23.12.2024
Вести облік робочого часу — прямий обов’язок роботодавця. Водночас якщо він не може організувати роботу працівників таким чином, щоб була дотримана щоденна чи щотижнева норма робочого часу, вихід є — впровадити підсумований облік робочого часу (див. ст. 61 КЗпП).
При підсумованому обліку робочого часу встановлена відповідно до законодавства щоденна або щотижнева норма робочого часу може не дотримуватися, проте загальна тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормальної кількості робочих годин. Це в ідеалі. Проте зазвичай у працівників є надурочні години.
На відміну від годин, відпрацьованих за графіком виходу на роботу (змінності), в вечірній чи нічний час, у вихідні дні тощо, кількість надурочних годин визначають та оплачують в кінці облікового періоду.
Обліковий період — це відрізок (період) часу, за який працівник повинен відпрацювати нормальну кількість робочих годин. Тривалість облікового періоду роботодавці визначають самостійно. Це може бути, наприклад, місяць, квартал, півріччя, рік.
Сам же порядок та умови застосування підсумованого обліку робочого часу наведені в Методичних рекомендаціях.., затверджених наказом Мінпраці від 19.04.2006 № 138 (далі — Методрекомендації № 138).
Загальна кількість надурочних годин за обліковий період дорівнює різниці між фактично відпрацьованим часом і нормою годин за цей період (абзац третій п. 12 Методрекомендацій № 138).
Фактично відпрацьований час (тобто кількість фактично відпрацьованих годин за обліковий період) визначаємо за табелем обліку робочого часу.
Тепер щодо норми годин. Тут важливо, чи був повністю відпрацьований обліковий період.
Обліковий період відпрацьований повністю. Якщо працівник відпрацював обліковий період повністю, то норма годин дорівнює календарній нормі робочого часу за обліковий період (див. приклад 1).
Зауважте, що
календарна норма робочого часу за обліковий період передбачає повне використання робочого часу працівником з підсумованим обліком робочого часу
Ви її розраховували за календарем:
— 5-денного робочого тижня з рівною тривалістю кожного робочого дня та скороченням напередодні святкових і неробочих днів на 1 годину та з вихідними днями в суботу і неділю,
або
— 6-денного робочого тижня і 7-годинного робочого дня (або відповідного скороченого робочого дня) зі скороченням напередодні вихідних днів робочого часу до 5 годин, а напередодні святкових і неробочих днів — на 1 годину.
Проте протягом усього 2024 року діяв воєнний стан. Тож ані святкових, ані неробочих днів не було (див. ч. 6 ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX, далі — Закон № 2136).
Приклад 1. На підприємстві встановлений квартальний обліковий період. Календарна норма робочого часу за 4 квартал 2024 року, розрахована за календарем 5-денного робочого тижня, — 528 годин (184жовтень + 168листопад + 176грудень). Працівник відпрацював 4 квартал повністю. Кількість фактично відпрацьованих годин згідно з табелем обліку робочого часу — 550 (184жовтень + 179листопад + 187грудень).
Оскільки обліковий період відпрацьований працівником повністю, то для підрахунку надурочних годин використовуємо календарну норму робочого часу за обліковий період — 528 годин.
Кількість надурочних годин за 4 квартал 2024 року становить:
550 - 528 = 22 (год).
Обліковий період відпрацьований не повністю. Працівник в обліковому періоді не працював у зв’язку з відпусткою, виконанням державних або громадських обов’язків, тимчасовою непрацездатністю тощо. В такому різі для підрахунку надурочних годин використовуємо не календарну, а розрахункову норму робочого часу (див. п. 12 Методрекомендацій № 138, лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 № 1139/0/101-18/28).
Зауважимо, що також розрахункова норма використовується в разі, коли працівника було прийнято на роботу не з початку облікового періоду, через що він не відпрацював такий обліковий період повністю.
Розрахункову норму знаходимо так: з календарної норми тривалості робочого часу, розрахованої за відповідним календарем 5- чи 6-денного робочого тижня, виключаємо час, коли працівник був відсутнім (див. приклад 2).
Все стане більш зрозумілим на прикладі.
Приклад 2. На підприємстві обліковий період дорівнює календарному місяцю. Календарна норма робочого часу на грудень 2024 року, розрахована за календарем 5-денного робочого тижня, — 176 годин. Графік роботи працівника — «два через два» (два дні працює — два відпочиває). У грудні працівник згідно з графіком повинен був відпрацювати 176 годин, але через хворобу (хворів з 23 по 28 грудня) фактично відпрацював 154 години, що й було зазначено у табелі (див. рис. 1).
| Відмітки про явки та неявки за числами місяця (години) | |||||||||||||||
| 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Х |
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
| 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | ||||||||
| Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | Р | ||||||||
| 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | ||||||||
| Р | Р | Р | Р | ТН | ТН | ТН | ТН | ТН | ТН | Р | Р | ||||
Рис. 1. Фрагмент табеля обліку робочого часу. Грудень 2024 року
У зв’язку з тим, що працівник в обліковому періоді — грудні був звільнений від виконання трудових обов’язків через хворобу, для підрахунку надурочних годин треба визначити розрахункову норму робочого часу.
І ось тут будьте уважними. Календарну норму робочого часу визначають за календарем 5- чи 6-денного робочого тижня. Відповідно й мінусувати невідпрацьований час від календарної норми треба за тим же календарем, за яким рахували таку норму.
