Больничные: все, что нужно знать для расчета

Больничные — формула

Порядок расчета суммы больничных (как для оплаты первых пяти дней за счет работодателя, так и с шестого дня за счет ПФУ) регламентирует Порядок № 1266*.

* Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

В соответствии с этим документом, больничные (Б) рассчитывают по формуле:

Б = ДВ х Кдн,

где ДВ — дневная выплата;

Кдн — количество календарных дней болезни, подлежащих оплате (указываются в приказе/протоколе/решении о назначении страховых выплат).

Дневную выплату (ДВ) определяют следующим образом:

ДВ = ЗПср х С : 100,

где ЗПср — размер среднедневной заработной платы работника;

С — процент оплаты дней временной нетрудоспособности в зависимости от общего страхового стажа* или категории работника (50, 60, 70, 100 %).

* Как определить страховой стаж работника и процент оплаты, читайте в статье «Страховой стаж: как определить и не ошибиться» // «Оплата труда», 2023, № 13.

А вот как исчислить среднедневную зарплату, поговорим далее.

Среднедневная зарплата

Для исчисления среднедневной зарплаты (ЗПср) используют формулу:

ЗПср = ЗПрп : Крп,

где ЗПрп — начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы, с которой уплачен ЕСВ;

Крп — количество календарных дней в расчетном периоде.

Обратите внимание! Среднедневную зарплату исчисляют за 1 календарный день. Поэтому занятость работника (полная, неполная), графики работы, порядок оплаты его труда (месячная/почасовая, сдельная) на расчет «средней» не влияют.

То есть чтобы рассчитать среднедневную зарплату, сначала нужно правильно определить расчетный период. Как это сделать, расскажем далее.

Определяем расчетный период

В общем случае расчетным периодом для исчисления «больничной» средней являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай* (п. 25 Порядка № 1266).

* Месяцем наступления страхового случая является месяц, на который, согласно больничному листу, приходится начало временной нетрудоспособности.

Как определить расчетный период в иных случаях, покажем в таблице далее.

Расчетный период для исчисления среднедневной зарплаты

Но не всегда все календарные дни расчетного периода будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты. Какие из них таки нужно выбрасывать из расчетного периода — разберем далее.

Исключаем из расчетного периода

Дни, которые нужно исключить. Из расчетного периода исключают календарные дни, не отработанные работником по уважительным причинам.

Перечень таких уважительных причин приведен в п. 3 Порядка № 1266. Это:

— временная нетрудоспособность;

— отпуск в связи с беременностью и родами;

— отпуск для ухода до 3 (6) лет;

— отпуск без сохранения зарплаты;

— приостановление действия трудового договора;

— прохождение военной службы без сохранения среднего заработка.

Все другие дни, не отработанные в расчетном периоде по каким-либо причинам, а также выходные, праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на расчетный период, не исключают из расчетного периода (они участвуют в подсчете количества календарных дней в расчетном периоде).

Исключаем из расчетного периоды календарные дни, не отработанные работником по уважительным причинам. А именно:

— дни «военного» отпуска — 91 к. дн.;

— дни временной нетрудоспособности — 12 к. дн.

А вот дни ежегодного отпуска (14 к. дн.) оставляем в расчете.

Количество календарных дней в расчетном периоде, которые будут участвовать в расчете больничных:

365 - 91 - 12 = 262 к. дн.

«Пустой» месяц. До 01.01.2023 в п. 3 Порядка № 1266 было прописано, что месяцы расчетного периода (с 1-го до 1-го числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, исключаются из расчетного периода.

С 01.01.2023 эта норма исключена из Порядка № 1266.

Поэтому теперь (по страховым случаям, начавшимся после 01.01.2023), если в расчетном периоде есть полностью не отработанные месяцы, то:

— дни такого месяца, не отработанные по уважительным причинам, — исключаются из расчета;

— дни месяца, не покрытые уважительными причинами (например, выходные дни), — остаются в расчете среднедневной зарплаты.

Это подтвердил ПФУ в своем письме от 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23 // «Оплата труда», 2023, № 6.

Следовательно, из расчетного периода надо исключить только те дни, на которые пришлись уважительные причины. В нашем случае это:

— дни отпуска без сохранения зарплаты — 12 к. дн.;

— дни временной нетрудоспособности — 12 к. дн.

Выходные дни (1, 2, 15, 16, 29 и 30 апреля 2023 года — субботы и воскресенья) останутся в расчете среднедневной зарплаты.

Количество календарных дней в расчетном периоде, которые будут участвовать в расчете больничных:

365 - 12 - 12 = 341 к. дн.

