Лікарняні: все, що потрібно знати для розрахунку

Лікарняні — формула

Порядок розрахунку суми лікарняних (як для оплати перших п’яти днів за рахунок роботодавця, так і з шостого дня за рахунок ПФУ) регламентує Порядок № 1266*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Відповідно до цього документа, лікарняні (Л) розраховують за формулою:

Л = ДВ х Кдн,

де ДВ — денна виплата;

Кдн — кількість календарних днів хвороби, що підлягають оплаті (зазначаються у наказі/протоколі/рішенні про призначення страхових виплат).

Денну виплату (ДВ) визначають так:

ДВ = ЗПсер х С : 100,

де ЗПсер — розмір середньоденної заробітної плати працівника;

С — відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності залежно від загального страхового стажу* чи категорії працівника (50, 60, 70, 100 %).

* Як визначити страховий стаж працівника та відсоток оплати, читайте у статті «Страховий стаж: як визначити й не помилитися» // «Оплата праці», 2023, № 13.

А от як обчислити середньоденну зарплату, поговоримо далі.

Середньоденна зарплата

Для обчислення середньоденної зарплати (ЗПсер) використовують формулу:

ЗПсер = ЗПрп : Крп,

де ЗПрп — нарахована в розрахунковому періоді сума заробітної плати, з якої сплачено ЄСВ;

Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Зверніть увагу! Середньоденну зарплату обчислюють за 1 календарний день. Тому зайнятість працівника (повна, неповна), графік роботи, порядок оплати його праці (місячна/погодинна, відрядна) на розрахунок «середньої» не впливають.

Тобто щоб розрахувати середньоденну зарплату, спершу потрібно правильно визначити розрахунковий період. Як це зробити, розкажемо далі.

Визначаємо розрахунковий період

У загальному випадку розрахунковим періодом для обчислення «лікарняної» середньої є 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок* (п. 25 Порядку № 1266).

* Місяцем настання страхового випадку є місяць, на який, згідно з лікарняним листом, припадає початок тимчасової непрацездатності.

Як визначити розрахунковий період в інших випадках, покажемо у таблиці далі.

Розрахунковий період для обчислення середньоденної зарплати

Але не завжди всі календарні дні розрахункового періоду братимуть участь у розрахунку середньоденної зарплати. Які з них таки треба викидати з розрахункового періоду — розберемо далі.

Виключаємо з розрахункового періоду

Дні, які потрібно виключити. З розрахункового періоду виключають календарні дні, не відпрацьовані працівником з поважних причин.

Перелік таких поважних причин наведено у п. 3 Порядку № 1266. Це:

— тимчасова непрацездатність;

— відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

— відпустка для догляду до 3 (6) років;

— відпустка без збереження зарплати;

— призупинення дії трудового договору;

— проходження військової служби без збереження середнього заробітку.

Усі інші дні, не відпрацьовані у розрахунковому періоді з якихось причин, а також вихідні, святкові та неробочі дні, що припадають на розрахунковий період, не виключають із розрахункового періоду (вони беруть участь у підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді).

Виключаємо з розрахункового періоди календарні дні, не відпрацьовані працівником з поважних причин. А саме:

— дні «воєнної» відпустки — 91 к. дн.;

— дні тимчасової непрацездатності — 12 к. дн.

А ось дні щорічної відпустки (14 к. дн.) залишаємо у розрахунку.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних:

365 - 91 - 12 = 262 к. дн.

«Пустий» місяць. До 01.01.2023 у п. 3 Порядку № 1266 було прописано, що місяці розрахункового періоду (з 1-го до 1-го числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду.

З 01.01.2023 ця норма виключена з Порядку № 1266.

Тому тепер (за страховими випадками, які почалися після 01.01.2023), якщо у розрахунковому періоді є повністю не відпрацьовані місяці, то:

— дні такого місяця, не відпрацьовані з поважних причин, — виключаються з розрахунку;

— дні місяця, не покриті поважними причинами (наприклад, вихідні дні), — залишаються у розрахунку середньоденної зарплати.

Це підтвердив ПФУ у своєму листі від 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23 // «Оплата праці», 2023, № 6.

Отже, з розрахункового періоду треба виключити тільки ті дні, на які припали поважні причини. У нашому випадку це:

— дні відпустки без збереження зарплати — 12 к. дн.;

— дні тимчасової непрацездатності — 12 к. дн.

Вихідні дні (1, 2, 15, 16, 29 та 30 квітня 2023 року — суботи та неділі) залишаться у розрахунку середньоденної зарплати.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних:

365 - 12 - 12 = 341 к. дн.

А як щодо виплат, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати? Про них мова піде далі.

