У трудовому законодавстві не йдеться про написання працівником заяви про надання йому щорічної відпустки. Відповідно й офіційно затвердженої її форми не існує. Але на практиці, як правило, працівники висловлюють своє бажання отримати щорічну відпустку саме у відповідній заяві довільної форми.
Тому вважаємо, що працівник може в одній заяві висловити намір використати своє право на щорічну відпустку за попередній та поточний робочі роки. При цьому він вказує загальну тривалість щорічної відпустки. Наприклад, працівник зазначає у заяві: «Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 19 календарних днів з 28.07.2014 р.».
Типова форма наказу про надання відпустки, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, не передбачає одночасного відображення щорічних відпусток за попередній та поточний робочі роки. Однак якщо ви видаєте накази на базі такої форми у довільній формі, то прописати це цілком можливо! Головна умова: такий наказ містить посилання на робочі роки, за які ви надаєте щорічну відпустку працівнику.
Наприклад, у наказі зазначають: «Надати Гнатюк Марині Михайлівні щорічну основну відпустку загальною тривалістю 19 календарних днів, з яких: 5 календарних днів за робочий рік з 15.04.2013 р. по 14.04.2014 р. та 14 календарних днів за робочий рік з 15.04.2014 р. по 14.04.2015 р. Період надання щорічної основної відпустки з 28.07.2014 р. по 15.08.2014 р. (включно)».