А что насчет выплат, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты? О них речь пойдет далее.

Выплаты расчетного периода

Выплаты, участвующие в расчете. В расчет среднедневной зарплаты попадают только те выплаты, которые одновременно соответствуют трем критериям (п. 3 Порядка № 1266).

В расчете больничных участвуют выплаты, относящиеся к фонду оплаты труда (они перечислены в разд. 2 Инструкции № 5*). Это, в частности, основная, дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

А раз так, то в расчете среднедневной зарплаты будут участвовать, в частности:

— оплата простоя (независимо от его инициатора и размера оплаты);

— матпомощь систематического характера (например, на оздоровление);

— неразовые премии и т. п.

Не будут участвовать в расчете средней следующие выплаты:

— больничные (начисленные как за счет работодателя, так и за счет ПФУ);

— пособие по беременности и родам;

— нецелевая благотворительная помощь и т. п.

Если на часть зарплаты не начислялся ЕСВ, поскольку база начисления ЕСВ превысила максимальную величину базы начисления, то такая часть в расчет больничных не попадет.

Здесь дело в п. 32 Порядка № 1266. Эта норма требует исчислять среднюю зарплату для расчета пособия по временной нетрудоспособности на основании сведений, включаемых в Объединенную отчетность.

Соответственно именно на основании этих данных ПФУ автоматически рассчитывает показатель СПУС* в поле «Сума за даними СПОВ» заявления-расчета.

* Подробности — в статье «Заявление-расчет: как победить расхождения в данных ПФУ» // «Оплата труда», 2023, № 12.

Поэтому при расчете среднедневной зарплаты следует ориентироваться именно на те суммы, которые указаны в приложении Д1 Объединенной отчетности. За часть месяцев расчетного периода, которые не попали еще в приложение Д1 Объединенной отчетности в связи с тем, что срок подачи его еще не наступил, пользуемся данными бухгалтерского учета.

Исключаем из расчетного периода календарные дни, не отработанные работником по уважительным причинам. А именно дни временной нетрудоспособности (12 к. дн.). Заметьте, дни ежегодного отпуска остаются в расчете.

Количество календарных дней в расчетном периоде, которые будут участвовать в расчете:

365 - 12 = 353 к. дн.

Что касается выплат, то больничные и нецелевая матпомощь не будут участвовать в расчете среднедневной зарплаты, поскольку такие выплаты не относятся к фонду оплаты труда. В то время как зарплата и сумма отпускных войдут в расчет.

Сумма выплат, которая будет участвовать в расчете больничных:

154636,36 + 6442,78 = 161080,14 грн.

Среднедневная зарплата:

161080,14 : 353 = 456,32 грн.

Правила учета выплат. Чтобы правильно учесть выплаты при расчете больничных, нужно соблюдать следующие правила.

Напомним, что с 01.01.2023 пособие по временной нетрудоспособности предоставляется по основному месту работы ИЛИ по совместительству (ст. 22 Закона о соцстраховании*).

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

При этом первоочередно вопрос о назначения такого пособия решается по основному месту работы работника. И только в случае отказа в назначении пособия по основному месту работы оно предоставляется работнику по месту работы по совместительству (см. статью «Больничные совместителям: интрига 2023 года» // «Оплата труда», 2023, № 3).

В то же время первые 5 дней временной нетрудоспособности (за счет работодателя) оплачиваются работнику и по основному месту работы, и по совместительству.

Однако в любом случае (независимо от того, где будут назначать больничные, — по основному месту работы или по совместительству), среднедневную зарплату рассчитывают отдельно по каждому месту работы. То есть по каждому месту работы определяют свой расчетный период и соответственно свои выплаты, начисленные в таком периоде (п. 30 Порядка № 1266).

Мы уже упоминали выше, что в случае, когда в расчетном периоде есть полностью не отработанные месяцы, то:

— дни такого месяца, покрытые уважительными причинами, — исключаются из расчета;

— дни, не покрытые уважительными причинами, — остаются в расчете.

А что делать с выплатами, которые были начислены в таком «пустом» месяце?

Если в месяце, полностью не отработанном по уважительным причинам (уважительные причины длились все календарные дни месяца), были начисления, то их (как и календарные дни такого месяца) исключают из расчета (см. письмо ПФУ от 07.04.2023 № 13488-15877/Р- 03/8-2800/23).

Если в неотработанном месяце остается хотя бы один день, не покрытый уважительными причинами (например, выходной день), то такой день остается в расчете среднедневной зарплаты. Также остаются и выплаты, которые начислены в таком месяце и с которых уплачен ЕСВ.

