27.04.2023
До Об’єднаного звіту лікарняний має пройти тернистий шлях у роботодавця. Коротко нагадаємо найважливіші етапи.
1. Беремо в роботу. Якщо на працівника надійшов лікарняний (е-лікарняний або паперовий), то роботодавець має визначитись: оплачувати його чи ні.
У загальному випадку право на страхові виплати виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення), зайняття підприємницькою та іншою діяльністю (ч. 1 ст. 12 Закону про соцстрахування*).
* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.
Якщо застрахована особа має право на допомогу по тимчасовій непрацездатності, то роботодавець бере у роботу е-лікарняний на 8-й день після закриття (статус «готовий до сплати»), а паперовий — із дня надання листка непрацездатності працівником роботодавцю. Е-лікарняний, сформований у зв’язку із вагітністю та пологами, іде в роботу із 8-го дня після його відкриття.
Зверніть увагу на лікарняний сумісника. Право на допомогу по тимчасовій непрацездатності у такого працівника виникає тільки за одним із місць роботи. Пріоритетним є основне місце роботи. Проте, де скористатися таким правом, сумісник може обрати самостійно.
2. Уповноважена особа виносить рішення. На цьому етапі в гру вступає уповноважена особа (уповноважені особи) і приймає рішення про надання/відмову в оплаті тимчасової непрацездатності.
Випадки, при яких маємо відмовити у наданні допомоги по тимчасовій непрацездатності, окреслені у ст. 16 Закону про соцстрахування. Серед них, зокрема, алкогольне чи наркотичне сп’яніння, навмисне завдання шкоди своєму здоров’ю, хвороба у відпустці без збереження зарплати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням тощо. Такі ж випадки повторюються у Порядку № 440*. Тобто перші 5 днів хвороби у ситуаціях, наведених у ст. 16 Закону про соцстрахування, також не оплачуються.
Також не надається допомога по тимчасовій непрацездатності та не оплачуються перші 5 днів роботодавцем у разі хвороби, яка настала і триває під час простою (без присутності працівника на робочому місці), під час призупинення дії трудового договору. До речі, про нюанси неоплати лікарняних під час простою ви можете прочитати у статті «Лікарняні під час простою: позиція Мінсоцполітики змінилася» // «Оплата праці», 2022, № 14. Також підтримують неоплату лікарняних у простої і фахівці ПФУ (див. лист ПФУ від 22.02.2023 № 2800-030401-8/9101).
3. Фіксуємо у табелі. А далі шлях лікарняного проходить через кадрову службу. Тут відбувається фіксація днів хвороби у табелі обліку робочого часу. Саме табель є одним із важливих факторів, на який маємо спиратися, заповнюючи Д1 Податкового розрахунку.
У центрі уваги цієї статті неоплачувані лікарняні. І якщо тимчасова непрацездатність неоплачувана, то, у загальному випадку, дні відсутності працівника у табелі обліку робочого часу позначаються кодом «НН», або «27» — неоплачувана непрацездатність (далі — «НН»). Проте зауважимо, що «НН» при неоплачуваному лікарняному не завжди маємо фіксувати у табелі. Коли неоплачувану хворобу не показуємо у табелі, читайте у статті «Неоплачуваний лікарняний: коли НЕ показуємо у Д1 Податкового розрахунку» цього випуску.
4. Розрахунково-звітні справи. На цьому етапі зазвичай проводиться розрахунок лікарняних, подається заявка-розрахунок до ПФУ, провадиться виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності після її фінансування ПФУ і подається звіт про виплату. А також формується Об’єднана звітність, в якій відображаються дні тимчасової непрацездатності та сума лікарняних.
Проте коли маємо справу з неоплачуваними лікарняними, то шлях від розрахунку до виплати лікарняний не проходить. Але у Д1 Податкового розрахунку, навіть без оплати, дні тимчасової непрацездатності треба показати. Проте не у всіх випадках.
Основним аргументом для відображення/невідображення днів неоплачуваної непрацездатності в Д1 буде табель обліку робочого часу.
При заповненні Д1 Податкового розрахунку беремо до уваги кадрові та бухгалтерські документи. Якщо лікарняний не оплачений, то орієнтиром для відображення їх у Д1 є, зокрема, правильно заповнений (!) табель обліку робочого часу.
Неоплачувані дні тимчасової непрацездатності, зазначені в табелі як дні неоплачуваної хвороби, наприклад, кодом «НН», чи «27», треба показувати в Д1. Це, зокрема, такі випадки:
— неоплачуваний лікарняний через сп’яніння;
— неоплачуваний лікарняний через порушення режиму;
— неоплачувані дні в МСЕК;
— неоплачувані дні догляду за дитиною за довідкою, наданою відповідно до ч. 3 ст. 15 Закону про соцстрахування.
Зверніть увагу, якщо лікарняний відкритий суміснику (початок страхового випадку припав на 01.01.2023 чи пізніше), то допомога по тимчасовій непрацездатності надається тільки за одним з місць роботи (або за основним, або за сумісництвом). У разі якщо допомога надана за основним місцем роботи, то за сумісництвом вона не надається*. Тоді за сумісництвом буде неоплачувана хвороба, дні якої мають бути відображені у табелі кодом «НН».
* Про оплату лікарняних сумісникам із 01.01.2023 ви можете прочитати у статті «Лікарняні сумісникам: інтрига 2023 року» // «Оплата праці», 2023, № 3.
Проте оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності здійснюється за основним місцем роботи та за сумісництвом (деталі — у статті «Сумісники та перші 5 днів лікарняного» // «Податки & бухоблік», 2023, № 18).
Отже,
якщо в табелі показуємо неоплачувану тимчасову непрацездатність (позначка «НН»), то кількість днів тимчасової непрацездатності показуємо в Д1
Тепер розглянемо, як показати неоплачувані дні лікарняного в Д1.
У Д1 неоплачувані лікарняні показуємо за загальними правилами, тільки без сумових значень:
— в окремому від зарплатного рядку;
— з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності;
— з відображенням у графі 08 спеціального лікарняного коду «29» (звичайний працівник), «36» (працівник з інвалідністю), у графі 10 — відповідний місяць та рік, на який припадають дні непрацездатності, а у графі 12 — кількість днів неоплачуваної хвороби;
— графи з сумовими показниками цього рядка залишаємо порожніми.
До речі, у статті «Алкогольне сп’яніння в е-лікарняному. Що показувати в Д1?» // «Оплата праці», 2022, № 1 ви знайдете детально описаний механізм відображення неоплачуваного лікарняного у зв’язку із алкогольним сп’янінням у Д1.
По-перше, інформація про тимчасову непрацездатність працівників із Д1 потрапляє в Реєстр застрахованих осіб. ПФУ відстежує увесь шлях е-лікарняного: від його формування в системі до оплати роботодавцем (відмови в оплаті).
По-друге, ПФУ контролює правильність нарахування лікарняних. І при наступній, уже оплачуваній, хворобі працівника перевірить правильність виключення з розрахункового періоду неоплачуваних днів попередньої хвороби (якщо вона потрапить у розрахунковий період), оскільки ця інформація є в Реєстрі застрахованих осіб. Ба більше, наразі у заяві-розрахунку при заповненні відомостей за листком непрацездатності автоматично розраховуються та відображаються суми допомоги. І в разі розбіжностей роботодавець має обґрунтувати розрахунок середнього заробітку.
Проте бувають випадки, коли дні неоплачуваного лікарняного не маємо відображати у Д1 Податкового розрахунку. Як таке може бути і чому це важливо, читайте у наступній статті.