5.1. Бухгалтерська служба перевіряє одержані первинні документи за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів, відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників та правильність арифметичних підрахунків.
5.2. Після перевірки первинних документів складаються облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку. Для цього, зокрема, можуть застосовуватися облікові регістри, затверджені наказами Міністерства фінансів України від 29.12.2000 № 356 «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» та від 25.06.2003 № 422 «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами».
5.3. Аналітичний облік запасів ведеться у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та видів запасів.
5.4. Синтетичний облік наявності та руху запасів здійснюється в грошовій одиниці України на рахунках обліку запасів за Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкцією про його застосування, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 № 291, за спрощеним Планом рахунків бухгалтерського обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 19.04.2001 № 186.
5.5. Включення транспортно-заготівельних витрат до первісної вартості конкретних найменувань, груп, видів запасів при їх оприбуткуванні доцільно здійснювати у разі, якщо можна достовірно визначити суми таких витрат, які безпосередньо відносяться до придбаних запасів.
Якщо транспортно-заготівельні витрати пов’язані із доставкою кількох найменувань, груп, видів запасів, то їх сума може узагальнюватися за окремими групами запасів на окремому субрахунку (наприклад, 200 «Транспортно-заготівельні витрати на запаси») або на окремому додатковому субрахунку (наприклад, 2011 «Транспортно-заготівельні витрати на сировину та матеріали»).
5.6. Сума транспортно-заготівельних витрат, що узагальнюється на окремому субрахунку обліку запасів, щомісячно розподіляється між сумою залишку запасів станом на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули (використані у виробництві, реалізовані, безоплатно передані тощо) у звітному місяці. Сума транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься до запасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості запасів, що вибули. Середній відсоток транспортно-заготівельних витрат визначається діленням суми транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця і транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць на суму вартості запасів на початок місяця і запасів, що надійшли за звітний місяць. Розподілена частка транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься до вартості запасів, що вибули, відображається на тих рахунках бухгалтерського обліку, у кореспонденції з якими відображено вибуття відповідних запасів.
Залишок транспортно-заготівельних витрат, облік яких ведеться на окремих субрахунках, включається до відповідної статті запасів Балансу (Звіту про фінансовий стан) підприємства (форма № 1, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 07 лютого 2013 року № 73, або форми № 1-м і № 1-мс, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 25 лютого 2000 року № 39, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 березня 2000 року за № 161/4382 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 24 січня 2011 року № 25, із змінами).
5.7. Нестачі та втрати запасів, в межах встановлених норм природного убутку під час транспортування, відносяться на збільшення первісної вартості оприбуткованих запасів такого найменування, групи, видів.
Нестачі та втрати запасів в межах встановлених норм природного убутку під час зберігання, а також нестачі та втрати запасів понад норми природного убутку визнаються витратами звітного періоду з відображенням їх фактичної собівартості (з урахуванням транспортно-заготівельних витрат) за дебетом субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Якщо на підприємстві облік запасів ведеться за цінами продажу, то списанню підлягає також відповідна сума торговельної націнки, що за розрахунком відноситься до вартості запасів, що виявилися у нестачі або зіпсовані.
Одночасно суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до прийняття рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
Після встановлення осіб, які мають відшкодувати втрати запасів понад норми природного убутку, належна до відшкодування сума зараховується до складу дебіторської заборгованості та іншого операційного доходу і розрахунків з бюджетом (на різницю між сумою, що має бути відшкодована винним, і фактичною собівартістю нестачі і втрат від псування запасів) одночасно зі списанням сум, що відображені на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Сума відшкодування визначається згідно із законодавством.
5.8. Сума уцінки первісної вартості запасів до чистої вартості реалізації на дату балансу включається до складу інших операційних витрат за дебетом субрахунку 946 «Втрати від знецінення запасів» із зменшенням фактичної (балансової) вартості відповідних запасів.
