ЕСЛИ РАБОТНИК НАХОДИЛСЯ В КОМАНДИРОВКЕ ЗА СОБСТВЕННЫЕ СРЕДСТВА
Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Работник был направлен в командировку без выдачи аванса. Стоимость билетов и проживания в гостинице были оплачены им за собственные средства. Считается ли нарушением в данном случае предоставление работником Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в срок, превышающий 3 дня после окончания командировки, если средства на командировку работнику не выдавались и он находился в командировке за собственные средства?
(г. Черновцы)
В данном случае несвоевременное предоставление Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — отчет), не является тем нарушением, за которое работнику или учреждению может грозить штраф. Но трехдневный срок в таких ситуациях рекомендуем все же соблюдать. Кроме того, подчеркнем: учреждением была нарушена другая норма законодательства. Расскажем обо всем по порядку.
Работника, направляемого в командировку, учреждение
обязано обеспечить денежными средствами (авансом). Это предусмотрено:—
абзацем 5 раздела «Общие положения» Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59);—
п. 4 постановления КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Выдача работнику аванса перед командировкой — обязанность учреждения.
Необеспечение работника авансом классифицируется как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X (далее — КоАП)*. Это подтверждает и Минфин в письме от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504.* В соответствии со ст. 41 КоАП на должностных лиц учреждения за нарушение законодательства о труде налагается штраф в размере от 30 до 100 ннмдг (от 510 до 1700 грн.). Протоколы по таким нарушениям составляет инспекция по труду и передает их на рассмотрение в районные, районные в городе, городские суды (ст. 221 КоАП).
Четкий срок выдачи аванса на командировку законодательством не установлен. По мнению Минфина (
письмо от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780) и Нацбанка (письмо от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866), в каждом конкретном случае данный вопрос решается до начала командировки после издания приказа о направлении в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретение проездных билетов).Помимо того, напомним, что выдача наличных средств под отчет проводится при условии, что работник полностью отчитался в установленные сроки за предыдущий аванс на командировку или за другие выданные ему подотчетные средства. Это ограничение предусмотрено
п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637.По возвращении из командировки работник должен отчитаться об использовании средств, выданных на командировку, путем предоставления Отчета. Форма Отчета и порядок его составления утверждены
приказом Государственной налоговой администрации Украины от 19.09.2003 г. № 440.Сроки предоставления
Отчета установлены Законом Украины «О налоге с доходов физических лиц от 22.05.2003 г. № 889-IV (далее — Закон № 889). В п.п. 9.10.2 Закона № 889 указано, что Отчет необходимо предоставить до окончания третьего банковского дня, следующего за днем возвращения из командировки. При наличии остатка неизрасходованных средств их сумма возвращается до или во время предоставления Отчета.За нарушение данного правила предусмотрены штрафные санкции:
| Нарушение | Санкции | ||
| к сотруднику (п.п. 9.10.3 Закона № 889) | к учреждению (п. 1 Указа № 436/95*) | к должностным лицам (ст. 1642 КоАП**) | |
| Работник сдал Отчет и вернул остаток неизрасходованных средств: | |||
| — в отчетном месяце после того, как истек предельный срок
| Штраф в размере 15 % от суммы невозвращенных средств | Штраф в размере 25 % от выданной суммы
| За нарушение сроков ведения кассовых операций штраф от 8 до 15 ннмдг (136 - 255 грн.). За повторное нарушение в течение года — от 10 до 20 ннмдг (140 - 340 грн.) |
| — после окончания месяца, в котором истекли предельные сроки возврата
| Штраф в размере 15 % от суммы невозвращенных средств; налог с доходов с той же суммы, увеличенной на «натуральный» коэффициент | ||
| * Указ Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.
| |||
Согласно
п.п. 9.10.1 и 9.10.3 Закона № 889 штрафы к работнику применяются по факту нарушения предельного срока возврата выданных и неиспользованных денежных средств и по факту невозврата таких денежных средств.В нашем случае работнику денежные средства на командировку
не выдавались, он находился в командировке за собственные средства, поэтому штрафные санкции применяться не будут.В то же время заметим, что
п.п. 9.10.2 Закона № 889 установлены единые сроки предоставления Отчета, которым предусмотрено, что после завершения командировки в трехдневный срок работник должен предоставить Отчет. В связи с этим рекомендуем соблюдать данное требование, даже если работник находился в командировке за собственные средства.Кроме того, в предоставлении Отчета в кратчайшие сроки после возвращения из командировки заинтересован сам работник, ведь на основании Отчета ему возместят расходы, понесенные им в командировке.