Виплати розрахункового періоду

Виплати, що беруть участь у розрахунку. До розрахунку середньоденної зарплати потрапляють лише ті виплати, які одночасно відповідають трьом критеріям (п. 3 Порядку № 1266).

У розрахунку лікарняних беруть участь виплати, що належать до фонду оплати праці (вони перелічені у розд. 2 Інструкції № 5*). Це, зокрема, основна, додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

А раз так, то у розрахунку середньоденної зарплати візьмуть участь, зокрема:

— оплата простою (незалежно від його ініціатора та розміру оплати);

— матдопомога систематичного характеру (наприклад, на оздоровлення);

— неразові премії тощо.

Не братимуть участі в розрахунку середньої наступні виплати:

— лікарняні (нараховані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок ПФУ);

— допомога по вагітності та пологах;

— нецільова благодійна допомога тощо.

Якщо на частину зарплати не нараховувався ЄСВ, оскільки база нарахування ЄСВ перевищила максимальну величину бази нарахування, то така частина до розрахунку лікарняних не потрапить.

Тут справа у п. 32 Порядку № 1266. Ця норма вимагає обчислювати середню зарплату для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності на підставі відомостей, що включаються до Об’єднаної звітності.

Відповідно саме на підставі цих даних ПФУ автоматично розраховує показник СПОВ* у полі «Сума за даними СПОВ» заяви-розрахунку.

* Подробиці — у статті «Заява-розрахунок: як перемогти розбіжності з даними ПФУ» // «Оплата праці», 2023, № 12.

Тому при розрахунку середньоденної зарплати слід орієнтуватися саме на ті суми, що зазначені у додатку Д1 Об’єднаної звітності. За частину місяців розрахункового періоду, які не потрапили ще до додатка Д1 Об’єднаної звітності у зв’язку з тим, що строк подання його ще не настав, користуємося даними бухгалтерського обліку.

Виключаємо з розрахункового періоду календарні дні, не відпрацьовані працівником з поважних причин. А саме дні тимчасової непрацездатності (12 к. дн.). Зауважте, дні щорічної відпустки залишаються у розрахунку.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, яка візьме участь у розрахунку:

365 - 12 = 353 к. дн.

Щодо виплат, то лікарняні і нецільова матдопомога не братимуть участі у розрахунку середньоденної зарплати, оскільки такі виплати не належать до фонду оплати праці. Водночас зарплата та сума відпускних увійдуть до розрахунку.

Сума виплат, яка візьме участь у розрахунку лікарняних:

154636,36 + 6442,78 = 161080,14 грн.

Середньоденна зарплата:

161080,14 : 353 = 456,32 грн.

Правила врахування виплат. Щоб правильно врахувати виплати при розрахунку лікарняних, потрібно дотримуватися таких правил.

Нагадаємо, що з 01.01.2023 допомога по тимчасовій непрацездатності надається за основним місцем роботи АБО за сумісництвом (ст. 22 Закону про соцстрахування*).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

При цьому першочергово питання щодо призначення такої допомоги вирішується за основним місцем роботи працівника. І тільки в разі відмови в призначенні допомоги за основним місцем роботи вона надається працівнику за місцем роботи за сумісництвом (див. статтю «Лікарняні сумісникам: інтрига 2023 року» // «Оплата праці», 2023, № 3).

Водночас перші 5 днів тимчасової непрацездатності (за рахунок роботодавця) оплачуються працівнику і за основним місцем роботи, і за сумісництвом.

Проте в будь-якому разі (незалежно від того, де призначатимуть лікарняні, — за основним місцем роботи чи за сумісництвом), середньоденну зарплату розраховують окремо за кожним місцем роботи. Тобто за кожним місцем роботи визначають свій розрахунковий період та відповідно свої виплати, нараховані в такому періоді (п. 30 Порядку № 1266).

Ми вже згадували вище, що у випадку коли у розрахунковому періоді є повністю не відпрацьовані місяці, то:

— дні такого місяця, покриті поважними причинами, — виключаються з розрахунку;

— дні, не покриті поважними причинами, — залишаються у розрахунку.

А що робити з виплатами, які були нараховані у такому «пустому» місяці?

Якщо в місяці, повністю не відпрацьованому з поважних причин (поважні причини тривали усі календарні дні місяця), були нарахування, то їх (як і календарні дні такого місяця) виключають з розрахунку (див. лист ПФУ від 07.04.2023 № 13488-15877/Р-03/8-2800/23).

Якщо у невідпрацьованому місяці залишається хоча б один день, не покритий поважними причинами (наприклад, вихідний день), то такий день залишається у розрахунку середньоденної зарплати. Також залишаються і виплати, які нараховані у такому місяці та з яких сплачено ЄСВ.