В сентябре 2022 года работник не отработал ни одного дня. При этом не все календарные дни такого месяца покрыты уважительными причинами (отпуском за собственный счет или болезнью). Они разорваны выходными днями (17 и 18 сентября 2022 года — это суббота и воскресенье).

Такие дни (2 к. дн. сентября 2022 года) участвуют в расчете среднедневной зарплаты. А с ними и сумма ежемесячной премии (2000 грн). Она также останется в расчете больничных.

Больше примеров относительно расчета больничных, когда в расчетном периоде есть «пустой» месяц, ищите в статье «Больничные: в расчетном периоде «пустой» месяц» // «Оплата труда», 2023, № 17.

В соответствии с п. 32 Порядка № 1266 средняя заработная плата для расчета пособия по временной нетрудоспособности исчисляется на основании сведений, включаемых в приложение Д1 Объединенной отчетности.

Поэтому ориентиром в отношении учета выплат в расчете больничных будет именно приложение Д1 Объединенной отчетности и именно порядок, согласно которому нужно заполнять это приложение.

Напомним, что в соответствии с п. 1 разд. IV Порядка № 4* зарплату в приложении Д1 отражают в месяце ее фактического начисления в бухучете. Соответственно и при расчете больничных такую выплату следует учитывать в месяце, в котором она была фактически начислена.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом МФУ от 13.01.2015 № 4.

Например, премия за январь 2023 года работнику начислена в феврале 2023 года. Соответственно такая выплата войдет в расчет больничных в составе зарплаты за февраль 2023 года.

Заметьте, что суммы отпускных также отражают в приложении Д1 в том месяце отчетного квартала, в котором они фактически были начислены в бухучете. Однако показывают их в отдельных от зарплаты строках и с разбивкой по месяцам, за которые они начислены (в графе 10 указывают месяц и год, за которые начислены отпускные).

Из-за этого такие суммы при расчете «больничной» средней следует относить к тем месяцам, ЗА которые они начислены (см. комментарий к письму ПФУ от 25.07.2023 № 2800-030401-8/41599 в статье «Отпускные на грани расчетного периода: как рассчитать больничные» // «Оплата труда», 2023, № 15).

Несмотря на то, что начисление за все дни отпуска (и августа, и сентября) произошло в августе 2022 года, в расчет «больничной» средней учитываем сумму отпускных, приходящуюся на сентябрь 2022 года (1841,08 грн). В то время как отпускные за август 2022 года не будут участвовать в расчете, поскольку этот месяц не входит в расчетный период работника.

Доначисление/сторнирование зарплаты. Отдельно надо остановиться на ситуации с доначислением или сторнированием отдельных выплат. Потому что здесь, как говорится, есть нюансы.

1. Доначисление зарплаты. В случае начисления зарплаты за предыдущий отчетный период (в связи с уточнением количества отработанного времени или выявлением ошибок) суммы доначисленной зарплаты включаются в зарплату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления.

Соответственно в приложении Д1 доначисленные суммы зарплаты войдут в общую сумму зарплаты за тот месяц, в котором фактически было проведено доначисление.

Поэтому и при расчете больничных такие выплаты будут учтены в месяце, в котором они были фактически доначислены.

2. Сторнирование зарплаты. Если корректировка зарплаты в сторону уменьшения происходит из-за выявленных ошибок без уточнения отработанного времени, то сторнированная сумма зарплаты включается в общую сумму зарплаты в месяце ее сторнирования.

В приложении Д1 такие корректировки отражаются в месяце их проведения. Соответственно и в расчет больничных они попадут в месяце, в котором было осуществлено сторнирование.

Исключение — если зарплату сторнируют с уточнением отработанного времени (то есть когда вместо нее начисляют отпускные или больничные).

В таком случае в приложении Д1 отсторнированные суммы зарплаты указывают с минусом в привязке к месяцу, ЗА который они начислены (см. статью «Превращение зарплаты в больничные в Объединенном отчете» // «Оплата труда», 2023, № 4).

Из-за этого и в расчет больничных отсторнированные суммы зарплаты попадут в месяце, ЗА который проведена такая корректировка (см. комментарий к письму ПФУ от 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106 в статье «Замена зарплаты на больничные: считаем среднюю для больничных» // «Оплата труда», 2023, № 16).

3. Доначисление/сторнирование отпускных. В случае доначисления или сторнирования отпускных за предыдущие периоды, такие доначисленные/сторнированные суммы отражают в приложении Д1 с привязкой к месяцу, за который они начислены/отсторнированы. То есть в отдельных строках с указанием месяца и года, за который начислена или сторнирована выплата.

Поэтому и при расчете больничных такие доначисленные/отсторнированные суммы отпускных будут учитываться в месяце, за который проведено такое доначисление/сторнирование.

