Захворів працівник резидента Дія Сіті: як призначити та розрахувати лікарняні

Застраховані особи

Працівники, які перебувають із резидентом Дія Сіті в трудових відносинах (уклали з ним трудовий договір), є застрахованими особами відповідно до ч. 2 ст. 1 Закону про соцстрахування*.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

А отже, вони мають право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності на загальних підставах (ст. 11 Закону про соцстрахування, ч. 1 ст. 22 Закону № 1667**).

** Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-IX.

Водночас перш ніж призначати страхові виплати таким працівникам, слід ураховувати певні нюанси. Які? Про це далі.

Призначаємо страхові виплати

Застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту) у резидента Дія Сіті, страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності призначаються та здійснюються (ч. 1 ст. 22 Закону про соцстрахування):

— за основним місцем роботи (діяльності);

— у загальному порядку.

А отже, для того щоб призначити та виплатити лікарняні працівнику, резиденту Дія Сіті доведеться пройти звичайну процедуру. А саме:

а) керівнику / уповноваженому / комісії з уповноважених за основним місцем роботи — прийняти рішення про оплату / відмову в оплаті лікарняного листа такого працівника. Підставою для призначення лікарняних працівникам резидента Дія Сіті буде звичайний лікарняний лист (в електронному чи паперовому вигляді);

б) бухгалтерії:

— розрахувати та нарахувати лікарняні;

— подати заяву-розрахунок до ПФУ (за потреби);

— виплатити страхові кошти працівнику та відзвітувати до ПФУ про виплату страхових коштів.

Нагадаємо, що зазвичай дні тимчасової непрацездатності працівника роботодавець оплачує так:

— перші 5 днів — за власні кошти;

— починаючи з 6-го дня — за рахунок ПФУ.

Розраховуємо лікарняні

Як зазначено у ст. 22 Закону № 1667, розрахунок допомоги по тимчасовій непрацездатності для працівників резидента Дія Сіті здійснюється у порядку, передбаченому Законом про соцстрахування.

Проте у вказаному документі прописані лише обмеження щодо суми лікарняних для спеціалістів резидентів Дія Сіті — в межах заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачувалися страхові внески.

Як тоді провести розрахунок лікарняних? Для цього треба зазирнути до п. 3 Порядку № 1266***.

*** Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

З 01.01.2023 у цій нормі зазначено, що середньоденна сума зарплати (доходу) застрахованої особи, яка є працівником або гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті, розраховується відповідно до Порядку № 1266.

Тобто обчислення лікарняних для спеціалістів Дія Сіті (зокрема, працівників резидента Дія Сіті) проводиться в загальному порядку.

А раз так, то резиденту Дія Сіті для розрахунку лікарняних своєму працівнику доведеться пройти наступні етапи.

Етап 1. Визначити розрахунковий період.

У загальному порядку розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку.

Визначити розрахунковий період в інших випадках вам допоможе стаття «Лікарняні: все, що потрібно знати для розрахунку» // «Оплата праці», 2023, № 18.

Етап 2. Виключити з розрахункового періоду дні, не відпрацьовані таким працівником з поважних причин (перелічені у п. 3 Порядку № 1266).

Це, зокрема: календарні дні тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати, періоду призупинення дії трудового договору, військової служби без збереження середнього заробітку тощо.

Етап 3. Підсумувати виплати, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати.

Для працівників резидента Дія Сіті це буде нарахована у розрахунковому періоді сума заробітної плати, з якої фактично сплачено ЄСВ.

Нагадаємо, що у спеціалістів Дія Сіті така сума може як дорівнювати розміру мінзарплати, так і бути більше за МЗП.

Тому за місяці, за які резидент Дія Сіті сплачував за працівника ЄСВ з МЗП, у розрахунок лікарняних потрапить тільки зарплата у межах розміру МЗП, яка була встановлена у відповідному місяці розрахункового періоду.

А за місяці, за які роботодавець — резидент Дія Сіті сплачував ЄСВ з фактичного розміру зарплати працівника (з урахуванням максимальної бази нарахування ЄСВ) (наприклад, до отримання статусу резидента Дія Сіті) — фактичні суми зарплати з урахуванням такої максимальної бази.

Нюанс. Якщо протягом місяця сума нарахованої зарплати працівнику резидента Дія Сіті становила менше мінімалки, а ЄСВ було сплачено з розміру МЗП (відповідно до вимог законодавства), у розрахунок «лікарняної» середньої потрапить лише сума фактично нарахованої зарплати працівника за такий місяць.