У вересні 2022 року працівник не відпрацював жодного дня. При цьому не всі календарні дні такого місяця покриті поважними причинами (відпусткою за власний рахунок чи хворобою). Вони розірвані вихідними днями (17 та 18 вересня 2022 року — це субота та неділя).

Такі дні (2 к. дн. вересня 2022 року) беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. А з ними і сума щомісячної премії (2000 грн). Вона також залишиться у розрахунку лікарняних.

Більше прикладів щодо розрахунку лікарняних, коли у розрахунковому періоді є «пустий» місяць, шукайте у статті «Лікарняні: у розрахунковому періоді «пустий» місяць» // «Оплата праці», 2023, № 17.

Відповідно до п. 32 Порядку № 1266 середня заробітна плата для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності обчислюється на підставі відомостей, що включаються до додатка Д1 Об’єднаної звітності.

Тому орієнтиром щодо врахування виплат у розрахунку лікарняних буде саме додаток Д1 Об’єднаної звітності та саме порядок, згідно з яким треба заповнювати цей додаток.

Нагадаємо, що відповідно до п. 1 розд. IV Порядку № 4* зарплату в додатку Д1 відображають у місяці її фактичного нарахування в бухобліку. Відповідно й при розрахунку лікарняних таку виплату слід ураховувати у місяці, в якому вона була фактично нарахована.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.

Наприклад, премію за січень 2023 року працівнику нараховано у лютому 2023 року. Відповідно така виплата увійде до розрахунку лікарняних у складі зарплати за лютий 2023 року.

Зауважте, що суми відпускних також відображають у додатку Д1 в тому місяці звітного кварталу, в якому вони фактично були нараховані в бухобліку. Проте показують їх у окремих від зарплати рядках та з розбивкою по місяцях, за які вони нараховані (у графі 10 зазначають місяць і рік, за які нараховані відпускні).

Через це такі суми при розрахунку «лікарняної» середньої слід відносити до тих місяців, ЗА які вони нараховані (див. коментар до листа ПФУ від 25.07.2023 № 2800-030401-8/41599 у статті «Відпускні на межі розрахункового періоду: як розрахувати лікарняні» // «Оплата праці», 2023, № 15).

Незважаючи на те, що нарахування за всі дні відпустки (і серпня, і вересня) відбулося у серпні 2022 року, у розрахунок «лікарняної» середньої враховуємо суму відпускних, що припадає на вересень 2022 року (1841,08 грн). Водночас відпускні за серпень 2022 року не братимуть участі у розрахунку, оскільки цей місяць не входить до розрахункового періоду працівника.

Донарахування/сторнування зарплати. Окремо треба зупинитися на ситуації з донарахуванням або сторнуванням окремих виплат. Бо тут, як кажуть, є нюанси.

1. Донарахування зарплати. У разі нарахування зарплати за попередній звітний період (у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу чи виявленням помилок) суми донарахованої зарплати включаються до зарплати місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

Відповідно у додатку Д1 донараховані суми зарплати увійдуть до загальної суми зарплати за той місяць, у якому фактично було проведено донарахування.

Тому й при розрахунку лікарняних такі виплати будуть враховані у місяці, в якому вони були фактично донараховані.

2. Сторнування зарплати. Якщо коригування зарплати у бік зменшення відбувається через виявлені помилки без уточнення відпрацьованого часу, то сторнована сума зарплати включається до загальної суми зарплати в місяці її сторнування.

У додатку Д1 такі коригування відображаються у місяці їх проведення. Відповідно й у розрахунок лікарняних вони потраплять у місяці, у якому було здійснено сторнування.

Виняток — якщо зарплату сторнують із уточненням відпрацьованого часу (тобто коли замість неї нараховують відпускні чи лікарняні).

У такому випадку в додатку Д1 відсторновані суми зарплати зазначають з мінусом у прив’язці до місяця, ЗА який вони нараховані (див. статтю «Перетворення зарплати на лікарняні в Об’єднаному звіті» // «Оплата праці», 2023, № 4).

Через це й у розрахунок лікарняних відсторновані суми зарплати потраплять у місяці, ЗА який проведене таке коригування (див. коментар до листа ПФУ від 11.08.2023 № 2800-030401-8/45106 у статті «Заміна зарплати на лікарняні: рахуємо середню для лікарняних» // «Оплата праці», 2023, № 16).

3. Донарахування/сторнування відпускних. У разі донарахування чи сторнування відпускних за попередні періоди, такі донараховані/ сторновані суми відображають у додатку Д1 з прив’язкою до місяця, за який вони нараховані/відсторновані. Тобто в окремих рядках із зазначенням місяця та року, за який нараховано чи сторновано виплату.

Тому й при розрахунку лікарняних такі донараховані/відстороновані суми відпускних будуть ураховуватися у місяці, за який проведене таке донарахування/сторнування.

