Як видати аванс на закордонвідрядження, якщо немає валютного рахунку

Валюта на відрядження — тільки з рахунку

Операції з виплати/повернення коштів на закордонвідрядження відносять до операцій, здійснюваних за поточним рахунком суб’єкта господарювання¹ (СГ) (п.п. 16 п. 109 Положення № 5²). Проводити розрахунки із забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон СГ можуть і з використанням готівкової іноземної валюти, знятої для цих цілей з власних поточних рахунків (п. 42 Положення № 2³). А ось торгівля іноземною валютою в готівковій формі (валютно-обмінні операції) здійснюється тільки між уповноваженими установами (у тому числі банками) і фізичними особами (п. 13 Положення № 1⁴).

¹ До них відносять резидентів-юросіб, фізосіб-підприємців, представництва юросіб-нерезидентів.

² Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.

³ Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2.

⁴ Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 1.

Тобто, як і раніше,

Придбати валюту можна тільки через банк і тільки за наявності валютного рахунку, документально підтвердивши плановані витрати (п.п. 1 п. 56 Положення № 5).

За порушення валютних правил загрожує штраф у розмірі до 100 % суми операції, проведеної з порушенням валютного законодавства (ч. 4 ст. 14 Закону № 2473⁵). Він може бути застосований фіскалами протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через 3 роки з дня його вчинення (ч. 2 ст. 15 Закону № 2473).

⁵ Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.

Передбачена й адмінвідповідальність:

— за порушення порядку здійснення валютних операцій — у розмірі від 17000 до 51000 грн. (ст. 162¹ КпАП);

— за порушення порядку розрахунків при здійсненні операцій купівлі-продажу валюти — у розмірі від 51 до 102 грн. За повторне аналогічне порушення протягом року — від 102 до 255 грн. (ст. 155¹ КпАП).

Протокол про таке адмінпорушення складають податківці (п. 1 ст. 255 КпАП), а розглядає справу і накладає штраф суд (ст. 221 КпАП).

А можна без авансу?

Роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові, що відряджається, грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найму житла і добові витрати. Про це сказано в ст. 121 КЗпП. Тому направляти працівника у відрядження без видачі авансу — означає порушувати трудове законодавство. Підтвердження цьому знаходимо в листах Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13.

Виявити таке порушення можуть інспектори праці в ході перевірки. За невидачу авансу:

— роботодавцеві загрожує трудовий штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 4173 грн.) відповідно до абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП;

— посадовим особам підприємства (ФОП) — у загальному випадку адмінштраф від 510 до 1700 грн. (див. ч. 1 і 2 ст. 41 КпАП).

Що ж робити підприємству, якщо придбавати валюту без валютного рахунку йому не можна, а видати аванс необхідно?

Видаємо в гривні

Оскільки придбавати валюту без валютного рахунку підприємству не можна, а видати працівнику аванс необхідно, можна видати його в гривні.

Адже КЗпП не містить норм, які б зобов’язували видавати працівникові аванс саме в іноземній валюті. Немає жодних обмежень із цього приводу і в ПКУ (витрати на закордонвідрядження, проавансовані гривнею, відображають у податковому обліку в загальному порядку). Необхідність забезпечення працівників, що відряджаються за кордон, саме валютою (країни, в яку направлений працівник, або вільно конвертованою) на нормативному рівні закріплена тільки для бюджетників (див. п. 5 розд. III Інструкції № 59⁶, п. 5 постанови № 98⁷). Тож госпрозрахунківці вирішують це питання самостійно і прописують своє рішення в Положенні про відрядження.

⁶ Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

⁷ Постанова КМУ від 02.02.2011 р. № 98.

Аванс на закордонвідрядження можна видати:

— готівковими грошовими коштами або

— у безготівковій формі — шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку (КПК) або на особисту картку працівника.

Отримавши аванс готівкою у гривні, працівник має право конвертувати її у валюту будь-яким способом: в обміннику, покласти на свою особисту картку. У цьому випадку він діє не від імені підприємства, а від свого імені.

