Відрядження: виплачуємо добові + компенсуємо витрати

Виплачуємо добові

Що за виплата? Добові — це компенсація працівникові понесених ним витрат на харчування та інші власні потреби у зв’язку з відрядженням.

Порядок їх виплати бюджетникам регламентують Інструкція № 59* і постанова № 98**. Госпрозрахункові підприємства можуть у своєму Положенні про відрядження або продублювати норми Інструкції № 59, або розробити свій порядок виплати добових.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 № 59.

** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Тому сьогодні ми розглянемо порядок виплати добових, установлений саме Інструкцією № 59. Якщо ж у вашому Положенні про відрядження прописані інші правила, то керуйтеся ними.

І спершу нагадаємо про те, що добові виплачуються:

— до початку відрядження, але не раніше дати видання наказу про направлення у відрядження (лист Мінсоцполітики від 07.11.2013 № 998/13/155-13);

— у гривні (для поїздок у межах України), у іноземній валюті або гривні (для закордонних відряджень).

«Добова» норма. У Інструкції № 59 зазначено: добові виплачуються відрядженому працівнику в межах сум, затверджених постановою № 98.

Згідно з додатком 1 до цієї постанови

Разом з тим цей розмір може бути й іншим. Наприклад:

1) якщо працівник відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах і за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів;

2) якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми.

У такому разі добові встановлюються у розмірі:

— 80 % від суми добових для поїздок по Україні — при одноразовому харчуванні;

— 55 % — при дворазовому харчуванні;

— 35 % — при триразовому харчуванні.

Додатком 1 до постанови № 98 встановлено також розмір добових для відряджень за кордон (залежить від держави, до якої відряджається працівник).

Але розмір закордонних добових також може змінюватися. Так:

а) якщо відряджений за кордон працівник за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, яка приймає, або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми. Тоді добові встановлюються у відсотках сум добових, передбачених у додатку 1 до постанови № 98 (див. вище);

б) якщо сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, добовими. Тоді сторона, яка направляє працівника у відрядження, зменшує йому суму добових на суму додатково наданих коштів.

Крім того, визначаючи розмір добових для закордонних відряджень, слід враховувати вимоги п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59. Наведемо їх у таблиці нижче.

Визначаємо розмір добових для закордонних відряджень

Що стосується госпрозрахункових підприємств, які не керуються нормами Інструкції № 59, то для них обмеження в розмірі добових (як для відряджень по Україні, так і за кордон) не встановлені. Такі суб’єкти визначають мінімальний та максимальний розмір добових або у своєму Положенні про відрядження, або в наказі про направлення працівника у відрядження.

Але тут треба врахувати наступні нюанси.

Нюанс 1. Встановлюючи мінімальний розмір добових, краще орієнтуватися на «бюджетні» добові, які передбачені Інструкцію № 59 і постанову № 98.

Адже, на думку Мінсоцполітики, розмір добових не може бути нижчий за розмір, установлений для бюджетників (лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28).

Нюанс 2. Встановлюючи максимальний розмір добових, пам’ятайте, що:

1) добові повинні компенсувати працівнику витрати, які він несе у зв’язку із перебуванням поза місцем свого проживання, насамперед, витрати на харчування;

2) підпунктом «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлено граничний розмір добових, який не оподатковується ПДФО і ВЗ. Наведемо його в таблиці нижче.

Неоподатковуваний розмір добових у 2024 році

Звісно, підприємство може встановити розмір добових витрат для відряджень вище вказаної межі. Але тоді суму перевищення доведеться оподаткувати ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ (як суму надміру витрачених коштів на відрядження і не повернених у встановлені законодавством строки).

Нюанс 3. Розмір добових (але не менше мінімального) може бути встановлений залежно від:

— країни (населеного пункту), до якого відряджають працівника;

— періоду, на який припадає відрядження (курортний сезон чи ні), — якщо здійснюються поїздки до населених пунктів курортної зони;

— включення вартості харчування до готельного рахунку / проїзного документа або забезпечення працівника харчуванням за рахунок приймаючої сторони;

— часу вибуття-прибуття працівника з відрядження тощо.

А ось встановлювати добові залежно від посади працівника не можна.

