Теми статей
Обрати теми

Якщо працівник перебував у відрядженні за власні кошти

Редакція ББ
Відповідь на запитання

ЯКЩО ПРАЦІВНИК ПЕРЕБУВАВ У ВІДРЯДЖЕННІ ЗА ВЛАСНІ КОШТИ

 

Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Працівника направлено у відрядження без видачі авансу. Вартість квитків та проживання в готелі було оплачено ним за власні кошти. Чи вважається порушенням у цьому випадку подання працівником Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, у строк, що перевищує 3 дні після закінчення відрядження, якщо кошти на відрядження працівнику не видавалися, а працівник перебував у відрядженні за власні кошти?

(м. Чернівці)

 

У цьому випадку несвоєчасне подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), не є порушенням, за яке працівнику або установі може загрожувати штраф. Але 3-денного строку в таких ситуаціях рекомендуємо все ж дотримуватися. Крім того, підкреслимо: установою було порушено іншу норму законодавства. Розповімо про все по черзі.

Працівника, який направляється у відрядження, установа

зобов’язана забезпечити грошовими коштами (авансом). Це передбачено:

абзацом 5 розділу «Загальні положення» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59);

п. 4 постанови КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.

Видача працівнику авансу перед відрядженням — не право, а обов’язок установи

. Незабезпечення працівника авансом класифікується як порушення законодавства про працю, відповідальність за яке передбачено ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X (далі — КпАП)*. Це підтверджує і Мінфін у листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504.

* Відповідно до ст. 41 КпАП на посадових осіб установи за порушення законодавства про працю накладається штраф у розмірі від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.). Протоколи щодо таких порушень складає інспекція з праці та передає їх на розгляд до районних, районних у місті, міських судів (ст. 221 КпАП).

Чіткий строк видачі авансу на відрядження законодавством не встановлено. На думку Мінфіну (

лист від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780) та Нацбанку (лист від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866), у кожному конкретному випадку це питання вирішується до початку відрядження після видання наказу про направлення у відрядження та з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням (наприклад придбання проїзних квитків).

Крім того, нагадаємо, що видача готівкових коштів під звіт проводиться за умови, що працівник повністю відзвітував у встановлені строки за попередній аванс на відрядження або за інші видані йому під звіт кошти. Це обмеження передбачено

п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про використання коштів, виданих на відрядження шляхом подання Звіту. Форму Звіту та порядок його складання затверджено

наказом Державної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440.

Строки подання

Звіту встановлено Законом України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV (далі — Закон № 889). У п.п. 9.10.2 Закону № 889 зазначено, що Звіт необхідно подати до закінчення третього банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження. За наявності залишку невитрачених коштів їх сума повертається до або під час подання Звіту.

За порушення цього правила передбачено такі штрафні санкції:

 

Порушення

Санкції

до працівника (п.п. 9.10.3 Закону № 889)

до установи (п. 1 Указу № 436/95*)

до посадових осіб (ст. 1642 КпАП)

Працівник здав Звіт та повернув залишок невитрачених коштів:

У звітному місяці, після того, як закінчився граничний строк

Штраф у розмірі 15 % від суми неповернених коштів

Штраф у розмірі 25 % від виданої суми

За порушення строків ведення касових операцій штраф від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.). За повторне порушення протягом року — від 10 до 20 нмдг (від 140 до 340 грн.)

Після закінчення місяця, в якому закінчився граничний строк повернення

Штраф у розмірі 15 % від суми неповернених коштів; податок з доходів з тієї ж суми, збільшеної на натуральний коефіцієнт

* Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

 

Згідно з

пп. 9.10.1 і 9.10.3 Закону № 889 штрафи до працівника застосовуються за фактом порушення граничного строку повернення виданих і невикористаних грошових коштів та за фактом неповернення таких грошових коштів.

У нашому випадку працівнику грошові кошти на відрядження

не видавалися, він перебував у відрядженні за власні кошти, тому штрафні санкції не застосовуватимуться.

Водночас зауважимо, що

п.п. 9.10.2 Закону № 889 установлено єдині строки подання Звіту. Цим підпунктом передбачено, що після завершення відрядження у 3-денний строк працівник повинен подати Звіт. У зв’язку з цим рекомендуємо дотримуватися цієї вимоги, навіть якщо працівник перебував у відрядженні за власні кошти.

Крім того, у поданні Звіту в найкоротші строки після повернення з відрядження зацікавлений сам працівник, адже на підставі Звіту йому відшкодують витрати, понесені у відрядженні.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі