Розрахунки з робітниками щодо підзвітної кредиторки

Види заборгованості

Кредиторська заборгованість за авансовими звітами перед працівниками могла виникнути після того, як:

— працівник повернувся з відрядження і там витратив коштів більше, ніж було йому видано авансом, або коли йому взагалі не встигли видати коштів на відрядження;

— працівник виконав окрему цивільно-правову дію за дорученням підприємства. Наприклад, придбав для підприємства певний товар, роботу чи послугу за свої кошти.

Здійснені витрати працівник підтвердив документально (надав документи, що підтверджують витрати у обсязі, більшому ніж було видано), а також, можливо, подав авансовий звіт*. Витрати були затверджені керівником.

* З 01.04.2023 авансовий звіт став обов’язковий тільки у двох випадках (наявний оподатковуваний дохід та використання готівки понад суму добових). Деталі у «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Про те, що на сьогодні придбання працівником за свої кошти товарів можна проводити без наслідків, читайте у «Підзвіт за свої: згадаємо все» // «Податки & бухоблік», 2021, № 29.

Якщо підприємство, що ліквідується, — добросовісне, то воно має погасити перед працівниками вищезгадані види кредиторської заборгованості. Коли це слід зробити, читайте далі.

Строк погашення заборгованості

Придбання товару за свої. Строк погашення заборгованості, що виникла у підприємства перед працівником у випадку витрати ним своїх коштів при виконанні господарського завдання, законодавчо не встановлений. Про такий строк немає жодного слова ні в ПКУ, ні в інших нормативно-правових актах.

Податківці, у свою чергу, теж відхрещуються від визначення такого строку. Вони заявляють, що це питання не належить до компетенції контролюючих органів (БЗ 109.14, втратила чинність з 01.04.2023).

Хоча водночас, на думку фіскалів,

Тож якщо дотримуватися цієї позиції, то регулювати питання повернення таких коштів слід через норми ЦКУ.

Разом з тим Мінфін наполягає на тому, що придбання працівником товарів/послуг здійснюється в рамках трудових відносин (див. Узагальнюючу податкову консультацію від 26.04.2019 № 181).

А що ж суди? Зауважимо, що раніше суди, як і Мінфін, схилялися до трудової природи таких відносин. Так, наприклад, ВСУ в ухвалі від 06.04.2011 у справі № 6-17467св08, Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ в ухвалі від 08.04.2015 у справі № 6-46180св14 доходили висновку, що правовідносини між підприємством і працівником у разі, коли для придбання товарів (робіт, послуг) працівникові видаються готівкові грошові кошти під звіт і коли працівник придбав товари (роботи, послуги) для виробничих (господарських) потреб підприємства за рахунок власних коштів, мають характер трудових.

Але на сьогодні їх позиція змінилася. На думку ВСУ, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, і інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівником підприємства для вирішення господарських питань, належать до цивільно-правових відносин між суб’єктом господарювання та працівником (див. постанови ВС від 17.07.2019 у справі 478/1812/15-ц, від 18.01.2022 у справі № 381/1375/20).

Враховуючи таку позицію суду, сподіватися на трудову природу придбання товарів працівником за свої не варто. А отже, в цьому випадку, щоб отримати працівникові кошти при ліквідації, слід іти за цивільно-правовими правилами.

За правилами цивільного законодавства, працівник може звернуться з письмовою вимогою виплатити йому належні суми з дня підтвердження здійснених витрат (затвердження звіту). Після отримання від працівника вимоги в роботодавця є 7 днів, щоб його виконати (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). При цьому з 8-го дня можна починати відлічувати строк позовної давності (ч. 5 ст. 261 ЦКУ). Тобто поки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою про відшкодування йому витрачених коштів, перебіг позовної давності за такою заборгованістю не почнеться.

Що стосується строку позовної давності, то в загальному випадку він становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ). Водночас на час дії карантину та ВС відлік строків позовної давності призупинено (див. «Воєнна призупинка строків позовної давності» // «Податки & бухоблік», 2023, № 29). Але затягувати із повідомленням про наявність боргу у підприємства, що ліквідується, перед працівником за придбані товари за свої не слід. Адже потрібно не тільки заявити наявність боргу, а й подати своєчасно вимогу про погашення такого боргу у порядку процедури ліквідації. Якщо своєчасно не подати таку вимогу, про погашення боргу можна забути. Деталі у «Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як це відбувається під час ліквідації юрособи?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 45.

Кредиторське відрядження. Для госпрозрахункових підприємств строк погашення заборгованості перед працівником, що перебував у відрядженні, не встановлено.

Разом з тим в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59, зазначено: якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

Тож якщо Положення про відрядження, що діє на підприємстві, писалося на підставі зазначеної Інструкції, то є велика ймовірність, що в цьому Положенні вказаний такий же строк для розрахунків із працівниками.

Зверніть увагу, що на відміну від придбання товарів працівником за свої, заборгованість за витратами на відрядження вписується в межі трудових відносин. Підтвердження цьому знаходимо у ст. 121 КЗпП. Вона вимагає від роботодавця компенсувати витрати працівника, пов’язані з відрядженням.

