Оренда рухомого майна у працівника: оподаткування, місце сплати ПДФО та ознака в 4ДФ

Трудовий договір з дистанційником

Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується:

— поза робочими приміщеннями або територією роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника;

— із використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Таке визначення містить ст. 60¹ КЗпП. Тобто фактичне місцезнаходження, де виконує умови трудового договору працівник-дистанційник, не є власністю підприємства, не орендоване підприємством тощо.

Про нюанси трудових відносин із працівником-дистанційником ви можете прочитати у статті «Робота дистанційників» // «Податки & бухоблік», 2024, № 63.

Працю дистанційних працівників оплачують на загальних підставах без жодних особливостей відповідно до діючих у роботодавця форм та систем оплати праці. При цьому не має значення, де знаходиться працівник — в Україні чи за кордоном.

Договір оренди з фізособою

У ситуації, яку ми розглядаємо, роботодавець уклав із працівником договір про оренду ноутбука. Це вже не трудовий договір. Цей договір носить цивільно-правовий характер й укладається за вимогами ЦКУ*. У ньому мають бути прописані всі умови щодо оренди. Зокрема, порядок оплати за оренду. Адже відповідно до ч. 1 ст. 762 глави 58 ЦКУ за найм (оренду) майна з наймача справляється плата, розмір якої встановлюється договором найму. У нашій ситуації орендна плата виплачується щомісяця.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Передання ноутбука за договором оренди і його повернення оформлюють актом приймання-передавання. Нарахування та оплата за оренду відбувається щомісяця на підставі первинного документа, який підтверджує факт надання орендних послуг (акта).

Рухоме майно

Об’єктом оренди у наведеній ситуації є ноутбук. Він належить до рухомого майна.

Адже поняття «майно» вживається у значенні, наведеному в ЦКУ (п.п. 14.1.105 ПКУ*). Згідно з п. 2 ст. 181 ЦКУ рухомими речами (майно) є речі (майно), які можна вільно переміщувати у просторі.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Тож до рухомого майна належить майно в матеріальній формі, яке не є нерухомістю і яке можна переміщувати. Наприклад, транспортні засоби, обладнання, оргтехніка (зокрема ноутбук), меблі тощо.

Податковий агент

Суб’єкти оренди:

— орендодавець — фізична особа;

— орендар — підприємство — юридична особа.

У разі коли орендарем є юридична особа або ФОП чи незалежний професіонал, то саме орендар є податковим агентом. Він повинен:

1) визначити базу оподаткування ПДФО та ВЗ;

2) нарахувати, утримати та сплатити ПДФО і ВЗ до бюджету з виплачуваного доходу (орендної плати);

3) відобразити суму такого доходу в 4ДФ Податкового розрахунку.

Оподаткування

ПДФО. ПДФО із зарплати працівника-дистанційника стягується за загальними правилами за ставкою 18 % у 2024 році.

Дохід від надання рухомого майна в оренду оподатковується у складі інших оподатковуваних доходів (п.п. 164.2.20 ПКУ). Сума оренди рухомого майна оподатковується ПДФО за ставкою 18 %.

ПДФО, утриманий з доходів резидентів та нерезидентів, зараховується до відповідних бюджетів згідно з Бюджетним кодексом України від 08.07.2010 № 2456-VI (далі — БКУ) (п.п. 168.4.1 ПКУ).

Відповідно до п. 2 ст. 64 БКУ ПДФО сплачується податковим агентом — юридичною особою (її філією, відділенням, іншим відокремленим підрозділом) до відповідного бюджету за їх місцезнаходженням (розташуванням).

Тобто за місцезнаходженням податкового агента-юрособи.

Зауважте, якщо така юрособа має відокремлені підрозділи або орендовані приміщення, в яких працюють наймані працівники, то податок повинен перераховуватися за місцезнаходженням таких підрозділів, приміщень.

