Лікарняні: ситуації з практики

Перш ніж перейти до нашого практикуму, радимо вам ознайомитися зі статтями:

— «Право на лікарняні» // «Податки & бухоблік», 2024, № 90, з якої ви дізнаєтесь, в яких випадках слід виплачувати лікарняні, а коли треба відмовити, та про встановлені розміри лікарняних;

— «Лікарняні: механізм розрахунку» // «Податки & бухоблік», 2024, № 98, в якій наведені формули для обчислення суми лікарняних, а також порядок визначення розрахункового періоду, днів та виплат, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати.

У розрахунковому періоді військова служба

Ситуація. Працівник був прийнятий на роботу у 2020 році. З 1 грудня 2023 року по 25 вересня 2024 року він перебував на військовій службі, під час якої підприємство добровільно зберігало за ним середній заробіток. У вересні 2024 року працівник: 26-го числа не працював (у табелі «І» — інші причини неявок), 27-го числа був увільнений від роботи у зв’язку зі взяттям на військовий облік у ТЦК, а з 30 вересня приступив до роботи (28 та 29 вересня — вихідні дні). З 10 по 17 грудня 2024 року (8 к. дн.) він хворів.

Страховий стаж працівника за останні 12 місяців більше 6 місяців, а загальний страховий стаж — 15 років. Як обчислити суму лікарняних?

Для початку визначимо розрахунковий період. Його складуть 12 календарних місяців, що передують місяцю початку хвороби згідно з первинним лікарняним листом. Це — грудень 2023 року — листопад 2024 року (366 к. дн.).

Із загальної кількості днів у розрахунковому періоді виключаємо дні, невідпрацьовані з поважних причин. Серед таких причин — період військової служби працівника. Причому в листі від 15.01.2024 № 1544-1895/К-03/8-2800/24

Не бажаєте сперечатися з пенсійниками? Тоді при розрахунку середньоденної зарплати не враховуємо як дні військової служби, що припали на розрахунковий період (300 к. дн.), так і суму добровільної військової середньої зарплати.

А ось день неявки з інших причин та день увільнення від роботи у зв’язку зі взяттям на військовий облік в ТЦК залишаємо в розрахунку.

Таким чином, загальна кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньої зарплати, становитиме:

366 - 300 = 66 (к. дн.).

Припустимо, що працівнику в розрахунковому періоді, окрім добровільної військової середньої зарплати, були нараховані: (1) середня зарплата за день взяття на військовий облік в ТЦК (27 вересня) в сумі 1000 грн та (2) зарплата за фактично відпрацьований час (з 30 вересня по 30 листопада) — 46071,43 грн. Тоді його середньоденна зарплата складе:

(1000 + 46071,43) : 66 = 713,20 (грн/к. дн.).

З урахуванням загального страхового стажу працівника денна виплата становить 100 % середньоденної зарплати (див. статтю «Право на лікарняні» // «Податки & бухоблік», 2024, № 90).

Загальна сума лікарняних за 8 календарних днів непрацездатності (оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця + допомога по тимчасовій непрацездатності коштом ПФУ) становитиме:

713,20 х 8 = 5705,60 (грн).

Якщо прийнятий не з 1-го календарного дня

Ситуація. Працівника прийнято на роботу з 3 червня 2024 року (перший робочий день згідно з графіком роботи підприємства і працівника). З 1 липня по 8 листопада він перебував у воєнній відпустці за свій рахунок (131 к. дн.). Далі, з 9 листопада приступив до роботи, а 5 грудня 2024 року захворів. Непрацездатність тривала 7 календарних днів.

Страховий стаж працівника за останні 12 місяців більше 6 місяців, а загальний страховий стаж — 6 років та 5 місяців. Як обчислити суму лікарняних?

Знову починаємо з розрахункового періоду. Працівник у трудових відносинах менше року. Тож розрахунковий період складе фактична кількість повних календарних місяців (з 1-го до 1-го числа) у трудових відносинах, що передують місяцю настання страхового випадку.