За умовами прикладу календарна норма робочого часу була визначена за календарем 5-денного робочого тижня. Тож «накладаємо» саме на цей календар період непрацездатності працівника (з 23 по 28 грудня) (див. рис. 2).
| Грудень 2024 року | ||||||||||||||||
| Робочі дні за графіком 5-денного робочого тижня | Календарна норма | Розрахункова норма | ||||||||||||||
| Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | ||
| 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | ||
| 09 | 10 | 11 | 12 | 13 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | ||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | ||
| 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| 30 | 31 | 8 | 8 | 8 | 8 | |||||||||||
| Х | 176 годин | 136 годин | ||||||||||||||
Рис. 2. Календар, календарна та розрахункова норми на грудень 2024 року
За графіком 5-денного робочого тижня на період непрацездатності припали 5 робочих днів (з 23 по 28 грудня) по 8 годин кожний, усього 40 годин. Тож з урахуванням часу, не відпрацьованого працівником в обліковому періоді, розрахункова норма на обліковий період — грудень 2024 року дорівнює:
176 - 40 = 136 (год).
Кількість надурочних годин за обліковий період — грудень 2024 року становить:
154 - 136 = 18 (год).
Щодо обмеження кількості надурочних робіт. За мирних часів надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного працівника 4 годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік (ст. 65 КЗпП). Однак на період дії воєнного стану це обмеження скасоване (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136). Тобто кількість надурочних годин на рік для кожного працівника може перевищувати 120 годин. Проте роботодавець все одно повинен вести облік таких робіт за кожним працівником.
З підрахунком кількості надурочних годин визначилися. Переходимо до їх оплати.
Якщо обмеження щодо кількості надурочних годин протягом воєнного стану не діє, то щодо їх оплати змін не відбулося. Так, роботу в надурочний час оплачують за нормами ст. 106 КЗпП:
— при почасовій оплаті праці (установлено оклад, тарифну ставку (місячну чи годинну) — у подвійному розмірі годинної ставки;
— при відрядній системі оплати праці виплачують доплату в розмірі 100 % тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплату праці якого здійснюють за погодинною системою, за всі відпрацьовані надурочні години.
Важливо!
Компенсація надурочних робіт шляхом надання відгулу або додаткових годин відпочинку замість оплати надурочних не допускається
Найпростіше обчислити оплату надурочних у випадку встановлення працівникові годинної тарифної ставки. Для цього беремо її розмір на кінець облікового періоду, множимо на 2 й на кількість надурочних годин.
Якщо ж працівникові встановлено місячну тарифну ставку чи оклад, то для визначення годинної ставки слід врахувати ще й тривалість облікового періоду.
Обліковий період — місяць. У такому разі годинну ставку знаходимо, розділивши оклад/ місячну тарифну ставку на календарну норму тривалості робочого часу у тому місяці (обліковому періоді), за який визначаємо оплату надурочних годин (див. лист Мінсоцполітики від 17.02.2012 № 51/13/116-12).
Приклад 3. Обліковий період на підприємстві дорівнює календарному місяцю. Календарна норма робочого часу на обліковий період — грудень 2024 року, розрахована за календарем 5-денного робочого тижня, — 176 годин. Працівник з окладом 7500 грн відпрацював у грудні 11 годин надурочно.
Для оплати надурочних годин розрахуємо годинну ставку:
7500 : 176 = 42,61 (грн/год).
Сума оплати надурочних годин становить:
42,61 х 2 х 11 = 937,42 (грн).
Увага! Оклад (7500 грн) нижчий за мінзарплату, встановлену у грудні 2024 року (8000 грн). Але
в розрахунку оплати надурочних годин бере участь саме оклад (місячна тарифна ставка) працівника незалежно від його розміру, а не мінзарплата
Пам’ятайте також, що при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру доплата за роботу в надурочний час не враховується.
Обліковий період перевищує місяць. В цьому випадку для визначення годинної ставки для оплати надурочних годин керуємося таким алгоритмом (див. лист Мінсоцполітики від 04.03.2019 № 248/0/206-19).
Крок 1. Розраховуємо середньомісячне число годин за обліковий період. Для цього ділимо календарну норму робочого часу за обліковий період на кількість місяців в обліковому періоді.
Крок 2. Знаходимо годинну ставку. Для цього оклад (місячну тарифну ставку) працівника, установлений в останньому місяці облікового періоду, ділимо на середньомісячну кількість годин за обліковий період.
Приклад 4. На підприємстві обліковий період дорівнює півріччю. Календарна норма робочого часу за друге півріччя 2024 року, розрахована за календарем 5-денного робочого тижня, — 1056 годин (184липень + 176серпень + 168вересень + 184жовтень + 168листопад + 176грудень). Працівник відпрацював в обліковому періоді за графіком виходу на роботу 1082 год. Оклад працівника в останньому місяці облікового періоду (грудні) — 15000 грн.
Розрахуємо середньомісячне число годин за обліковий період — друге півріччя 2024 року. Для цього календарну норму, установлену на цей період, ділимо на 6 (кількість календарних місяців в обліковому періоді):
1056 : 6 = 176 (год/міс.).
Знаходимо годинну тарифну ставку:
15000 : 176 = 85,23 (грн/год).
Кількість надурочних годин за обліковий період становить:
1082 - 1056 = 26 (год).
Сума оплати надурочних годин за друге півріччя 2024 року дорівнює:
26 х 2 х 85,23 = 4431,96 (грн).