Спізнюються документи від постачальників: бухдовідка — замість самоакта, Мінфін не проти

Нагадаємо. За бухобліковими правилами господарські операції мають бути відображені в обліку в тому звітному періоді, у якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік*). Проте для цього треба мати документальне підтвердження — первинний документ (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Але що якщо первинка від постачальників запізнюється і на момент закриття звітного періоду ще не надійшла? У такому разі п. 2.5 Положення № 88** дозволяє задокументувати здійснену госпоперацію самостійно — скласти на неї внутрішній документ (так званий самоакт). Для цього можливість документування операцій внутрішньою первинкою має бути передбачена правилами документообігу підприємства. Ну а надалі при отриманні первинки від постачальників за необхідності (якщо виникли розбіжності) поточним місяцем в обліку проводять відповідні коригування — додають витрати/доходи (п. 3.4 Положення № 88).

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Так от, у листі Мінфін звернув увагу на те, що таким внутрішнім самодокументом не обов’язково повинен бути самоакт. Ним може виявитися, наприклад, і звичайна бухгалтерська довідка. Звичайно, за умови, що вона відповідає всім критеріям первинного документа — тобто містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.3 Положення № 88 (у тому числі підпис особи, відповідальної за здійснення такої госпоперації).

Тому — як пояснив Мінфін — якщо правилами документообігу підприємства буде передбачено, що внутрішнім первинним документом для відображення госпоперації, за якою на момент закриття звітного періоду не надійшли первинні документи від постачальника, є бухгалтерська довідка, то для цілей бухобліку така бухгалтерська довідка може бути підставою для відображення відповідної операції в обліку без складання іншого внутрішнього первинного документа (самоакта). Тобто в такому разі вийде обійтися без самоакта — цілком достатньо бухдовідки (оскільки універсальна бухдовідка, по суті, і замінить самоакт і складання самоакта не знадобиться).

У зв’язку із цим Мінфін нагадав, що форма бухдовідки наведена в Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356. А для підприємств держсектора — затверджена наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755. Ну а ще Мінфін зазначив, мабуть, найпоширеніший випадок використання бухдовідки — при виправленні помилок.

Детальніше про запізнювання первинки можна прочитати в статті «Первинка відсутня або запізнилася: складаємо самоакт» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50, а про оформлення бухдовідки — у статті «Бухдовідка — документ на всі випадки» // «Податки & бухоблік», 2021, № 61.