Что же, мы обсудили все нюансы расчета среднедневной зарплаты. Теперь можно с легкостью рассчитать сумму больничных? К сожалению, нет. Еще следует учесть определенные ограничения.

Применяем ограничения

Общие ограничения. Законом о соцстраховании и Порядком № 1266 предусмотрены определенные ограничения по сумме больничных.

Рассчитывается этот показатель следующим образом: максимальную величину базы начисления ЕСВ в последнем месяце расчетного периода делят на среднемесячное количество календарных дней (30,44).

Обратите внимание! При расчете этого показателя занятость работника не учитывают.

Следовательно, максимальное ограничение в расчете на день в 2023 году составляет 3301,58 грн (100500 : 30,44).

Если фактическая среднедневная зарплата будет равна или окажется меньше, чем максимальный ограничивающий показатель (3301,58 грн), расчет больничных проводят исходя из фактической среднедневной зарплаты. Если выше — исходя из максимального ограничителя.

То есть максимальное ограничение в расчете на месяц в 2023 году составляет 100500 грн (МЗП х 15).

Что это значит?

Если работник был нетрудоспособен один (или более) календарный месяц, сумму больничных, начисленных за полные месяцы болезни, следует сравнить с максимальным ограничителем (100500 грн). В случае если сумма больничных, начисленная за полный месяц нетрудоспособности, превышает максимальную величину, ее «срезают» до уровня максимального ограничителя.

Обратите внимание! За неполные календарные месяцы болезни больничные начисляют без такого сравнения.

Ну а если на момент наступления страхового случая работник работает по совместительству, здесь надо учесть еще один нюанс.

Как мы говорили выше, первоочередно вопрос о назначении пособия по временной нетрудоспособности решается по основному месту работы работника. И только в случае отказа в назначении пособия по основному месту работы оно предоставляется работнику по месту работы по совместительству.

В то же время первые пять дней временной нетрудоспособности (за счет работодателя) работнику-совместителю должны быть оплачены в общем порядке (если нет оснований для отказа в назначении таких выплат) (см. статью «Совместители и первые 5 дней больничного» // «Налоги & бухучет», 2023, № 18).

В таком случае работодатель, у которого работник работает по совместительству, должен помнить следующее.

Чтобы соблюдать это требование, работник-совместитель должен предоставить работодателю справку о средней заработной плате по основному месту работы.

ПФУ позволяет работнику-совместителю не предоставлять справку о средней зарплате только в том случае, если по основному месту работы ему было отказано в назначении страховых выплат (см. письмо ПФУ от 17.03.2023 № 9726-10744/О-03/8-2800/23).

Но предупреждаем, что работодатель по совместительству все равно должен требовать предоставления справки о средней зарплате и проводить сравнительные расчеты. Ведь этого до сих пор требует абз. 3 п. 30 Порядка № 1266.

Специальное ограничение. Если в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая работник заработал себе страховой стаж менее 6 месяцев, к сумме больничных применяют специальное ограничение (п. 29 Порядка № 1266).

То есть в 2023 году размер дневной выплаты для работников, страховой стаж которых составляет менее 6 месяцев за последние 12 календарных месяцев, не должен превышать 220,11 грн (6700 : 30,44).

Если же дневная выплата работника превысила размер пособия, рассчитанного из МЗП в расчете на 1 календарный день, то для расчета больничных используют такой ограничитель. Если оказалась меньше — больничные рассчитывают исходя из дневной выплаты.

В течение расчетного периода работник находился в отпуске без сохранения зарплаты — 243 к. дн. (01.08.2022 — 31.03.2023). Эти дни исключаем из расчета среднедневной зарплаты (является уважительной причиной в соответствии с п. 3 Порядка № 1266).

Количество календарных дней расчетного периода, которые будут участвовать в расчете:

365 - 243 = 122 к. дн.

Среднедневная зарплата:

68000 : 122 = 557,38 грн.

Дневная выплата с учетом страхового стажа:

557,38 х 70: 100 = 390,17 грн.

За последние 12 календарных месяцев страховой стаж работника менее 6 месяцев. Поэтому его дневная выплата не должна превышать размер пособия, исчисленного исходя из минимальной зарплаты в расчете на 1 календарный день.

Дневная выплата (390,17 грн) оказалась выше ограничивающего показателя (220,11 грн). Поэтому применяем ограничитель.

Сумма оплаты первых пяти дней болезни работника:

220,11 х 5 = 1100,55 грн.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности:

220,11 х 7 = 1540,77 грн.

Общая сумма больничных:

1100,55 + 1540,77 = 2641,32 грн.