Якщо аванс виданий готівковою гривнею

У класичному варіанті (якщо аванс на закордонвідрядження виданий в іноземній валюті):

— проавансовані інвалютні витрати на закордонвідрядження перераховують за курсом на дату видачі авансу (оскільки саме на дату видачі авансу відбувається первісне визнання валютної операції — виникає валютна заборгованість працівника перед підприємством);

— інвалютні витрати понад суму авансу відображаємо за курсом на дату затвердження авансового звіту (адже така валютна сума уперше засвічується в обліку тільки на цю дату).

Але у вашому випадку аванс видається в гривні. Тому на дату перерахування авансу перераховувати просто нічого (немає валютної операції). Тільки на дату затвердження авансового звіту з’являться підстави відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати. Отже, і перерахувати їх треба за курсом НБУ на цю дату (детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 26).

В іншому відображення і оформлення валютних витрат на відрядження, проавансованих гривнею, нічим не відрізняється від аналогічних витрат, проавансованих іноземною валютою.

Приклад 1. Працівникові, направленому в закордонвідрядження (тривалість — 4 дні), виданий аванс в сумі 15000 грн. Закордондобові на підприємстві встановлені у розмірі 1500 грн./доба. Після повернення працівник надав авансовий звіт, згідно з яким документально підтверджені витрати на проїзд склали 250 €, витрати на проживання — 150 €. Курс НБУ на дату затвердження авансового звіту 30 грн./€.

Таблиця 1. Аванс готівковою гривнею і закордонвідрядження

Якщо аванс у гривні перерахований на особисту картку працівника

Точно так, як і при видачі авансу готівкою, кошти вважаються виданими під звіт з моменту їх перерахування на картку працівника: Дт 372 — Кт 311. Та й взагалі порядок відображення витрат на закордонвідрядження при перерахуванні гривневого авансу на особисту картку працівника буде повністю ідентичний викладеному в прикладі 1.

Якщо аванс перерахований на гривневу КПК

Ні зарахування коштів на КПК, ні видача КПК працівникові ще не означають видачу йому грошей (авансу) під звіт. Виданими під звіт кошти стають, тільки коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК, тобто при знятті працівником готівки у банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.

Саме на цю дату (дату використання КПК з можливістю конвертації) фактично відбудеться придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом. Тому в разі перерахування авансу на гривневу КПК витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового звіту, проте за курсами НБУ, що діяли на дати авансування працівника — дні зняття готівки у банкоматі або проведення працівником розрахунків із використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки/здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а придбання валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший.

Зауважте: за «валютними» правилами такі суми більше не перераховують (курсові різниці тут не виникають, оскільки заборгованість працівника — немонетарна стаття).

Приклад 2. Директор підприємства перебував у закордонвідрядженні з 20.05.2019 р. по 23.05.2019 р. На гривневу КПК 16.05.2019 р. перераховані грошові кошти в сумі 20000 грн.

21.05.2019 р. директор сплатив з КПК 5000 грн. за квитки на проїзд, а 22.05.2019 р. — $200 за проживання. Для оплати рахунку банком 22.05.2019 р. були придбані долари США за комерційним курсом 27,2 грн./$.

Після повернення з відрядження директор склав авансовий звіт, який був затверджений 24.05.2019 р. у сумі 5000 грн. (витрати на проїзд) + $200 (плата за проживання) + 8000 грн. (добові 2000 грн. х 4 дні).

Таблиця 2. Використання гривневої КПК у закордонвідрядженні

Якщо залишилася невитрачена валюта

Може статися так, що працівник за кордоном зняв із гривневої КПК валюту, але витратив її не повністю. Як бути з таким невитраченим валютним залишком?

Оскільки підприємство валютного рахунку не має, то можна прийняти від працівника валюту і залишити її в касі (до речі, в такому разі немонетарна заборгованість працівника трансформується в монетарну, тобто на дату погашення її треба буде перерахувати). Наприклад, до наступного відрядження чи до моменту, коли підприємство надумає відкрити валютний рахунок.

Якщо ж ви не хочете возитися з валютою, то залишок невикористаної суми працівник може повернути в гривнях до або разом із авансовим звітом (п.п. 170.9.2 ПКУ).

А щоб такої ситуації не виникло, ще до відрядження краще попросити працівника знімати інвалютну готівку (понад розмір добових) з обережністю — під конкретні витрати чи оплачувати їх у відрядженні за допомогою КПК.