Щодо місяця прийняття на роботу. Перший робочий день працівника (3 червня 2024 року, понеділок) не є першим календарним днем цього місяця. Тож попри те, що червень відпрацьовано повністю, цей місяць не увійде до розрахункового періоду, адже

Таким чином, розрахунковий період для визначення суми середньоденної зарплати: липень — листопад 2024 року (153 к. дн.). У цьому періоді працівник не працював з поважних причин, а саме у зв’язку з відпусткою за свій рахунок, яка тривала з 1 липня по 8 листопада (131 к. дн.). Тож календарні дні, на які припали такі причини, виключаємо з загальної кількості днів у розрахунковому періоді, що візьмуть участь у розрахунку:

153 - 131 = 22 (к. дн.).

У результаті розрахунок лікарняних працівнику фактично будемо проводити виходячи з виплат, нарахованих у листопаді. Припустимо, сума зарплати, що була йому нарахована в цьому місяці та увійшла до бази нарахування ЄСВ, дорівнює 30000 грн.

Обчислимо суму середньоденної зарплати:

30000 : 22 = 1363,64 (грн/к. дн.).

З урахуванням загального страхового стажу працівника (6 років та 5 місяців), денна виплата становитиме 70 % середньоденної зарплати, а саме:

1363,64 х 70 : 100 = 954,55 (грн/к. дн.).

Загальна сума лікарняних дорівнює:

954,55 х 7 = 6681,85 (грн).

Внутрішній сумісник

Ситуація. Працівник є внутрішнім сумісником. За основним місцем роботи він працює на підприємстві з 10 липня 2023 року, а за внутрішнім сумісництвом — з 4 березня 2024 року. Працівник хворів з 2 по 10 грудня 2024 року. Комісія уповноважених осіб із соцстрахування призначила: (1) оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності коштом роботодавця (з 2 по 6 грудня) як за основним місцем роботи, так і за внутрішнім сумісництвом; (2) допомогу по тимчасовій непрацездатності з 6-го дня хвороби (з 7 по 10 грудня) за основним місцем роботи. Як визначити розрахунковий період для обчислення суми лікарняних?

Наразі оплату перших 5 днів непрацездатності здійснюємо за основним місцем роботи працівника та за місцем роботи за сумісництвом (див. п. 2 Порядку від 26.06.2015 № 440, лист Мінсоцполітики від 15.02.2023 № 494/0/290-23/54). А ось допомогу по тимчасовій непрацездатності призначаємо лише за одним місцем роботи (див. абзац другий ч. 1 ст. 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV). За замовчуванням — це основне місце роботи працівника.

Якщо на момент настання страхового випадку застрахована особа працює за сумісництвом та їй призначено оплату перших 5 днів непрацездатності за рахунок роботодавця, то обчислення середньої заробітної плати здійснюємо окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом.

Це прямо зазначено в п. 30 Порядку обчислення середньої заробітної плати.., затвердженому постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266).

У ситуації, що розглядаємо, розрахунковий період складуть:

— за основним місцем роботи працівника — грудень 2023 року — листопад 2024 року;

— за внутрішнім сумісництвом — квітень — листопад 2024 року.

Відпрацьовано менше одного календарного місяця

Ситуація. Працівник прийнятий на роботу з 7 листопада 2024 року, а 16 грудня йому було сформовано е-лікарняний. Страховий стаж працівника за останні 12 місяців більше 6 місяців, а загальний страховий стаж — 4 роки. Як обчислити лікарняні, якщо працівник хворів по 20 грудня включно (5 к. дн.)?

У працівника перед місяцем, на який припав початок хвороби, немає жодного повного календарного місяця (з 1-го до 1-го числа) у трудових відносинах з цим роботодавцем. В такому випадку розрахунковий період для обчислення суми лікарняних сформує фактичний час у трудових відносинах до початку хвороби, а саме період з 7 листопада по 15 грудня 2024 року (39 к. дн.).