Етап 4. Розрахувати середньоденну зарплату (дохід).

Для цього потрібно поділити нараховану за розрахунковий період зарплату працівника, з якої фактично сплачено ЄСВ, на кількість календарних днів розрахункового періоду, що взяли участь у розрахунку середньої.

А що робити далі? Зазвичай, після розрахунку середньоденної зарплати визначають денну виплату працівника. Цей показник ураховує відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності залежно від загального страхового стажу чи категорії працівника.

Однак для працівників резидента Дія Сіті допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується у розмірі суми зарплати (доходу), з якої фактично сплачено ЄСВ. Тобто незалежно від їх страхового стажу (у п. 6 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування).

Тому для визначення суми лікарняних працівників резидента Дія Сіті достатньо помножити їх середньоденну зарплату на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті.

Але все ж таки доведеться врахувати обмеження.

Враховуємо обмеження

Для суми лікарняних, що виплачується працівникам резидентів Дія Сіті, встановлено спеціальне обмеження (ч. 3 ст. 17 Закону про соцстрахування, абз. 4 п. 2 Порядку № 1266).

Воно звучить так:

Інакше кажучи, якщо сума зарплати (доходу) спеціаліста резидента Дія Сіті, з якої фактично сплачено ЄСВ, дорівнює МЗП, то сума допомоги в розрахунку на місяць не має перевищувати розміру мінімалки.

Однак тут виникають деякі питання.

Питання 1. За який місяць брати розмір МЗП для проведення такого порівняння? За останній місяць розрахункового періоду чи за місяць настання страхового випадку?

Фахівці ПФУ пропонують при обмеженні суми лікарняних використовувати розмір мінімального страхового внеску, встановленого в останньому місяці розрахункового періоду (лист ПФУ від 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 // «Податки & бухоблік», 2023, № 36).

Тобто якщо у працівника резидента Дія Сіті тимчасова непрацездатність тривала повний календарний місяць і більше, слід діяти так:

— розподілити лікарняні за місяцями, за які вони нараховані;

— суму лікарняних за кожний повний календарний місяць тимчасової непрацездатності порівняти з розміром МЗП, який установлено в останньому місяці розрахункового періоду.

Якщо сума розподілених лікарняних за повний календарний місяць тимчасової непрацездатності виявиться вищою за МЗП, то лікарняні слід виплатити у розмірі мінзарплати. Якщо меншою — у фактичному розмірі.

Питання 2. Чи потрібно обмежувати суму лікарняних мінзарплатою у разі тимчасової непрацездатності неповний місяць?

На жаль, так. У своєму листі від 02.06.2023 № 2800-030401-8/30346 пенсійники роблять висновок: лікарняні, нараховані за неповний місяць хвороби, також слід обмежувати (лист ПФУ та коментар до нього шукайте у статті «Лікарняні в Дія Сіті & МЗП-обмеження: роз’яснює ПФУ» // «Оплата праці», 2023, № 11).

Але тоді суму лікарняних потрібно порівнювати не з МЗП, а з тією частиною мінзарплати, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, яка припадає на календарні дні тимчасової непрацездатності в такому місяці.

Працівнику резидента Дія Сіті лікарняні розраховуємо відповідно до вимог п. 3 Порядку № 1266.

Розрахунковий період: серпень 2022 — липень 2023.

Виключаємо з розрахункового періоду календарні дні перебування працівника у відпустці без збереження зарплати — 31 к. дн.

Кількість календарних днів, що візьмуть участь у розрахунку середньої, дорівнює:

365 - 31 = 334 к. дн.

За вересень — грудень-2022 резидент Дія Сіті сплачував ЄСВ з фактичного розміру зарплати працівника, а за січень — липень-2023 — тільки з МЗП.

Відповідно сума виплат, що увійде до розрахунку лікарняних, становитиме:

250000 + 46900 = 296900 грн.

Середньоденна зарплата становить:

296900 : 334 = 888,92 грн.

Сума лікарняних дорівнює:

— за серпень (28.08.2023 — 31.08.2023):

888,92 × 4 = 3555,68 грн;

— за вересень (01.09.2023 — 30.09.2023):

888,92 × 30 = 26667,60 грн;

— за жовтень (01.10.2023 — 03.10.2023):

888,92 × 3 = 2666,76 грн.

У вересні 2023 року тимчасова непрацездатність працівника тривала повний місяць. Тому порівняємо суму лікарняних, нарахованих за такий період, із розміром МЗП останнього місяця розрахункового періоду (липень 2023 року).

Сума лікарняних за вересень 2023 року перевищила розмір МЗП, установлений у липні 2023 року (26667,60 > 6700), тому застосовуємо спецобмеження — лікарняні за вересень 2023 року обрізаємо до 6700 грн.

А от за серпень та жовтень 2023 року (коли тимчасова непрацездатність працівника тривала лише частину місяця), обмеження розраховуємо пропорційно дням хвороби.

Розмір обмежувача у серпні 2023 року становить:

6700 : 31 × 4 = 864,52 грн,

де 31 — кількість календарних днів у серпні 2023 року;

4 — кількість днів хвороби працівника, що припадають на серпень 2023 року.

Сума лікарняних за серпень 2023 року перевищує розмір МЗП, розрахований пропорційно дням хвороби працівника в серпні 2023 року (3555,68 > 864,52). Тому обрізаємо її до розміру обмежувача — 864,52 грн.

Розмір спецобмежувача у жовтні 2023 року дорівнює:

6700 : 31 × 3 = 648,39 грн,

де 31 — кількість календарних днів у жовтні 2023 року;

3 — кількість днів хвороби працівника, що припадають на жовтень 2023 року.

Сума лікарняних за жовтень 2023 року перевищує розмір МЗП, розрахований пропорційно дням хвороби працівника в жовтні 2023 року (2666,76 > 648,39). Тому обрізаємо її до розміру спецобмежувача — 648,39 грн.

Загальна сума лікарняних працівника становить:

864,52 + 6700 + 648,39 = 8212,91 грн.

Оподаткування лікарняних

Особливий режим. Особливий режим оподаткування для резидентів Дія Сіті дозволяє таким суб’єктам:

а) доходи у вигляді зарплати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат або інших виплат і винагород, нараховані працівникам, оподатковувати ПДФО за ставкою 5 %;

б) на суму нарахованої кожному працівнику зарплати нараховувати ЄСВ у розмірі мінімального страхового внеску (ч. 14¹ ст. 8 Закону про ЄСВ).

А як щодо оподаткування лікарняних?

ПДФО та ВЗ. Лікарняні, які нараховані працівникам резидента Дія Сіті, абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ відносить до зарплати. Раніше з цим погоджувалися й самі податківці (див. лист МГУ ДФСУ від 11.02.2016 № 2975/10/28-10-06-11). А отже, такі виплати повинні оподатковуватися за «особливою» ставкою 5 %, як того вимагає п.п. 170.14¹.2 ПКУ.

Незважаючи на це, у роз’ясненні, що розміщене у категорії 103.03 ЗІР, податківці доходять висновку, що лікарняні спеціалістів Дія Сіті оподатковуються за звичайною ставкою ПДФО 18 %. Підстава — п. 3.2 розд. III Інструкції № 5****, згідно з яким допомога по тимчасовій непрацездатності не належить до фонду оплати праці.

**** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Через це, на наш погляд, безпечніше все ж таки оподатковувати лікарняні ПДФО за ставкою 18 % як інший оподатковуваний дохід та відображати ці суми в додатку 4ДФ з ознакою «127» (п.п. 164.2.20 ПКУ, категорія 103.25 ЗІР).

Проте якщо ви не згодні з позицією податківців і вважаєте, що до суми лікарняних слід застосовувати ставку ПДФО 5 %, радимо спочатку отримати індивідуальну податкову консультацію.

ЄСВ. Лікарняні входять до бази нарахування ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). А отже, на суми лікарняних працівників резидентів Дія Сіті слід нараховувати ЄСВ:

— за ставкою 22 % (у тому числі для осіб з інвалідністю*****);

— у загальному порядку (категорія 201.04.01 ЗІР).

***** Про те, як резиденту Дія Сіті відобразити нарахування працівникам з інвалідністю в Об’єднаному звіті, читайте у статті «Працівники з інвалідністю в Об’єднаному звіті резидента Дія Сіті» // «Податки & бухоблік», 2023, № 80.

Зверніть увагу! Враховуючи те, що лікарняні не належать до фонду оплати праці працівників, пільга, передбачена ч. 14¹ ст. 8 Закону про ЄСВ, на ці виплати не поширюється. Тому ЄСВ на лікарняні працівникам резидента Дія Сіті потрібно нараховувати окремо у загальному порядку, а не виходячи з мінімального страхового внеску. Тобто окремо нараховувати ЄСВ на суму лікарняних, а окремо — на МЗП.