УЧЕТ ПРОЕЗДНЫХ БИЛЕТОВ
Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Как правильно оприходовать и списать месячный проездной билет в общественном транспорте, который приобретается на нужды учреждения?
(г. Луцк)
В статье «Служебные поездки: расходы на проезд и применение маршрутных листов» мы подробно описывали порядок использования проездных билетов при осуществлении работниками служебных поездок (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 47, с. 19). Напомним суть вопроса.
Если при выполнении служебных обязанностей работники бюджетного учреждения пользуются общественным транспортом, то расходы на проезд могут компенсироваться либо в размере понесенных затрат на основании документов, подтверждающих проезд (одноразовые билеты), либо путем выдачи проездных документов.
Учреждение может купить несколько видов проездных билетов (на трамвай, троллейбус, метрополитен) и выдавать их работникам строго в рабочее время и исключительно для поездок, связанных с выполнением служебных обязанностей. Такие билеты не распределяются между работниками индивидуально*.
* Следует отметить, что согласно п. 1 Порядка возмещения расходов на проезд пассажирским транспортом отдельным категориям работников бюджетных учреждений и организаций в связи с выполнением ими служебных обязанностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.08.97 г. № 922, персональными проездными билетами обеспечиваются
отдельные категории работников, которые пользуются пассажирским транспортом в связи с выполнением ими служебных обязанностей по перечню, утвержденному Минфином , по предоставлению соответствующих министерств и других центральных органов исполнительной власти.При этом следует иметь в виду следующее:
1. Расходы на служебные проездки работников
могут осуществяться только при наличии бюджетных ассигнований на эти цели. Если сметой не предусмотрены расходы на оплату стоимости служебных поездок, то приобретать проездные билеты или выплачивать компенсацию учреждение не вправе .2. Для обоснования проведения и подтверждения расходов на оплату стоимости служебных поездок следует оформить подтверждающие документы, а именно:
—
приказ руководителя. В нем необходимо утвердить перечень должностей работников, которым могут выдаваться проездные билеты для выполнения служебных обязанностей; правила пользования проездными документами; определить ответственного за хранение, выдачу и учет проездных билетов;—
журнал использования проездных билетов. Он служит для контроля за использованием проездных билетов;—
маршрутный лист служебных поездок. Он предназначен для подтверждения посещения работниками мест назначения. Отметим, что законодательство не выдвигает обязательного применения маршрутных листов при осуществлении служебных поездок. Применение маршрутных листов удобно прежде всего для самого учреждения и вызвано необходимостью эффективного и целевого использования бюджетных средств.Поскольку установленной формы журнала служебных поездок и маршрутного листа нет, они составляются в произвольной форме, но с учетом требований, которые законодательство выдвигает к правилам оформления первичных документов.
Бухгалтерский учет
проездных билетов
Согласно
п. 4.1 Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242 (далее — Инструкция № 242) оборотные активы учреждения в форме эквивалентов денежных средств, в том числе и средств в оплаченных проездных документах, отражаются на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» . Стоимость проездных документов должна отражаться также на забалансовом счете 08 «Бланки строгой отчетности» по стоимости их приобретения.Аналитический учет операций с проездными билетами, которые выдаются работникам по мере необходимости, ведется в произвольной форме (
п. 4.11 Инструкции № 242), например в виде упомянутых выше маршрутных листов служебных поездок и журналов использования проездных документов.По истечении срока использования проездных билетов они должны быть списаны с учета. При этом должен быть составлен Акт типовой формы № СЗ-3 «Акт на списание использованных бланков строгого учета», утвержденный
приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67. К акту в обязательном порядке прикладывают списываемые проездные билеты и маршрутные листы служебных поездок.Приведем в таблице порядок отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению, выдаче и списанию проездных билетов:
| № п/п | Содержание операции | Корреспондирующие субсчета | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Получены и оприходованы проездные билеты* | 331 | 675 | 100,00 |
| Одновременно производится запись | 08 | — | 100,00 | |
| 2 | Перечислены средства за проездные билеты | 675 | 321 (323) | 100,00 |
| 3 | на основании акта списаны проездные документы по истечении срока их использования | 801 (802, 811) | 331 | 100,00 |
| 4 | Одновременно производится запись | — | 08 | 100,00 |
| * В соответствии с п.п. 5.1.13 Закона Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР предоставление услуг по перевозке лиц пассажирским транспортом (кроме таксомоторов) в пределах населенного пункта, тарифы на которые регулируются органом местного самоуправления в соответствии с его компетенцией, освобождается от НДС. | ||||
Налог с доходов
Если проездные билеты не распределяются персонально между работниками, а выдаются по мере необходимости для выполнения ими служебных обязанностей, то стоимость выданных работникам проездных билетов
не включается в совокупный налогооблагаемый доход работников и не облагается налогом с доходов.В
письме от 25.05.2004 г. № 9402/7/17-3117 ГНАУ указало, что стоимость выданных проездных билетов не облагается НДФЛ при условии, что:— поездки работников
подтверждаются соответствующими документами (распоряжением руководителя о таком выезде, фактическими маршрутными листами);— проездные билеты
персонально не распределяются между работниками, а выдаются им при необходимости для выполнения служебных заданий (в связи со спецификой работы).
Взносы в соцфонды
Согласно
п. 3.20 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5, стоимость приобретенных учреждением проездных билетов, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере необходимости для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы), не относится к фонду оплаты труда. В связи с этим на стоимость таких билетов не начисляют и не удерживают взносы в фонды социального страхования, в том числе и Пенсионный фонд.
КЭКР
Согласно
Разъяснениям по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденным приказом Госказначейства Украины от 04.11.2004 г. № 194, расходы на приобретение служебных проездных билетов и оплату проезда по маршрутным листам осуществляются по КЭКР 1140 «Расходы на командировки».