Якщо чиста вартість реалізації запасів, що раніше були уцінені та є активами на дату балансу, надалі збільшується, то на суму збільшення чистої вартості реалізації в межах величини попереднього зменшення (уцінки) визнається інший операційний дохід за кредитом субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності» із збільшенням балансової вартості відповідних запасів.
5.9. Порядок відображення суми податку на додану вартість, яка обчислюється при надходженні та вибутті запасів, визначено Інструкцією з бухгалтерського обліку податку на додану вартість, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 01.07.97 № 141 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 24.12.2004 № 818).
5.10. Вартість готової продукції, товарів, виробничих запасів тощо, що відвантажені, до переходу від підприємства покупцеві ризиків і вигод, пов’язаних з правом власності на них, а також вартість запасів, які передані підприємством на відповідальне зберігання, комісію, переробку (давальницька сировина), відображаються на окремих субрахунках рахунків обліку відповідних запасів.
5.11. У разі, якщо передані на відповідальне зберігання запаси витрачені зберігачем запасів, власник таких запасів їх первісну вартість списує з рахунків обліку запасів з включенням до інших операційних витрат за дебетом субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей «і внесенням даних до позабалансового субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». На підставі документів про задоволення позову або інших документів досудового врегулювання, що свідчать про досягнення згоди щодо відшкодування втрат, власник запасів визнає дебіторську заборгованість та інші операційні доходи за кредитом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» з одночасним виключенням даних з позабалансового субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».
Зберігач запасів у разі витрачання (використання) запасів, прийнятих на зберігання, їх вартість відображає за дебетом рахунків обліку відповідних запасів і кредиту рахунків обліку поточних зобов’язань.
5.12. Для відображення в обліку окремих операцій, пов’язаних з рухом запасів, які не відповідають критеріям визнання активів (у тому числі на які підприємство не має права власності, але якими користується або забезпечує їх зберігання), застосовують позабалансові рахунки, передбачені Планом рахунків бухгалтерського обліку та Інструкцією про його застосування, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 № 291.
5.13. Бухгалтерський облік на позабалансових рахунках здійснюється, зокрема, у разі:
надходження і використання (повернення) давальницької сировини;
надходження і реалізації (повернення) запасів на підставі договору комісії (консигнації) та інших подібних цивільно-правових договорів;
надходження та рух запасів, отриманих від постачальника, і в оплаті яких відмовлено внаслідок порушення договірних зобов’язань (невідповідність асортименту, якості, строкам поставки запасів, технічним умовам тощо) або поломки та псування запасів;
одержання запасів, які згідно з угодою заборонено використовувати до оплати їх вартості;
якщо оплачені та прийняті покупцем у підприємства-постачальника запаси на території (на складі, в цеху) останнього тимчасово залишаються у підприємства-постачальника за згодою (зверненням) покупця у зв’язку із відстроченням відвантаження (вивозу, відправки) запасів покупцеві;
перевищення кількості фактично одержаних запасів над кількістю, зазначеною у видаткових документах постачальника;
якщо право власності на запаси, що надійшли на підприємство, не переходить до підприємства з інших причин;
прийняття запасів на відповідальне зберігання;
одержання від замовника підрядними організаціями устаткування і будівельних матеріалів для монтажу і виконання будівельних робіт;
виключення з активів запасів, які зіпсовані або наявність яких інвентаризацією не підтверджена та їх відсутність або псування не обґрунтована нормами природного убутку, а рішення щодо відшкодування їх вартості винними особами ще не прийнято.
На позабалансових рахунках одночасно з відображенням на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку відображається надходження і використання бланків суворого обліку, облік яких ведеться за їх номінальною вартістю, а за їх відсутності — за вартістю, яка визначається відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.08.96 № 1009.
5.14. Типова кореспонденція синтетичних рахунків, субрахунків і позабалансових рахунків бухгалтерського обліку по операціях із запасами наведена у додатку 4 до цих Методичних рекомендацій.
