27.03.2023
Попередні зауваження до статті:
— для визначеності говоритимемо про відрядження за кордон, потреба в якому виникла після 01.04.2023, тобто після набуття чинності новою редакцією відряджувального п. 170.9 ПКУ (про першоквітневі зміни до нього читайте в статті «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25);
— попри зміни в банківській нормативці, обумовлені Законом України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX, уживатимемо звичний для всіх термін «корпоративна платіжна картка» (скорочено — КПК). На суть викладу це аж ніяк не вплине.
По-перше, законність видачі авансу на закордонне відрядження госпрозрахунковими підприємствами не в іноземній, а в національній валюті, в тому числі перерахуванням його на КПК на сьогодні, здається, не заперечується ніким. Якщо ви й досі сумніваєтеся — аргументи в статті «Як видати аванс на закордонвідрядження, якщо немає валютного рахунку» // «Податки & бухоблік», 2019, № 56.
По-друге, для використання гривневої КПК за кордоном технічних перешкод теж немає. При розрахунках такою карткою операції просто конвертуються у валюту країни перебування. Варто лише перед виїздом у відрядження перевірити, чи не заблокована така можливість банком або самим підприємством.
По-третє, виданими під звіт кошти стають, тільки коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК. Тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.
По-четверте,
при використанні за кордоном гривневої КПК фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом
Адже в закордонвідрядженні працівник несе витрати саме у валюті, а рахунок, до якого випущено картку, — гривневий. Як цю особливість урахувати в бухгалтерському обліку підприємства?
Придбання валюти. При придбанні іноземної валюти завжди виникає різниця між офіційним курсом НБУ і ринковим курсом валюти, тобто тим курсом, за яким валюта придбана. Така різниця не є курсовою.
Коли ринковий курс валюти вищий за офіційний курс НБУ (зазвичай відбувається саме так), різницю списують до витрат (субрахунок 942 «Витрати на купівлю-продаж іноземної валюти»).
Якщо ж раптом станеться, що банк проконвертує валюту за ринковим курсом нижче офіційного, різниця буде включена до складу доходів (субрахунок 711 «Дохід від купівлі-продажу іноземної валюти»).
Вартість комісійних послуг банку за придбання іноземної валюти списують до складу адміністративних витрат, тобто на рахунок 92 (п. 18 НП(С)БО 16 «Витрати»).
Витрати на відрядження. Раз ми маємо справу з валютними операціями, то до них слід застосовувати правила обліку валютних операцій, установлені НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів», а саме:
— операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції (п. 5 НП(С)БО 21);
— у разі здійснення авансових платежів у іноземній валюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначається за сумою авансового платежу із застосуванням валютного курсу НБУ на дату сплати авансу (п. 6 НП(С)БО 21).
Таким чином, у разі перерахування авансу на гривневу КПК витрати на відрядження, понесені в іноземній валюті, визнають
на дату затвердження витрат на відрядження керівником *, проте за курсами НБУ, що діяли на дати авансування працівника, тобто дати, коли працівник знімав готівкову інвалюту в банкоматі або проводив розрахунки у валюті з використанням КПК
* Про особливості звітування після 01.04.2023 див. нижче.
Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки/здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а придбання валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший. У такому разі видачу працівникові авансу зазвичай відображають з використанням субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» (Дт 372 — Кт 333), а розбіжності, що виникли через різні курси НБУ на такі дати, закривають проводками: Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719.
Зауважте: за валютними правилами такі суми більше не перераховують (курсові різниці тут не виникають, оскільки заборгованість працівника — немонетарна стаття).
Згідно з новою редакцією п. 170.9 ПКУ
якщо підзвітна особа застосовувала, зокрема, КПК для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2023 року авансовий звіт не складається та не подається
Разом з тим витрати, здійснені підзвітною особою, має затвердити керівник підприємства. Якщо немає авансового звіту, зробити це доведеться якимось окремим документом, наприклад, наказом. Тож аби не множити зайві папери, рекомендуємо поки що не відмовлятися від подання авансового звіту в усіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження.
І ще одне. За новими правилами вартість витрат при безготівкових розрахунках з використанням КПК засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано КПК (п.п. 170.9.2 ПКУ). Причому
з 1 квітня подавати такі документи та повертати невикористані кошти в такій ситуації можна буде до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження
А тепер — умовний числовий приклад.
Приклад. Директор підприємства перебував у закордонному відрядженні з 03.04.2023 по 07.04.2023. За допомогою КПК, на яку попередньо було зараховано 50000 грн, він:
— придбав квитки на проїзд вартістю 7000 грн;
— зняв за кордоном у банкоматі готівкою $400 — добові з розрахунку 5 днів відрядження х $80 (розмір закордонних добових, установлений наказом по підприємству);
— оплатив вартість проживання в готелі — $500.
10.05.2023 директор подав документи на підтвердження витрат у відрядженні, які цього ж дня було затверджено в сумі 7000 грн і $900.
В обліку зазначені операції відобразяться так, як показано в таблиці (курси валют умовні).
Використання гривневої КПК у закордонному відрядженні
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, $/грн | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Перераховано кошти з поточного рахунку на рахунок, до якого випущено КПК | 313/1 | 311 | 50000 |
| 2 | Придбано підзвітною особою квитки на проїзд | 372 | 313/1 | 7000 |
| Використання КПК у відрядженні за кордоном (курс НБУ на 03.04.2023 — 36 грн/$) | ||||
| 3 | Знято з КПК готівкову валюту в банкоматі | 372 | 333 | $400 14400 |
| 4 | Оплачено за допомогою КПК вартість проживання в готелі | 372 | 333 | $500 18000 |
| 5 | Заблоковано банком кошти для придбання валюти | 313/2 | 313/1 | 36500 |
| Придбання валюти банком (курс НБУ на 04.04.2023 — 37 грн/$; комерційний курс — 40 грн/$) | ||||
| 6 | Списано кошти для придбання валюти ($900 х 40 грн/$) | 333 | 313/2 | $900 36000 |
| 7 | Відображено різницю між комерційним курсом і курсом НБУ на дату придбання валюти ($900 х (40 грн/$ - 37 грн/$)) | 942 | 333 | 2700 |
| 8 | Відображено різницю між курсом НБУ на дату придбання валюти і на дату використання КПК ($900 х (37 грн/$ - 36 грн/$)) | 949 | 333 | 900 |
| 9 | Відображено комісію банку за придбання валюти (сума умовна) | 92 | 313/2 | 360 |
| 10 | Розблоковано залишок коштів на рахунку | 313/1 | 313/2 | 140 |
| Затвердження авансового звіту (курс НБУ на 10.05.2023 — 38 грн/$) | ||||
| 11 | На підставі затвердженого авансового звіту і виписки банку витрати на відрядження включено до складу адміністративних витрат: | |||
| — вартість проїзду | 92 | 372 | 7000 | |
| — добові | 92 | 372 | $400* 14400 | |
| — вартість проживання | 93 | 372 | $500* 18000 | |
| * За курсом НБУ на дату видачі авансу — 36 грн/$. | ||||