Теми статей
Обрати теми

Коли квиток не на балет, або Купуємо квиток у відрядження

Ольховик Ольга, податковий експерт
Квитки у відрядження куплені третьою особою (іншим співробітником або взагалі сторонньою людиною) та оплачені з її особистої платіжної картки. Чи можна компенсувати такі витрати? Якщо так, то які умови мають бути для цього дотримані? Зараз розповімо.

Вартість квитків сплачена третьою особою і за її рахунок. Тобто, по суті, витрати на проїзд у цьому випадку — чужі витрати, а не витрати працівника, що відряджається. І це підтверджено розрахунковим документом, в якому платником значиться саме ця третя особа. А ось із квитком усе гаразд. У ньому зазначено прізвище працівника. Та й послугою скористався (у відрядження поїхав) саме він. Так може вистачить одного квитка? А цей чужий розрахунковий документ можна взагалі не світити?

Розрахунковий документ — потрібен, але не завжди

Перелік документів, які працівник повинен надати з метою підтвердження витрат на відрядження (у тому числі й проїзних), госпрозрахункове підприємство встановлює самостійно в Положенні про відрядження. Але формуючи цей перелік, підприємства зазвичай орієнтуються на список документів з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, наявність яких забезпечує право не утримувати з відшкодованих сум ПДФО і ВЗ. Так от, у цій нормі ПКУ згадані не лише сам транспортний квиток і посадковий талон (останній потрібен, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на певному виді транспорту), але й документ про оплату вартості проїзду.

Тобто підприємство може відшкодувати працівникові його витрати на проїзд і без наявності усіх цих документів (якщо, наприклад, у Положенні про відрядження як підтверджуючий документ згадають тільки транспортний квиток), але при цьому воно зобов’язане утримати з відшкодованих сум ПДФО і ВЗ. Не стягувати ці податки можна тільки за наявності усіх трьох вищезгаданих документів (незалежно від того, що прописано у відрядному положенні).

Але тут важливо пам’ятати, що паперовий транспортний квиток — це 3 в 1. Він одночасно є і квитком, і посадковим талоном, і розрахунковим документом (ст. 2 Закону про РРО). Тому саме до паперового транспортного квитка додавати будь-які додаткові документи не треба. Тож у випадку

якщо з чужої картки оплачувався паперовий квиток, переживати із цього приводу взагалі не варто

На квитку джерело оплати не видно, а розрахунковий документ до авансового звіту у такому разі не знадобиться.

Щоправда, на авіатранспорті паперові квитки давно вже не використовують. А з паперовим квитком на автобус, придбаним у водія, можуть бути складнощі. У такому квитку тарифна вартість та (або) інші реквізити будуть заповнені від руки або взагалі не зазначені. І хоча Мінінфраструктури не бачить у цьому жодної проблеми (див. лист від 06.01.2017 р. № 62/25/10-17), податківці наполягають, що без розрахункової квитанції у такому разі не обійтися (див. листи ДФСУ від 10.05.2017 р. № 7601/5/99-99-14-05-01-16, від 01.12.2016 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15). Але це явно не наш випадок.

З електронними квитками справа йде от як. Тут усе залежить від виду транспорту, на який такий квиток отримувався. Податківці говорять (див. БЗ 102.18), що у випадку:

1) використання електронного авіаквитка — первинними документами, що підтверджують витрати на його придбання, є:

оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);

— роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

— оригінал відривної частини посадкового талона пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на рейс;

2) використання електронного квитка на потяг — первинними документами, що підтверджують витрати на його придбання, є роздрукований на паперовому носії посадковий документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема послуги з використання комплекту постільного приладдя, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги);

3) здійснення інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення — первинним документом, що підтверджує витрати на придбання електронного квитка, є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

Як бачите,

фіскали вимагають наявності документа про оплату тільки у разі придбання електронного авіаквитка

А ось до залізничного і автобусного електронного квитка додавати розрахунковий документ, на їх думку, не треба.

Щоправда, на наш погляд, це звільнення на 100 % обґрунтовано тільки відносно електронного квитка на потяг. Оскільки його роздрук — і розрахунковий документ (фіскальний чек), і договір на перевезення пасажира та/або багажу (див. п. 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137).

