, на наш погляд, не те, хто саме буде платити за тур, а сам факт наявності у працівника первинних документів на здійснення самого відрядження і виконання в ньому господарського завдання (проведення переговорів, участь у виставках чи конференціях тощо). А саме наявності оригіналів первинних документів, що підтверджують витрати на оплату наданих послуг (виконаних робіт), придбання товарів.
При цьому, якщо придбавати путівку буде не підприємство, а сам відряджений працівник, то:
— по-перше, він має вкластися у виділений бюджет;
— по-друге, після повернення з відрядження він має надати договір про надання турпослуг і документи, що підтверджували б здійснені витрати, зокрема оплату путівки, а також документи, що підтверджують фактичне використання путівки (проставлені відмітки в паспорті про перетин кордону, сертифікати на проживання в готелі, проїзні квитки тощо), для отримання компенсації.
Якщо оплачує турпутівку підприємство, то воно перед відправленням працівника у відрядження має видати йому путівку, а той після повернення з відрядження повинен просто надати документи, які підтверджують використання такої путівки.
Такими документами зазвичай є готельні рахунки, проїзні документи, документи на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків та розрахункові документи на оплату таких витрат тощо. Ці документи зазвичай потрібні для того, щоб підтвердити розмір понесених витрат працівником, який був у відрядженні.
Навіть для виплати добових також бажана наявність таких первинних документів. Але ці документи потрібні не для того, щоб підтвердити розмір добових, а як доказ самого факту службової поїздки.
Проте в нашому випадку до вартості туру, наданого турагентом, входить практично все — проїзд, проживання, харчування тощо. І тому в деяких випадках у працівника, який приїде з відрядження, що відбувалося за путівкою, може не бути на руках деяких документів. Зазвичай це стосується готельних рахунків чи документів на бронювання квитків або готелів.
Документи на проїзд і перевезення багажу звичайно у працівника залишаються. Без них здійснити посадку у літак чи потяг він не зможе.
У разі відсутності у працівника на руках первинних документів на здійснення певних витрат у відрядженні (наприклад, готельних рахунків, документів на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, розрахункових документів на оплату різних послуг тощо) податківці можуть бути проти того, щоб підприємство відшкодовувало такі витрати працівнику. А якщо відшкодовує, то такі витрати є доходом працівники і мають оподатковуватися ПДФО і ВЗ як додаткове благо.
Тому радимо всім, хто збирається відправляти своїх працівників у відрядження через турагентство, досконало пропрацювати із працівниками турагентства питання щодо забезпечення їх первинними документами на здійснені витрати, навіть якщо вартість цих витрат включається у вартість туристичної путівки. Як мінімум, ваучер на проживання, документи на проїзд (посадкові талони), в тому числі документи, що підтверджують витрати на бронювання квитків чи номерів в готелях, у працівника мають бути.
За наявності договору і таких документів, а також чека на оплату турпослуг, на наш погляд, проблем із підтвердженням витрат, понесених у відрядженні, не буде
Такі витрати просто мають відшкодовуватися працівнику і не включатися до доходу фізособи.
Водночас, навіть якщо працівник матиме на руках всі ці документи, не виключено, що фіскали можуть вважати, що відшкодовувати такі витрати працівнику не слід. Річ у тім, що оплата за ці послуги здійснюється не напряму працівником чи підприємством їх надавачу, а турагентству. А тому інколи фіскали вважають, що коли працівник не подав розрахункових документів, то такі витрати відшкодувати без визнання доходу у вигляді додаткового блага не вдасться.
Добре, що працівники Феміди не підтримують таку позицію фіскалів. Так, суди (див., наприклад, постанову П’ятого апеляційного адмінсуду від 16.02.2021 р. у справі № 420/796/20 // reyestr.court.gov.ua/Review/94903051) вважають, що для відшкодування витрат на відрядження при організації такого відрядження через турфірму головне — довести зв’язок таких витрат із госпдільністю і сам факт поїздки працівника у відрядження.
При цьому, на думку суду, щоб довести господарність здійснення відрядження через турагентство, слід мати:
1) наказ про організацію бронювання квитків для перельоту, номерів готелю та трансферту через турагентство для здійснення відрядження;
2) укладений із турагентством договір і розрахункові документи на проведення платежів за ним;
3) Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, наданий працівниками після повернення з відрядження, до якого додані копії перевізних документів, копія закордонного паспорта про перетин кордону, копію ваучера щодо бронювання та Звіт про результати відрядження з детальним описом здійснених дій під час відрядження.
Наявність таких документів підтвердить факт надання туристичних послуг, тобто тих послуг, які надає турагентство за договором про надання туристичних послуг. І дає право підприємству, якщо саме працівник придбавав путівку, відшкодувати йому витрати на відрядження без оподаткування таких сум ПДФО і ВЗ.
До відома! Якщо ж у відрядженні, організованому турагентством, працівники несли і інші витрати (наприклад, окремо оплачували квитки на переїзд до місця проведення конференцій тощо), то, щоб їх компенсували, на підприємство потрібно подати відповідні документи. Детально про компенсацію витрат на проїзд читайте у «Податки & бухоблік», 2019, № 48, с. 8 та 2020, № 92, с. 12.
За загальним правилом, відправляючи працівника у відрядження, роботодавець має виплатити працівникові, що відряджається, грошовий аванс. Про це сказано у ст. 121 КЗпП.
Такий аванс повинен покривати витрати працівника, що відряджається, на оплату проїзду, наймання житла, добові (харчування й інші особисті потреби фізособи, які не вимагають документального підтвердження), вартість обов’язкової страховки і віз, якщо вони передбачені.
Але коли працівника відправляють у відрядження за турпутівкою, то при придбанні такої путівки самим підприємством працівник не нестиме витрати на проїзд, харчування і проживання. Усе включено в умови надання турпослуги.
Тому виникає запитання: чи слід працівникові видавати аванс?
Так, робити це потрібно.
Направити працівника у відрядження без видачі авансу — означає порушити трудове законодавство
Це підтверджують і компетентні органи (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13).
Виявити таке порушення можуть інспектори праці в ході перевірки.
За невидачу авансу:
— роботодавцеві загрожує трудовий штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 6000 грн) відповідно до абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП;
— посадовим особам підприємства (ФОП) — у загальному випадку адмінштраф від 510 до 1700 грн (див. ч. 1 і 2 ст. 41 КпАП).
Водночас через те, що проживання, харчування і проїзд включено до вартості турпутівки, резонним буде урізати трішки розмір добових в залежності від того, включене харчування у турпутівку чи ні. Розмір такого урізання слід прописати у Положенні про відрядження.
При цьому дехто може запитати, а чи слід обкладати ПДФО і ВЗ вартість харчування, що оплачена при придбанні турпутівки. На наш погляд, робити цього не слід. Оскільки відповідно до абзацу другого п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ не вважається доходом фізособи сума відшкодованих відрядженій особі витрат на оплату вартості проживання в готелях (мотелях).