Працівники резидента Дія Сіті: як розрахувати декретні

* i.factor.ua/ukr/journals/ot/2023/october/issue-20/article-126773.html

Право на страхові виплати

Працівниками резидента Дія Сіті є фізичні особи, які перебувають із таким суб’єктом господарювання в трудових відносинах (уклали з ним трудовий договір) (п.п. 14.1.283 ПКУ).

Відповідно до ч. 2 ст. 1 Закону про соцстрахування* вони є застрахованими особами**. А отже, працівники резидента Дія Сіті мають право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності на загальних підставах (ст. 11 Закону про соцстрахування).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

** Застраховані особи — це особи, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, та сплачують (сплачували) та/або за яку сплачується чи сплачувався ЄСВ (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI).

Інакше кажучи, працівники резидента Дія Сіті мають право на допомогу по вагітності та пологах на тих самих підставах, що і звичайні працівники.

Порядок призначення виплат

Застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту) у резидента Дія Сіті (працівникам резидента Дія Сіті), допомога по вагітності та пологах призначається (ч. 1 ст. 22 Закону про соцстрахування):

— за основним місцем роботи (діяльності);

— в загальному порядку.

Тобто резидент Дія Сіті проходить звичайну процедуру призначення та виплати декретних своїм працівникам, а саме здійснює такі кроки.

Крок 1. Керівник / уповноважений/ комісія з уповноважених за основним місцем роботи працівниці приймає рішення про оплату / відмову в оплаті лікарняного листа.

Підставою для призначення декретних є звичайний лікарняний лист (в електронному чи паперовому вигляді), сформований медзакладом, у якому жінка перебуває на обліку.

Звернуть увагу, що для відмови в призначенні декретних виплат у резидента Дія Сіті (якщо це основне місце роботи працівниці) дуже мало підстав. Зокрема, це може бути:

— наявність помилок у лікарняному листі по вагітності та пологах;

— якщо працівниця звернулася за призначенням допомоги по вагітності та пологах пізніше 6 місяців після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Та це може статися лише в тому разі, якщо працівниці було оформлено паперовий листок непрацездатності по вагітності та пологах*.

* Деталі — у статті «Строк давності для лікарняних: як довго можна подавати заяву-розрахунок» // «Оплата праці», 2023, № 14.

А ось той факт, що лікарняний по вагітності та пологах працівниці було оформлено у період простою, відпустки без збереження зарплати, щорічної, творчої, навчальної відпустки чи в період призупинення дії трудового договору, не є підставою для відмови в його оплаті.

Тому зазвичай керівник / уповноважений/ комісія з уповноважених за основним місцем роботи працівниці приймає рішення про оплату такого лікарняного листа.

Крок 2. Бухгалтерія:

— розраховує, нараховує декретні виплати працівниці одразу за весь період (усі календарні дні) відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

— подає заяву-розрахунок до Пенсійного фонду;

— виплачує страхові кошти працівниці та звітує про таку виплату до ПФУ.

Особливості оплати лікарняного листа

У загальному випадку, лікарняний по вагітності та пологах видається жінці з 30 тижня вагітності тривалістю не менш як 126 календарних днів (70 днів до пологів та 56 днів після). На підставі такого листка непрацездатності роботодавець надає працівниці відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.

Оплачується такий лікарняний у розмірі 100 % за рахунок ПФУ (тобто незалежно від страхового стажу працівниці). Допомога по вагітності та пологах нараховується за всі календарні дні тимчасової непрацездатності працівниці, зазначені в такому листку непрацездатності.

Проте трапляються випадки, коли жінка попри настання права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами вирішує продовжити працювати. Що в такому разі робити?

Зверніть увагу! 29.07.2023 до ст. 18 Закону про соцстрахування* були внесені зміни, які надали право жінкам переносити частину відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, передбачену до пологів (70 календарних днів), та використовувати її частково або повністю після пологів, починаючи з дня пологів.

Скористатися таким правом працівниці можуть:

— за бажанням;

— лише за відсутності медичних протипоказань.

* Докладніше у статті «Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: зміни» // «Податки & бухоблік», 2023, № 64.

Розраховуємо декретні

Як зазначено у ст. 22 Закону № 1667*, розрахунок допомоги по вагітності та пологах для працівників резидента Дія Сіті здійснюється у порядку, передбаченому Законом про соцстрахування.

* Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-IX.

Проте у Законі про соцстрахування прописані лише обмеження щодо суми декретних для працівників резидентів Дія Сіті. Як бути? Треба зазирнути до п. 3 Порядку № 1266*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

З 01.01.2023 у цій нормі зазначено, що середньоденна сума зарплати (доходу) застрахованої особи, яка є працівником резидента Дія Сіті, розраховується відповідно до Порядку № 1266.