Що ж, ми обговорили всі нюанси розрахунку середньоденної зарплати. Тепер можна з легкістю розрахувати суму лікарняних? На жаль, ні. Ще слід урахувати певні обмеження.

Застосовуємо обмеження

Загальні обмеження. Законом про соцстрахування та Порядком № 1266 передбачені певні обмеження щодо суми лікарняних.

Розраховується цей показник таким чином: максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду ділять на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Зверніть увагу! При розрахунку цього показника зайнятість працівника не враховують.

Отже, максимальне обмеження із розрахунку на день у 2023 році становить 3301,58 грн (100500 : 30,44).

Якщо фактична середньоденна зарплата дорівнюватиме або виявиться меншою, ніж максимальний обмежуючий показник (3301,58 грн), розрахунок лікарняних проводять виходячи з фактичної середньоденної зарплати. Якщо вищою — виходячи з максимального обмежувача.

Тобто максимальне обмеження із розрахунку на місяць у 2023 році становить 100500 грн (МЗП х 15).

Що це означає?

Якщо працівник був непрацездатний один (або більше) календарний місяць, суму лікарняних, нарахованих за повні місяці хвороби, слід порівняти з максимальним обмежувачем (100500 грн). У разі якщо сума лікарняних, нарахована за повний місяць непрацездатності, перевищує максимальну величину, її «зрізають» до рівня максимального обмежувача.

Зверніть увагу! За неповні календарні місяці хвороби лікарняні нараховують без такого порівняння.

Ну а якщо на момент настання страхового випадку працівник працює за сумісництвом, тут треба врахувати ще один нюанс.

Як ми казали вище, першочергово питання щодо призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності вирішується за основним місцем роботи працівника. І тільки в разі відмови в призначенні допомоги за основним місцем роботи вона надається працівнику за місцем роботи за сумісництвом.

Водночас перші п’ять днів тимчасової непрацездатності (за рахунок роботодавця) працівнику-суміснику повинні бути оплачені в загальному порядку (якщо немає підстав для відмови в призначенні таких виплат) (див. статтю «Сумісники та перші 5 днів лікарняного» // «Податки & бухоблік», 2023, № 18).

У такому разі роботодавець, у якого працівник працює за сумісництвом, повинен пам’ятати таке.

Щоб дотриматися цієї вимоги, працівник-сумісник повинен надати роботодавцю довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

ПФУ дозволяє працівнику-суміснику не надавати довідку про середню зарплату тільки в тому разі, якщо за основним місцем роботи йому було відмовлено у призначенні страхових виплат (див. лист ПФУ від 17.03.2023 № 9726-10744/О-03/8-2800/23).

Але попереджаємо, що роботодавець за сумісництвом все одно повинен вимагати надання довідки про середню зарплату та проводити порівняльні розрахунки. Адже цього й досі вимагає абз. 3 п. 30 Порядку № 1266.

Спеціальне обмеження. Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку працівник заробив собі страховий стаж менше 6 місяців, до суми лікарняних застосовують спеціальне обмеження (п. 29 Порядку № 1266).

Тобто у 2023 році розмір денної виплати для працівників, страховий стаж яких становить менше 6 місяців за останні 12 календарних місяців, не повинен перевищувати 220,11 грн (6700 : 30,44).

Якщо ж денна виплата працівника перевищила розмір допомоги, розрахованої з МЗП у розрахунку на 1 календарний день, то для розрахунку лікарняних використовують такий обмежувач. Якщо виявилася меншою — лікарняні розраховують виходячи з денної виплати.

Протягом розрахункового періоду працівник перебував у відпустці без збереження зарплати — 243 к. дн. (01.08.2022 — 31.03.2023). Ці дні виключаємо із розрахунку середньоденної зарплати (є поважною причиною відповідно до п. 3 Порядку № 1266).

Кількість календарних днів розрахункового періоду, що візьмуть участь у розрахунку:

365 - 243 = 122 к. дн.

Середньоденна зарплата:

68000 : 122 = 557,38 грн.

Денна виплата з урахуванням страхового стажу:

557,38 х 70 : 100 = 390,17 грн.

За останні 12 календарних місяців страховий стаж працівника менше 6 місяців. Тому його денна виплата не повинна перевищувати розміру допомоги, обчисленої виходячи з мінімальної зарплати із розрахунку на 1 календарний день.

Денна виплата (390,17 грн) виявилася вищою за обмежуючий показник (220,11 грн). Тому застосовуємо обмежувач.

Сума оплати перших п’яти днів хвороби працівника:

220,11 х 5 = 1100,55 грн.

Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності:

220,11 х 7 = 1540,77 грн.

Загальна сума лікарняних:

1100,55 + 1540,77 = 2641,32 грн.