При цьому ч. 1 ст. 233 КЗпП дає працівнику на звернення із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до суду 3 місяці з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права.

Яка дата буде датою відліку тримісячного строку? Це цікаве запитання. Так, Київський апеляційний суд у постанові від 13.06.2019 у справі № 376/393/18 зазначив, що аналіз ст. 233 КЗпП у частині застосування термінів «дізнався або повинен був дізнатися» дає підстави для висновку про презумпцію можливості та обов’язку особи знати про стан своїх майнових прав. Тобто якщо діло дійде до суду і виникнуть питання щодо того, чи не пропущено строк, установлений ч. 1 ст. 233 КЗпП, то працівник повинен довести той факт, що він не міг дізнатися про порушення свого права, а роботодавець, навпаки, мусить довести, що інформацію можна було отримати раніше.

У випадку, коли встановлено строк для погашення заборгованості перед працівником, можна говорити, що відлік тримісячного строку повинен вестися саме з цієї дати.

А як бути, якщо строк не встановлено? Аналізуючи судову практику, можна дійти висновку, що оскільки строк не встановлено, то підприємство зобов’язане погасити заборгованість перед працівником негайно (тобто в день затвердження витрат на відрядження). Далі ж суди повинні з’ясувати, коли працівник дізнався або повинен дізнатися, що його права порушені (див. постанову ВС від 27.10.2020 у справі № 910/24323/16).

Якщо дату встановити достеменно неможливо, суди «прив’язуються» до дати звільнення працівника, як дати, коли працівник дізнався, що його права порушені, оскільки при проведенні остаточного розрахунку не отримав відшкодування сум, витрачених під час перебування у відрядженні (див. постанову Першого апеляційного адміністративного суду від 16.04.2019 у справі № 805/4085/18-а). Нагадаємо, що про суми, нараховані та виплачені працівникові при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати (основна та додаткова заробітна плата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, у тому числі при звільненні) роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (ст. 116 КЗпП).

Таким чином, за наявності заборгованості перед працівником рекомендуємо погасити її в день звільнення працівника (ст. 116 КЗпП). Якщо цього не зробити, звільнений працівник може вимагати виплатити його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП).

Також майте на увазі: недотримання норм ч. 1 ст. 121 КЗпП розцінюється як порушення трудового законодавства.

Тому працівник, трудові права якого порушені, може звернутися за їх захистом не тільки до суду, а й до Держпраці.

Коли немає коштів

Водночас бувають випадки, коли підприємство, що ліквідується, неплатоспроможне. Тоді у підприємства виникає запитання, як бути в цьому випадку з підзвітною кредиторкою?

Тут усе залежатиме від того, виникла така кредиторка у сфері трудових відносин чи цивільно-правових.

Трудова кредиторка. Якщо мова йде про підзвітну кредиторку, що виникла у сфері трудових відносин (через витрачання власних коштів працівника при здійсненні відрядження, або коли у трудовому договорі є умова про обов’язкову компенсацію витрат за придбання працівником за свої кошти товарів), то таку кредиторку мають повернути працівнику все одно при звільненні. Тобто такі кошти мають бути виплачені працівнику, якого звільняють через ліквідацію, у строки для виплати зарплати за фактично відпрацьований час, компенсації за невикористану відпустку та вихідної допомоги. Детально про звільнення працівників при ліквідації читайте у «Звільняємо працівників у зв’язку з ліквідацією юрособи» // «Податки & бухоблік», 2023, № 45 (ср. ).

При цьому оскільки підзвітна кредиторка прирівняна до зарплати працівника, заробітна плата при ліквідації виплачується в першу чергу, то кошти на погашення підзвітної кредиторки зазвичай знаходяться. Можливо, через відсутність коштів на дату звільнення працівника виплату доведеться трішки почекати. Наприклад, до дати реалізації майна підприємства, що ліквідується.

Хоча у випадку, коли у підприємства, що ліквідується, не вистачить коштів, а також майна на виплату навіть зарплати, а отже, і підзвітної кредиторки, то, на жаль, про отримання такої кредиторки доведеться забути.

Цивільна кредиторка. Якщо мова йде про кредиторський підзвіт, що виник у площині цивільно-правових відносин (тобто строк виплати компенсації не прописаний у колективному або трудовому договорі), то таку заборгованість при ліквідації працівник може отримати за правилами розрахунку підприємства, що ліквідується, із своїми кредиторами. Детально про отримання цивільно-правових виплат працівникам при ліквідації підприємства читайте у «Розрахунки з дебіторами та кредиторами: як це відбувається під час ліквідації юрособи?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 45.

Якщо коротко, то фізособа-кредитор має заявити вимогу про погашення заборгованості. Щоб не було проблем, заявити таку вимогу слід у строк, установлений ліквідаційною комісією. Якщо це зробити після вказаного строку, то фізособа буде стояти у черзі після кредиторів, які свої вимоги заявили вчасно.

А далі все залежатиме від того, чи вистачить у підприємства коштів та майна, щоб погасити заявлені вимоги.