Робота дистанційників

Вводимо дистанційну роботу

Поняття дистанційної роботи та особливості її впровадження визначає ст. 60² КЗпП. Так, дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується:

1) поза робочими приміщеннями або територією роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника;

2) із використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Зазвичай цю форму організації праці застосовують для працівників інтелектуальної праці, яка не пов’язана з фізичною роботою. Наприклад, її можна встановити ІТ-фахівцям, менеджерам різних напрямів, спеціалістам з маркетингу, реклами чи дизайну, економістам, бухгалтерам тощо.

За загальним правилом трудовий договір про дистанційну роботу укладають у письмовій формі (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗпП). Його типову форму затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21 (далі — Типовий договір). Зауважимо, що сторони трудового договору мають право вносити до неї зміни / доповнення, що не суперечать законодавству про працю (див. роз’яснення Мінекономіки від 30.08.2021).

Однак без письмового договору можна обійтися (див. ч. 11 ст. 60² КЗпП):

— на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством;

— у разі виникнення загрози збройної агресії;

— у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.

У перелічених форс-мажорних обставинах дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця, з яким працівника ознайомлюють у 2-денний строк з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

Крім того,

Це передбачено ч. 1 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136).

Також трудовий договір із дистанційником дозволяється укладати в електронній формі.

Договір про дистанційну роботу може бути укладений з новим працівником (при прийнятті на роботу) або з особою, яка вже перебуває у трудових відносинах із роботодавцем. Причому ініціатором може виступати як працівник, так і роботодавець.

Якщо ініціатива походить від працівника, він подає роботодавцю відповідну заяву. При цьому законодавство не зобов’язує роботодавця змінювати форму організації праці за бажанням працівника. Необхідно, щоб роботодавець був згоден (див. лист Мінекономіки від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07).

У свою чергу, якщо ініціатором виступає роботодавець, необхідно отримати згоду працівника.

Зауважте: на думку Мінекономіки (див. роз’яснення від 30.08.2021), запровадження дистанційної роботи змінює істотні умови праці працівника*.

* Хоча суди з цим не завжди згодні (див. постанови ВС від 01.06.2023 у справі № 723/4239/21 та від 10.05.2023 у справі № 761/23538/20).

Це означає, що за загальним правилом запровадити дистанційну роботу з ініціативи роботодавця можна лише після повідомлення працівників не менш як за 2 місяці до змін (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Виняток — запровадження дистанційної роботи на підставі наказу у форс-мажорних обставинах, визначених ч. 11 ст. 60² КЗпП (див. вище). Крім того, у період дії воєнного стану повідомити працівників про зміну істотних умов праці можна не за 2 місяці, а не пізніш як до їх запровадження (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136).

Із загальними положеннями про дистанційну роботу розібралися. Ідемо далі.

Умови праці

Робоче місце. Як випливає з визначення дистанційної роботи, вона може виконуватися в будь-якому місці за вибором працівника поза робочими приміщеннями або територією роботодавця.

Тобто це може бути квартира, де проживає працівник, будь-яке громадське місце (наприклад, кафе або коворкінг-центр) і навіть пляж на Сейшельських островах. Головне — можливість зв’язатися з роботодавцем з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Причому зазначати місцезнаходження робочого місця у трудовому договорі про дистанційну роботу не потрібно. Це не передбачено Типовим договором. Що логічно, адже працівник у будь-який момент може змінити своє робоче місце без погодження з роботодавцем.

Зверніть увагу!

Особливості такого поєднання встановлюють у трудовому договорі (див. п. 5 Типового договору). Наприклад, можна передбачити, що в понеділок та четвер працівник працює в офісі, а в решту днів тижня — дистанційно.

Режим роботи. За загальним правилом режим робочого дня дистанційник може визначати самостійно. На нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, але ознайомити з ними дистанційника все ж таки необхідно (див. ст. 29 КЗпП).

Разом із тим у трудовому договорі або наказом (якщо письмовий договір не укладався) можна встановити режим роботи, якого працівник буде зобов’язаний дотримуватися. Так, це може бути загальний графік роботи роботодавця або індивідуальний час початку та закінчення роботи, перерв для відпочинку та харчування, а також гнучкий режим роботи (див. п. 14 Типового договору).

Важливо! Незалежно від того, розподіляє працівник робочий час на власний розсуд або дотримується прийнятого на підприємстві режиму роботи, йому гарантується період вільного часу для відпочинку — період відключення. У цей період працівник може переривати інформаційно-комунікаційний зв’язок із роботодавцем, зокрема, не відповідати на дзвінки та електронні листи. Зазначте такий період відключення у трудовому договорі (див. п. 16 Типового договору) або в наказі про запровадження дистанційної роботи, якщо письмовий договір не укладався.

Працівник не виходить на зв’язок із роботодавцем в інший час через відключення електроенергії, мобільного зв’язку та/або мережі Інтернет? На думку фахівців Держпраці, неможливість виконання працівником дистанційної роботи через відсутність відповідних комунікацій не може розглядатися як порушення ним трудової дисципліни (див. роз’яснення від 24.03.2022).

Зауважте, що тривалість робочого дня дистанційника не має перевищувати норм, передбачених ст. 50 та 51 КЗпП або ст. 6 Закону № 2136. Причому в разі коли працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, дотримання норми — його турбота.

Матеріально-технічне забезпечення

Засоби праці. Як і будь-який інший працівник, дистанційник повинен бути забезпечений засобами праці, необхідними для виконання ним своїх обов’язків.