Припустимо, що у листопаді працівнику нараховано зарплату за фактично відпрацьований час у сумі 34000 грн, а в грудні — 19090,91 грн. Крім того, у грудні працівнику нараховано разову матеріальну допомогу на лікування в сумі 5000 грн.

У розрахунку лікарняної середньоденної зарплати візьме участь лише заробітна плата за фактично відпрацьований час у розрахунковому періоді. А ось

Сума середньоденної зарплати становитиме:

(34000 + 19090,91) : 39 = 1361,31 (грн/к. дн.).

З урахуванням загального страхового стажу працівника (4 роки), денна виплата становить 60 % середньоденної зарплати, а саме:

1361,31 х 60 : 100 = 816,79 (грн/к. дн.).

Сума оплати перших 5 днів непрацездатності за рахунок роботодавця дорівнює:

816,79 х 5 = 4083,95 (грн).

Поважні причини з перервою

Ситуація. Працівник хворів з 9 по 16 грудня 2024 року. Розрахунковий період — грудень 2023 року — листопад 2024 року (366 к. дн.). У розрахунковому періоді працівник перебував на лікарняному з 1 по 16 лютого 2024 року (16 к. дн.) і з 19 по 29 лютого 2024 року (11 к. дн.). Чи потрібно виключати з розрахунку всі календарні дні лютого 2024 року (29 к. дн.), оскільки він не був відпрацьований повністю (17, 18 лютого — вихідні дні на підприємстві)?

Цікава ситуація. Дійсно, у лютому всі робочі дні не були відпрацьовані працівником через поважну причину — тимчасову непрацездатність. Проте період дії цієї поважної причини переривався вихідними днями — 17, 18 лютого (субота та неділя).

Наразі Порядок № 1266 не має норми, яка б дозволила прибрати з розрахунку місяць, який не був відпрацьований повністю через поважні причини. Із загальної кількості днів у розрахунковому періоді маємо можливість виключити лише календарні дні, на які припала дія поважних причин. На це звертає увагу ПФУ у листі від 12.12.2023 № 2800-030401-8/70580 (ср. ).

Таким чином,

Загальна кількість календарних днів, яка візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, в ситуації, що розглядалася:

366 - 16 - 11 = 339 (к. дн.).

Виплати за минулі / майбутні періоди

Ситуація. Працівниця перебувала на лікарняному з 10 по 14 грудня 2024 року (5 к. дн.). У розрахунковому періоді (грудень 2023 року — листопад 2024 року, 366 к. дн.) їй була нарахована основна зарплата за фактично відпрацьований час у сумі 248500 грн.

Крім того:

— у грудні 2023 року нараховано винагороду за підсумками роботи за 2023 рік — 60100 грн та відсторновано помилково нараховану в жовтні 2023 року доплату за суміщення професій у сумі 510 грн;

— у листопаді 2024 року нараховано відпускні за грудень 2024 року — 9850 грн.

Усі перелічені виплати увійшли до бази нарахування ЄСВ.

Страховий стаж працівниці за останні 12 місяців більше 6 місяців, а загальний страховий стаж — 25 років. Як обчислити суму лікарняних?

Коли діло доходить до виплат, що візьмуть участь у розрахунку лікарняних, без додатків Д1 до Податкового розрахунку не обійтися. Відкриваємо ці додатки за місяці розрахункового періоду (а може й Д1 за попередні місяці, якщо в них нараховано відпускні за місяці, що увійшли до розрахункового періоду). Також радимо сформувати на працівника ОК-7, щоб розуміти, як все те, що ви відображали в Д1, бачить ПФУ.

Річ у тім, що із роз’яснень, наведених ПФУ у листах від 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 та від 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 випливає, що у загальному випадку

Якщо звітність за місяці, що входять до розрахункового періоду, ще не подана, виплати відносимо до місяців з урахуванням їх майбутнього відображення у Д1 (лист ПФУ від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106).