Тобто обчислення декретних для працівників резидента Дія Сіті проводиться в загальному порядку. А раз так, то резиденту Дія Сіті для розрахунку декретних доведеться пройти наступні етапи.

Етап 1. Визначити розрахунковий період.

У загальному порядку розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку.

Визначити розрахунковий період в інших випадках вам допоможе стаття «Декретні-2023: порядок розрахунку» // «Оплата праці», 2023, № 9.

Зауважте, місяць настання страхового випадку — це місяць, на який згідно з лікарняним листом припадає початок тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами. Тому:

— якщо працівниця пішла у декретну відпустку із запізненням, розрахунковий період все одно залишиться таким самим, якби вона пішла у таку відпустку своєчасно (відповідно до лікарняного листа) (див. коментар до листа ПФУ від 31.07.2023 № 29023-33229/У-03/8-2800/23 у статті «Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: зміни» // «Податки & бухоблік», 2023, № 64);

— якщо працівниці буде оформлено додатковий листок непрацездатності тривалістю 14 календарних днів, то для розрахунку середньої зарплати (для оплати такого додаткового лікарняного) розрахунковий період буде таким самим, як і для оплати первинного листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами.

Етап 2. Виключити з розрахункового періоду дні, не відпрацьовані з поважних причин (вони перелічені у п. 3 Порядку № 1266).

Це, зокрема: календарні дні тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати, періоду призупинення дії трудового договору, військової служби без збереження середнього заробітку тощо.

Етап 3. Врахувати виплати, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати.

Для працівників резидента Дія Сіті це буде нарахована у розрахунковому періоді сума заробітної плати, з якої фактично сплачено ЄСВ.

Нагадаємо, що у спеціалістів Дія Сіті ця сума може як дорівнювати розміру мінзарплати, так і бути більше за МЗП.

Тому за місяці, за які резидент Дія Сіті сплачував за працівника ЄСВ тільки з МЗП, у розрахунок декретних потрапить тільки зарплата у межах розміру МЗП, яка була встановлена у відповідному місяці розрахункового періоду.

А за місяці, за які роботодавець — резидент Дія Сіті сплачував ЄСВ з фактичного розміру зарплати працівника (з урахуванням максимальної бази нарахування ЄСВ) (наприклад, до отримання статусу резидента Дія Сіті), — фактичні суми зарплати з урахуванням такої максимальної бази.

Нюанс. Якщо протягом місяця сума нарахованої зарплати працівнику резидента Дія Сіті становила менше мінімалки, а ЄСВ було сплачено з розміру МЗП (відповідно до вимог законодавства), у розрахунок середньої потрапить лише сума фактично нарахованої зарплати працівника за такий місяць.

Етап 4. Розрахувати середньоденну зарплату (дохід).

Для цього потрібно поділити нараховану за розрахунковий період зарплату працівника, з якої фактично сплачено ЄСВ, на кількість календарних днів розрахункового періоду, що взяли участь у розрахунку середньої.

Нагадаємо, що допомога по вагітності та пологах надається застрахованим особам (у тому числі й працівникам резидента Дія Сіті) у розмірі 100 % середньої зарплати. А отже, загальний страховий стаж працівниці не впливає на розмір таких виплат (ст. 19 Закону про соцстрахування).

У зв’язку з цим, для того щоб визначити суму декретних для працівників резидента Дія Сіті, достатньо помножити їх середньоденну зарплату на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, зазначену в лікарняному листі по вагітності та пологах.

Але, на жаль, це ще не все. Потрібно ще врахувати обмеження.

Обмеження для декретних

Для суми декретних працівників резидента Дія Сіті встановлені максимальні і мінімальне обмеження.

Так, у ст. 19 Закону про соцстрахування зазначено, що

Але це ще не все. Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць:

— не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону про соцстрахування);

— не повинна перевищувати розміру заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачено страхові внески (єдиний внесок) (абз. 4 п. 2 Порядку № 1266).

Як виконати всі ці умови? Адже намагаючись дотриматися однієї, можна не виконати іншої.

Пенсійники у своєму листі від 04.05.2023 № 17595-20802/У-03/8-2800/23 пропонують такий алгоритм дій:

1) розрахувати середньоденну зарплату та суму допомоги по вагітності та пологах відповідно до вимог Порядку № 1266;

2) у разі необхідності застосувати до суми допомоги обмеження, передбачене абз. 4 п. 2 Порядку № 1266;

3) якщо розмір обмеженої допомоги по вагітності та пологах виявиться меншим за розмір допомоги, обчислений із МЗП, остаточний розрахунок допомоги провести з мінімалки, встановленої на час настання страхового випадку.

Розглянемо на прикладі, як застосувати все сказане вище.