У зв’язку з цим у трудовому договорі з дистанційним працівником зазначають порядок та строки його забезпечення необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами.

Якщо дистанційник використовує у роботі власні чи орендовані обладнання, програмно-технічні засоби, засоби захисту інформації та інші засоби, то у трудовому договорі прописують порядок і строки виплати йому компенсації.

Крім того, у договорі зазначають порядок відшкодування інших витрат працівника, пов’язаних із виконанням дистанційної роботи. Наприклад, вартість послуг Інтернету, мобільного зв’язку, електроенергії тощо (див. п. 21 Типового договору).

Таким чином, за замовчуванням саме роботодавець організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує пов’язані з цим витрати.

Охорона праці. Роботодавець зобов’язаний дати рекомендації щодо роботи з переданими дистанційнику засобами праці (ч. 2 ст. 29 КЗпП). Це можна зробити у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі. У трудовому договорі про дистанційну роботу за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови безпеки праці.

Важливо пам’ятати, що роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, переданих працівнику (ч. 3 ст. 14 Закону України «Про охорону праці» від 14.10.92 № 2694-XII). А ось за створення безпечних умов праці на робочому місці відповідальність покладається на працівника. Це й зрозуміло, адже своє робоче місце дистанційник визначає самостійно.

Майте на увазі! За наявності небезпечних та шкідливих виробничих (технологічних) факторів укладення трудового договору про дистанційну роботу заборонено.

При запровадженні дистанційної роботи на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки, але лише щодо обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем. Такий інструктаж може проводитися дистанційно, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема, шляхом відеозв’язку. Тоді підтвердженням його проведення буде факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником (ч. 9 та 10 ст. 153 КЗпП).

Матеріальна відповідальність. Якщо роботодавець надає працівнику обладнання, його, безумовно, цікавить питання матеріальної відповідальності дистанційника.

У разі коли працівник досяг 18 років і користується обладнанням та засобами, переданими йому роботодавцем, з ним може бути укладений письмовий договір про повну матеріальну відповідальність (п. 2 ст. 135¹ КЗпП).

Водночас незалежно від укладення такого договору

Крім того, у разі неповернення при звільненні наданого працівнику у користування обладнання з нього може бути стягнуто балансову вартість такого обладнання (п. 10 ст. 134 КЗпП).

Відрядження дистанційників

Законодавство не забороняє направляти у відрядження працівника, який працює дистанційно (у тому числі за кордоном). Але як це правильно зробити?

Звернемося до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). І хоча цей документ є обов’язковим лише для підприємств, установ та організацій, що фінансуються з бюджету, госпрозрахункові підприємства можуть використовувати його як допоміжний.

Так, згідно зі згаданою Інструкцією службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

При цьому місце постійної роботи може не збігатися з місцезнаходженням підприємства. Наприклад, якщо філія, дільниця або інший підрозділ підприємства, в якому працює працівник, знаходиться в населеному пункті, іншому ніж місцезнаходження підприємства, місцем постійної роботи є така філія, дільниця або підрозділ (п. 2 розд. І Інструкції № 59).

Але що вважати місцем постійної роботи дистанційника? Як ми зазначили раніше, дистанційна робота виконується поза робочими приміщеннями або територією роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника. Дистанційник може змінювати своє робоче місце хоч щодня. Таким чином, за фактом, місцем постійної роботи дистанційника є те місце, в якому він безпосередньо перебуває і працює саме зараз.

Безумовно, краще цей момент зафіксувати в Положенні про службові відрядження, яке діє на підприємстві. Зокрема, у цьому документі можна зазначити, що в разі укладення трудового договору про дистанційну роботу місцем постійної роботи працівника є його поточне місце перебування.

Щоб службова поїздка працівника могла вважатися відрядженням, він має бути направлений до іншого населеного пункту. Тому роботодавцю потрібно знати, де перебуває дистанційник у день направлення у службову поїздку. Адже якщо виявиться, що працівник уже перебуває в тому населеному пункті, до якого його планувалося направити, мови про відрядження бути не може.

У зв’язку з цим

Строк та способи такого повідомлення можна визначити у трудовому договорі з дистанційником.

Поточне місцезнаходження (населений пункт) і буде стартовою точкою відправлення працівника у відрядження.

Цікавий момент! Відрядженням також вважатиметься поїздка працівника на рідне підприємство, якщо місце його постійної роботи та місцезнаходження роботодавця розташовані в різних населених пунктах. Адже у визначенні поняття «службове відрядження» йдеться про інший населений пункт, а не про інший суб’єкт господарювання.

Тішить, що податківці не заперечують можливості відрядження дистанційника госпрозрахункового підприємства з місця його поточного перебування (див. БЗ 103.17). Це означає, що можна без оподаткування здійснювати відшкодування працівнику суми витрат на відрядження.

Але не втрачайте пильності. Не варто направляти працівника у відрядження з одного місця роботи (наприклад, із Софії), а повертати до іншого (припустимо, до Пловдива). Річ у тім, що така поїздка йде врозріз із приписами ст. 121 КЗпП та п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Так, згадані норми говорять про відшкодування працівникам витрат на проїзд до місця відрядження та назад. У свою чергу, якщо працівник виїхав у відрядження із Софії, а повертатися з нього буде до Пловдива, умова про «назад» не спрацьовує. Тому є ймовірність, що суму відшкодування витрат на проїзд дистанційника з відрядження до нового місця постійної роботи податківці визнають доходом у вигляді додаткового блага.

Більше про відрядження дистанційного працівника див. у статті «Відрядження дистанційника: місія (не)можлива?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 22.