За які дні виплачуються. Добові виплачують працівнику, що відряджається, за кожен календарний день перебування у службовій поїздці (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Тобто і за робочі, і за вихідні, і за святкові, і за неробочі дні, включаючи також час перебування працівника в дорозі (разом із вимушеними зупинками).

Зауважте, що при підрахунку днів відрядження:

— дні від’їзду-приїзду для виплати добових зараховуються як два окремі дні, навіть якщо в цей період працівник перебував на роботі (наприклад, поїхав тільки о 20:00 або приїхав о 3:00);

— при відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу (лист Мінфіну від 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231);

— якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне збігаються (є одним днем), добові виплачуються за один день (лист Мінфіну від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854).

У разі затримки працівника у відрядженні:

а) з не залежних від працівника причин, добові виплачуються за всі дні такої затримки. Але за умови, що керівник надав дозвіл на продовження відрядження на дні затримки та за наявності документів, що підтверджують її поважність;

б) через хворобу, добові виплачуються на загальних підставах протягом усього часу, поки працівник не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше 2 місяців. Зауважте, що така «неможливість» має бути засвідчена в установленому порядку (зокрема, листком непрацездатності).

Коли добові НЕ виплачуються. Добові не виплачуються / не відшкодовуються:

— за дні поїздки, на які не було оформлено наказ про відрядження;

— за час затримки працівника у відрядженні без поважних причин (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59);

— за час затримки у відрядженні на вихідні (святкові або неробочі) дні у випадку, коли дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Звичайно, роботодавець може виплатити за ці дні добові. Але тоді з таких сум доведеться сплатити ПДФО (з урахуванням натурального коефіцієнта) і ВЗ, оскільки вони будуть визнані додатковим благом працівника.

Крім того, оподаткувати добові ПДФО та ВЗ доведеться, якщо після повернення з відрядження працівник:

— не надасть Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, у встановлені строки;

— не підтвердить документально, що він перебував у службовій поїздці.

Нагадаємо: сума добових (як і фактична кількість днів перебування у відрядженні) визначається згідно з наказом про відрядження та за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (п.п. 170.9.1 ПКУ, п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59).

Такими документальними доказами є відмітки прикордонних служб (для закордонних поїздок), проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.

Якщо таких документів немає, то, на наш погляд, для підтвердження перебування працівника у відрядженні можна використати довідку з підприємства, куди відряджався працівник (у довільній формі) або службову записку працівника у довільній форм про виконання службового доручення у відрядженні, яку погоджено його безпосереднім керівником, або будь-який інший документ (зокрема, давно забуте Посвідчення про відрядження).

Компенсуємо витрати

Які витрати відшкодовують. Згідно зі ст. 121 КЗпП працівник, який направлений у відрядження, має право на відшкодування витрат.

Однак у вказаній нормі мова йде лише про компенсацію відрядженому працівнику:

— вартості проїзду до місця призначення і назад;

— витрат по найму жилого приміщення.

Тоді як п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ містить більший перелік витрат, які роботодавець може компенсувати відрядженому працівнику (без оподаткування таких сум ПДФО та ВЗ). Серед них — витрати:

— на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

— на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), найм інших жилих приміщень;

— на оплату телефонних розмов;

— на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;

— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Госпрозрахункові підприємства, які не керуються нормами Інструкції № 59, можуть:

— або користуватися таким переліком витрат;

— або визначити свій перелік витрат, що відшкодовуються відрядженому працівнику, у своєму Положенні про відрядження. Але тоді слід бути уважним. Адже не всі з цих витрат будуть відшкодовуватися без оподаткування ПДФО та ВЗ.

Бюджетники та комерційники, що орієнтуються на Інструкцію № 59, мають користуватися переліком витрат, що відшкодовуються відрядженому працівнику, наведеним у Інструкції № 59 та постанові № 98.

Умова для відшкодування. Попереджаємо: витрати на відрядження відшкодовуються працівнику лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

Нагадаємо, що п.п. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів відносить:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки) — для підтвердження вартості проїзду;

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи — для підтвердження витрат на проживання;

— страхові поліси — у разі страхування на період відрядження;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Крім того, у п.п. 170.9.2 ПКУ зазначено: якщо під час відрядження працівник застосовував особисті чи корпоративні платіжні інструменти (їх реквізити), то вартість таких витрат засвідчується випискою та/або відомостями з рахунку. А отже, працівник має надати такий документ роботодавцю.

Проте користуватися цим переліком можуть лише госпрозрахункові підприємства, які не керуються нормами Інструкції № 59.

А от бюджетникам та «іншим» комерційникам слід діяти відповідно до вимог Інструкції № 59 та постанови № 98. А отже, їм слід звернути увагу на два моменти.

Момент 1. Перелік підтвердних документів, передбачений Інструкцією № 59, є ширшим за той, що міститься у п.п. 170.9.1 ПКУ.

Так, наприклад, у разі використання електронного авіаквитка відряджений працівник бюджетної установи має надати:

— розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера);

— роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

— відривну частину посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Момент 2. Інструкція № 59 містить особливий порядок відшкодування витрат у певних випадках.

Так, наприклад, п. 7 розд. І Інструкції № 59 передбачено, що витрати на проїзд відшкодовуються навіть тоді, коли дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника до місця постійної роботи згідно з наказом про відрядження. У той час як добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати працівнику за такі дні затримки не відшкодовуються.

Тому будьте дуже уважні.

Детальніше про перелік витрат, що відшкодовується відрядженому працівнику, та їх документальне підтвердження читайте у статті «Відшкодовуємо витрати на відрядження (ч. 2)» // «Податки & бухоблік», 2021, № 64.

Надати підтвердні документи працівник може як у паперовій, так і в електронній формі. Якщо електронний документ буде пред’явлений у формі відображення на папері, то він має бути складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Тільки тоді він вважатиметься підтвердним документом.

Подають підтвердні документи або разом із Звітом про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, або окремо від нього (у випадках, коли подання Звіту не вимагається).

Про строки подання Звіту читайте у статті «Відрядження: надаємо документи після повернення» // «Оплата праці», 2024, № 4.

Розмір відшкодування. Зверніть увагу, що Інструкцією № 59 обмежено розмір витрат, які відшкодовуються відрядженому працівнику за наявності підтвердних документів. Так, наприклад:

— витрати на найм житлового приміщення (за кожну добу проживання працівника у такому приміщенні) відшкодовуються в межах граничних сум, затверджених постановою № 98 (див. додаток 1 до цієї постанови). Наприклад, гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу для України становить 900 гривень, для Польщі — 120 доларів США, для Молдови — 95 доларів США.

Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, відшкодовуються лише з дозволу керівника згідно з підтвердними документами;

— витрати на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), — у розмірі не більш як 10 % сум добових за всі дні проживання;

— витрати на службові телефонні розмови — в розмірах за погодженням з керівником установи;

— витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад — у розмірі вартості проїзду певним видом транспорту з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті;

— витрати на пально-мастильні матеріали (у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі) — з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства, тощо.

Тому бюджетники та госпрозрахункові підприємства, які складали Положення про відрядження відповідно до вимог Інструкції № 59, мають врахувати це при відшкодуванні витрат на відрядження своїм працівникам.

Строки для відшкодування. У п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59 зазначено: якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то їх слід виплатити (перерахувати) до закінчення 3-го банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

Тому бюджетники та комерційники, які складали Положення про відрядження на підставі Інструкції № 59, при відшкодуванні витрат на відрядження мають орієнтуватися саме на цей строк.

Для госпрозрахункових підприємств, які не керуються Інструкцією № 59, строк для відшкодування працівнику витрат на відрядження законодавством не встановлено. Вони мають прописати такий строк у Положенні про відрядження або у наказі про відрядження.

Строк відшкодування коштів на відрядження у вказаних документах не встановлено й роботодавець не поспішає з їх виплатою? У такому разі працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору до суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права (ч. 1 ст. 233 КЗпП).

Докладніше, як це зробити, — у статті «Розрахунки з робітниками щодо підзвітної кредиторки» // «Податки & бухоблік», 2023, № 45.

Коли відшкодування не буде. Витрати на відрядження не відшкодовуються:

— якщо вони не підтверджені документально;

— за час затримки у відрядженні без поважних причин;

— якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи).

Якщо роботодавець все ж таки вирішить відшкодувати відрядженому працівнику такі витрати, то він має включити їх у дохід працівника. Відповідно утримати із таких сум ПДФО та ВЗ.