Крок 1. Перш за все розрахуємо середньоденну зарплату працівниці.

Через те, що у розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року) ЄСВ сплачувався з мінімальної зарплати 6700 грн, середньоденна зарплата працівниці дорівнюватиме:

(6700 × 12) : 365 = 220,27 грн/день,

де 12 — кількість місяців у розрахунковому періоді;

365 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Загальна сума допомоги по вагітності та пологах, розрахована з фактичної середньоденної зарплати, становить:

220,27 × 126 = 27754,02 грн.

Далі розподіляємо загальну суму допомоги за місяцями, за які вона нарахована. Для цього середньоденну зарплату множимо на кількість днів відпустки у кожному місяці. Для наочності всі розрахунки ми покажемо в таблиці (див. нижче). Сума лікарняних, яку ми визначили на першому етапі, вказана в гр. 3 таблиці.

Крок 2. Порівнюємо отриманий результат із максимальним обмеженням у кожному місяці (гр. 4 таблиці).

Для повних календарних місяців перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами це розмір МЗП, що діяв у останньому місяці розрахункового періоду (див. коментар до листа ПФУ від 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 у статті «Дія Сіті та лікарняні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 36).

Для неповних календарних місяців перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами це частина МЗП, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, яка припадає на календарні дні тимчасової непрацездатності в такому місяці (див. коментар до листа ПФУ від 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 у статті «Лікарняні в Дія Сіті & МЗП-обмеження: роз’яснює ПФУ» // «Оплата праці», 2023, № 11).

Якщо розрахована сума допомоги (гр. 3) виявиться вищою за мінзарплату чи її частину (гр. 4), то для наступного кроку беремо обрізане значення.

Крок 3. Тепер нам потрібно визначити розмір мінімального обмеження.

Нагадаємо, що сума допомоги по вагітності та пологах не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати, встановленої на час настання страхового випадку (п. 2 Порядку № 1266).

У 2023 році мінімальний розмір декретних — 220,11 грн (6700 : 30,44).

Сума допомоги, обчислена з мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку, вказана в гр. 5 таблиці. Щоб визначити суму допомоги за місяць, порівнюємо величину, визначену на попередньому кроці, із мінімальним обмеженням.

У листопаді розрахована сума допомоги (5506,75 грн) менша за максимальну межу (5583,33 грн), але більша за мінімальну межу (5502,75 грн), тому працівниці нараховуємо саме цю суму (гр. 6 таблиці).

У грудні розрахована сума допомоги (5828,37 грн) більша за максимальне обмеження (6700 грн), тому з мінімальним обмеженням (6823,41 грн) порівнюємо суму МЗП (6700,00 грн). Оскільки мінімальна межа виявилася більшою за МЗП (6823,41 > 6700,00), то нараховуємо допомогу в розмірі мінімальної межі (гр. 6).

Як застосовувати спецобмеження до суми декретних

Загальна сума декретних (з урахування обмежень) становить 27742,50 грн.

Оподаткування декретних

Особливий режим. Особливий режим оподаткування для резидентів Дія сіті дозволяє таким суб’єктам:

а) оподатковувати ПДФО за ставкою 5 % доходи у вигляді зарплати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат або інших виплат і винагород, нарахованих працівникам;

б) нараховувати ЄСВ у розмірі мінімального страхового внеску на суму (ч. 14¹ ст. 8 Закону про ЄСВ) нарахованої кожному працівнику зарплати.

А як щодо оподаткування декретних?

ПДФО та ВЗ. Сума допомоги по вагітності та пологах не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. Тому ПДФО та ВЗ з декретних виплат не утримується.

Але! Суми такої допомоги слід відобразити у додатку 4ДФ до Об’єднаної звітності з ознакою доходу «128» (сума державної та соціальної матеріальної допомоги).

ЄСВ. Декретні входять до бази нарахування ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). А отже, на суми таких виплат нараховують ЄСВ:

— за ставкою 22 % (у тому числі для осіб з інвалідністю*);

— у загальному порядку (категорія 201.04.01 ЗІР).

* Про те, як резиденту Дія Сіті відобразити нарахування працівникам з інвалідністю в Об’єднаному звіті, читайте у статті «Працівники з інвалідністю в Об’єднаному звіті резидента Дія Сіті» // «Податки & бухоблік», 2023, № 80 (ср. ).

Зверніть увагу! Враховуючи те, що декретні не належать до фонду оплати праці, пільга, передбачена ч. 14¹ ст. 8 Закону про ЄСВ (див. вище), на ці виплати не поширюється. Тому ЄСВ на декретні працівникам резидента Дія Сіті нараховують окремо, а не виходячи з мінімального страхового внеску. Тобто окремо нараховують ЄСВ на суму декретних, а окремо — на МЗП.