А ось відносно автобусного електронного квитка таких аргументів немає. Податківці у своїх висновках ґрунтуються на вимогах бюджетної Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, згідно з якою роздрукований проїзний документ на автобус дійсно є достатньою підставою для відшкодування працівникові, що відряджається, витрат на проїзд. Але ж цей проїзний документ не є розрахунковим документом. Тому з метою неоподаткування вартості проїзду на автобусі ПДФО і ВЗ документ про оплату слід-таки мати. Не хочете його додавати? Отримайте ІПК з висновком про те, що достатньо одного роздруку.

Підсумуємо: якщо з чужої картки оплачували залізничний квиток (не важливо, електронний чи паперовий) або паперовий квиток на автобус, документ про оплату до авансового звіту можна не додавати. У разі придбання електронного квитка на автобус краще, щоб розрахунковий документ все-таки був. Ну а якщо купували авіаквиток, то без документа, що підтверджує оплату його вартості, вам точно не обійтися. Але в нас у документі про оплату фігурує третя особа. Як тоді бути?

Якщо без документа про оплату не обійтися

З цієї ситуації можна вийти таким чином:

1. Якщо квиток купував працівник підприємства — перед відрядженням підприємство уповноважує такого працівника на виконання здійсненої дії (придбання квитка для певного співробітника). Тоді, придбаваючи такий квиток, працівник виконає доручення роботодавця із задоволення госппотреб підприємства, за результатом якого він повинен надати у бухгалтерію авансовий звіт. У такому разі документ про оплату транспортного квитка буде підкладений до звіту співробітника, який фактично його придбав. А в авансовому звіті працівника, що відряджається, ці витрати фігурувати не будуть.

2. Якщо квиток придбала стороння особа — між працівником і особою, що здійснила оплату, можна укласти договір доручення, за яким працівник доручає цій особі купити квиток. Щоправда, тут важливо не потрапити під заборону на передоручення із ст. 30 КЗпП. На наш погляд, передоручення не буде, якщо в кошторисі витрат на відрядження (виходячи з якого порахована сума виданого працівникові авансу) витрати на придбання квитка будуть відсутні. Не буде його й у разі, якщо аванс на відрядження не видавався зовсім. Адже тоді прямого доручення від роботодавця про придбання квитка працівник, що відряджається, не отримує.

Далі працівник компенсує особі понесені витрати. Саме документ про перерахування витрачених коштів цій особі (наприклад, виписка з карткового рахунку працівника) або розписка про передачу готівки і буде документом про оплату, що підтверджує витрати на проїзд працівника, який відряджається. За наявності такого документа, а також електронного авіаквитка, посадкового талона і розрахункового документа про оплату квитка від імені особи, на нашу думку, можна відшкодовувати працівникові проїзні витрати.

Проте не виключено, що податківці тут можуть фіскалити і вимагати оподаткувати цю суму ПДФО і ВЗ. Мовляв, сама наявність наказу про відрядження говорить про те, що працівникові доручається нести усі пов’язані з відрядженням витрати. Отже, тут мало місце передоручення. А це заборонена КЗпП операція. Тому безподатково відшкодовувати витрати за нею не можна.

Можливо, краще оформити доручення про придбання квитка безпосередньо від підприємства (тобто саме підприємство, а не працівник доручає третій особі купити квиток).

Після виконання цього доручення підприємство компенсує особі понесені витрати і видасть квиток працівникові. У цьому випадку витрати на придбання квитка в авансовому звіті працівника, що відряджається, будуть відсутні. І питання про ПДФО(ВЗ)-оподаткування їх вартості не постає. Не буде також приводу не враховувати ці витрати при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток.

А можна не відшкодовувати?

Право працівників, що відряджаються, на відшкодування витрат, понесених у зв’язку із службовими відрядженнями, гарантує ст. 121 КЗпП. У ній згадані у тому числі й витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження. Тобто

підприємство зобов’язане відшкодувати працівникові проїзні витрати, понесені у зв’язку з відрядженням

Водночас госпрозрахункові підприємства самостійно приймають рішення про те, які саме витрати компенсувати працівникові, а які ні, і описують усі компенсаційні нюанси в Положенні про відрядження. У цьому документі кожен роботодавець має право встановити додаткові обмеження, які можуть стосуватися сум і цілей використання коштів, виданих на відрядження, а також умови, за яких відбувається компенсація понесених витрат (наприклад, перелік необхідних підтверджуючих документів).

Але будьте уважні! Установлювати заборону на компенсацію усіх витрат, передбачених ст. 121 КЗпП, не можна. Наявність у наказі або в Положенні про відрядження заборони на відшкодування цих витрат розцінюється як порушення законодавства про працю. А це, у свою чергу, для посадових осіб підприємств обернеться штрафом у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі