Кредиторська заборгованість за авансовими звітами перед працівниками могла виникнути після того, як:
— працівник повернувся з відрядження і там витратив коштів більше, ніж було йому видано авансом, або коли йому взагалі не встигли видати коштів на відрядження;
— працівник виконав окрему цивільно-правову дію за дорученням підприємства. Наприклад, придбав для підприємства певний товар, роботу чи послугу за свої кошти.
Здійснені витрати працівник підтвердив документально (надав документи, що підтверджують витрати у обсязі, більшому ніж було видано), а також, можливо, подав авансовий звіт*. Витрати були затверджені керівником.
* З 01.04.2023 авансовий звіт став обов’язковий тільки у двох випадках (наявний оподатковуваний дохід та використання готівки понад суму добових). Деталі у «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.