28.11.2024
COVID-пандемія, повномасштабна війна… Все це змусило багатьох офісних працівників перейти на дистанційну роботу.
Законодавче підґрунтя для цього дає ст. 602 КЗпП. Тут прописані головні особливості дистанційної роботи. Детально про це також читайте у статті «Робота дистанційників» // «Податки & бухоблік», 2024, № 63.
Однією з ключових особливостей такої форми роботи є те, що працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому (ч. 4 ст. 602 КЗпП).
Також передбачено наступне. Трудовим договором визначають, зокрема (ч. 7 ст. 602 КЗпП):
— порядок і строки забезпечення працівників необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами;
— розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів, порядок відшкодування інших пов’язаних з виконанням дистанційної роботи витрат.
Крім цього, маємо норми ст. 125 КЗпП. Ними установлено, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються роботодавцем за погодженням з працівником.
Отже, можна зробити висновок:
роботодавець має компенсувати працівникові його витрати, хоча чіткого переліку таких витрат не встановлено
Тож це можуть бути витрати на придбання, використання, обслуговування, ремонт, оренду:
— обладнання (наприклад, комп’ютера*, принтера тощо);
— програмно-технічного забезпечення (спеціальних програм та застосунків, доступу до платних сайтів та ресурсів, необхідних для роботи);
— засобів захисту інформації (наприклад, платних антивірусних програм);
— інших необхідних засобів.
* Як використовувати ноутбук працівника у діяльності роботодавця? Про це читайте у статті «Оренда рухомого майна у працівника: оподаткування, місце сплати ПДФО та ознака в 4ДФ» // «Оплата праці», 2024, № 20.
А також можна самостійно визначити перелік інших втрат, які працівник несе у зв’язку із дистанційною роботою і вони підлягають відшкодуванню. Це можуть бути комунальні послуги (наприклад, електроенергія) та послуги інтернет-провайдера.
Припустимо, роботодавець і працівник дійшли згоди: буде компенсація за світло та інтернет. Як визначити суму? Це все також віддається на розсуд сторін. Жодних нормативів не установлено. Це може бути фіксована сума на певний період (100, 200, 300 грн або інша сума на місяць, квартал, рік). Або ж, наприклад, певний відсоток від сплачених працівником послуг за квитанціями постачальників послуг. Все це теж варто задокументувати.
Отже, норми КЗпП передбачають, що питання забезпечення працівника усім необхідним для дистанційної роботи, а також компенсації йому витрат сторони можуть врегулювати та зафіксувати у трудовому договорі та іншому внутрішньому документі.
Якщо таке документальне узгодження відсутнє, то забезпечення покладається на роботодавця. При цьому вважаємо,
якщо все ж таки передбачено, що працівник використовує власне обладнання та/або засоби для дистанційної роботи, то має бути прописана і компенсація за їх використання
Тож далі йдемо до того самого важливого документа — трудового договору.
Трудовий договір. Приписом п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗпП передбачено, що трудовий договір про дистанційну роботу обов’язково укладається у письмовій формі.
Ба більше, для дистанційників маємо типову форму трудового договору. Вона затверджена наказом № 913-21*. А також наведена у випуску № 1 журналу «Кадровику».
Так от, розділом VI цього договору передбачене місце, де варто задокументувати розмір, порядок та строки виплати компенсації працівнику його витрат, пов’язаних із роботою дистанційно.
Приклад заповнення розділу IV Договору про дистанційну роботу
Наказ без договору. Є норми, які дозволяють на час війни не оформлювати письмовий трудовий договір.
Приписом ч. 11 ст. 602 КЗпП передбачено низку винятків, коли роботодавець може запровадити дистанційну роботу наказом (розпорядженням) без укладення письмового трудового договору. Один з них — у разі виникнення загрози збройної агресії. Наразі маємо не те що загрозу збройної агресії, а повномасштабну війну на території України. Тож однозначно перевести трудові відносини в дистанційну площину можна без підписання відповідного договору.
Крім цього, приписом п. 1 ст. 2 Закону № 2136* установлено: у період дії воєнного стану сторони самостійно узгоджують форму трудового договору. Вона може бути письмовою чи усною. Усна форма передбачає те, що як такий письмовий трудовій договір не укладають, а лише видають наказ (розпорядження) роботодавця. Якщо йдеться про дистанційну форму роботи, то також достатньо наказу (розпорядження) про її запровадження.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.
Тож якщо дистанційну форму роботи запроваджено наказом (без письмового договору), вважаємо, що згоду працівника на умови компенсації можна оформити його заявою. А в наказі варто передбачити правила матеріально-технічного забезпечення працівника та відшкодування йому витрат у разі використання ним власного майна.
А от про правила оподаткування такої виплати читайте у статті «Компенсуємо дистанційнику комуналку та інтернет: як оподаткувати» // «Оплата праці», 2024, № 22.