Сплата ПДФО із зарплати працівника, який виконує роботу дистанційно, здійснюється за місцезнаходженням юрособи-роботодавця. Адже дистанційник працює з будь-якого зручного для нього місця (наприклад, із власного житла), яке не є власністю підприємства (і не є структурним підрозділом), не орендоване.

Сума ПДФО з орендної плати також сплачується за місцезнаходженням податкового агента.

Військовий збір (ВЗ). Дохід, який обкладається ПДФО, є також об’єктом обкладення військовим збором. Отже, із суми орендної плати необхідно утримувати і ВЗ.

Розмір ВЗ і на зарплату, і на суму оренди рухомого майна, наразі (зокрема, у серпні і вересні 2024 року) становить 1,5 % (див. п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Після набрання чинності Законом № 4015* (колишній законопроєкт № 11416-д) розмір ставки ВЗ зросте до 5 %. Тому в подальшому, якщо акт про надання орендних послуг буде складено після набрання чинності цим Законом, то, на наш погляд, з усієї суми орендної плати у такому місяці ВЗ треба буде утримувати за ставкою 5 %. До речі, з нашою думкою щодо застосування підвищення розміру ВЗ ви можете ознайомитися у статті «Військовий збір: учора — по 1,5, завтра — по 5» // «Податки & бухоблік», 2024, № 84.

Проте на момент написання статті Закон № 4015 не набрав чинності. Ба більше, ми сподіваємося, що про те, як застосовувати ВЗ за новою ставкою у перехідному місяці, будуть роз’яснення податківців, про що ми обов’язково вас проінформуємо.

* Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо забезпечення збалансованості бюджетних надходжень у період дії воєнного стану» від 10.10.2024 № 4015-ІХ.

Тож наразі (до набрання чинності Законом № 4015) поки що ставка ВЗ становить 1,5 %.

ВЗ із суми орендної плати податковий агент має сплачувати за своїм місцем обліку.

ЄСВ. ЄСВ на зарплату працівника-дистанційника юрособи-роботодавці перераховують за своїм місцем обліку. Адже відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ* платники ЄСВ зобов’язані сплачувати внесок до податкового органу за своїм основним місцем обліку.

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Оскільки орендна плата виплачується не за трудовим договором і не є винагородою за виконані роботи (надані послуги), то вона не включається до бази нарахування ЄСВ. На дохід від оренди, який отримує фізособа, ЄСВ не нараховується.

Ознака доходу в 4ДФ. Зарплата працівника-дистанційника в 4ДФ відображається за загальними правилами із ознакою доходу «101».

Орендний дохід, який нарахований/виплачений фізособі на підставі договору оренди рухомого майна, відображаємо у 4ДФ з ознакою доходу «127» (див. роз’яснення з категорії 103.25 ЗІР).

Податковий розрахунок

Податковий розрахунок подаємо до контролюючих органів за основним місцем обліку (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ та п. 3 розд. ІІ Порядку № 4*).

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

На працівника-дистанційника нічого окремо не формуємо. Дохід від оренди, який нарахований і виплачений цьому орендодавцю, який одночасно є і працівником підприємства, відображаємо тільки в додатку 4ДФ.

Розглянемо приклад.

Як ми зазначили вище, підприємство для працівника є податковим агентом. І при нарахуванні йому доходу обчислює податки з цього доходу, сплачує до бюджету і відображає у звітності.

На рисунку нижче покажемо, як відобразити у 4ДФ доходи фізособи, які нарахувало і виплатило йому підприємство — податковий агент у серпні і вересні 2024 року.

Фрагменти додатка 4ДФ за серпень і вересень 2024

Зауважте, доходи від оренди відображаємо в графах 3а та 3 розд. І 4ДФ за фактом нарахування / виплати.

Тобто у серпні фізособі була нарахована орендна плата за серпень, але не виплачена. А у вересні орендна плата нарахована за вересень, а виплачена за серпень.