Тепер щодо виплат, які були нараховані працівниці (див. вище).

Винагорода за підсумками роботи за 2023 рік та відсторнована сума помилково нарахованої доплати увійшли до бази нарахування ЄСВ за грудень 2023 року. Ці виплати в Д1 мали бути зазначені в загальній сумі зарплати за грудень 2023 року, на яку був нарахований ЄСВ. Тож вони візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати у складі грудневої зарплати.

Щодо відпускних за грудень 2024 року, які були нараховані роботодавцем у листопаді 2024 року. Їх суму зазначаємо в Д1 за листопад (місяць нарахування), проте окремо від інших виплат із зазначенням у гр. 10 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — «12.2024» — грудень 2024 року. Грудень 2024 року не входить до розрахункового періоду. Тож відпускні за грудень, що нараховані у листопаді 2024 року, не включаємо до розрахунку середньоденної зарплати.

Сума виплат, що візьмуть участь у розрахунку, становить:

248500 + 60100 - 510 = 308090 (грн).

Середньоденна зарплата працівниці дорівнює:

308090 : 366 = 841,78 (грн/к. дн.).

Страховий стаж працівниці більше 8 років, тому вона має право на 100 % середнього заробітку для оплати лікарняних. Отже, її денна виплата буде дорівнювати середньоденній.

Сума оплати 5 днів непрацездатності за рахунок роботодавця становить:

841,78 х 5 = 4208,90 (грн).

Дохід за межею

Ситуація. Працівник, якого було прийнято на роботу в кінці березня 2024 року, хворів з 10 по 17 грудня 2024 року (8 к. дн.). Розрахунковий період — квітень — листопад 2024 року (8 місяців, 244 к. дн.). Заробітна плата працівника в місяцях розрахункового періоду перевищувала максимальну базу нарахування ЄСВ. Тож ЄСВ сплачувався з максимальної бази (120000 грн).

Страховий стаж працівника за останні 12 місяців більше 6 місяців, а загальний страховий стаж — 4,5 роки. Як обчислити суму лікарняних?

До розрахунку середньоденної зарплати потрапляє нарахована в розрахунковому періоді зарплата, на яку нараховано ЄСВ. Тож фактична сума середньоденної зарплати для оплати періоду непрацездатності становитиме:

120000 х 8 : 244 = 3934,43 (грн/к. дн.).

У випадку нарахування працівникам трудових доходів, що наближаються до максимальної бази нарахування ЄСВ або дорівнюють / перевищують її, роботодавцеві слід враховувати загальні обмеження щодо суми лікарняних. Так, середньоденна зарплата працівника не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ в розрахунку на 1 календарний день (див. п. 4 Порядку № 1266).

Обчислимо обмежувач. Розділимо розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, установленої в останньому місяці розрахункового періоду, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44):

120000 : 30,44 = 3942,18 (грн/к. дн.).

Фактична середньоденна зарплата (3934,43 грн) нижча за обмежувач (3942,18 грн). Тож у розрахунку денної виплати та лікарняних використовуємо фактичну середньоденну зарплату.

Денна виплата з урахуванням загального страхового стажу працівника становить:

3934,43 х 60 : 100 = 2360,66 (грн/к. дн.).

Загальна сума лікарняних за 8 днів непрацездатності дорівнює:

2360,66 х 8 = 18885,28 (грн).

Тимчасова непрацездатність працівника тривала лише частину місяця. Тому лікарняні нараховуємо в сумі 18885,28 грн.

А ось якщо б працівник хворів повний місяць, то суму нарахованих лікарняних за місяць треба було б порівняти з розміром максимальної величини бази нарахування ЄСВ, що діяв в останньому місяці розрахункового періоду. І якщо фактична сума лікарняних за такий повний місяць буде вищою за максимальну базу, суму виплат за цей місяць доведеться обрізати до розміру максимальної бази, що діяв в останньому місяці розрахункового періоду.