ОБЛІК ПРОЇЗНИХ КВИТКІВ
Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Як правильно оприбуткувати та списати місячний проїзний квиток у громадському транспорті, що придбавається на потреби установи?
(м. Луцьк)
У статті «Службові поїздки: витрати на проїзд та застосування маршрутних листів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 47, с. 19) ми докладно описували порядок використання проїзних квитків при здійсненні працівниками службових поїздок. Нагадаємо суть питання.
Якщо при виконанні службових обов’язків працівники бюджетної установи користуються громадським транспортом, то витрати на проїзд можуть компенсуватися або в розмірі понесених витрат на підставі документів, що підтверджують проїзд (одноразові квитки), або шляхом видачі проїзних документів.
Установа може придбати декілька видів проїзних квитків (на трамвай, тролейбус, метрополітен) та видавати їх працівникам тільки в робочий час та виключно для поїздок, пов’язаних з виконанням службових обов’язків. Такі квитки не розподіляються між працівниками індивідуально*.
* Слід зауважити, що згідно з п. 1 Порядку відшкодування витрат на проїзд пасажирським транспортом окремим категоріям працівників бюджетних установ та організацій у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків, затвердженого постановою КМУ від 22.08.97 р. № 922, персональними проїзними квитками забезпечуються
окремі категорії працівників, які користуються пасажирським транспортом у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків, за переліком, затвердженим Мінфіном за поданням відповідних міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.При цьому слід мати на увазі таке:
1. Видатки на службові поїздки працівників
можуть здійснюватися тільки за наявності бюджетних асигнувань на ці цілі. Якщо кошторисом не передбачено видатки на оплату вартості службових поїздок, то придбавати проїзні квитки або виплачувати компенсацію установа не має права.2. Для обґрунтування проведення та підтвердження видатків на оплату вартості службових поїздок слід оформити підтверджуючі документи, а саме:
—
наказ керівника. У ньому необхідно затвердити перелік посад працівників, яким можуть видаватися проїзні квитки для виконання службових обов’язків; правила користування проїзними документами, визначити відповідального за зберігання, видачу та облік проїзних квитків;—
журнал використання проїзних квитків. Його призначено для контролю за використанням проїзних квитків;—
маршрутний лист службових поїздок. Його призначено для підтвердження відвідування працівниками місць призначення. Зауважимо: законодавство не висуває вимог щодо обов’язкового застосування маршрутних листів при здійсненні службових поїздок. Застосування маршрутних листів зручне насамперед для самої установи і зумовлене необхідністю ефективного та цільового використання бюджетних коштів.Оскільки встановленої форми журналу службових поїздок та маршрутного листа немає, вони складаються в довільній формі, але з урахуванням вимог, які законодавство висуває до правил оформлення первинних документів.
Бухгалтерський облік проїзних квитків
Згідно з
п. 4.1 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства України від 26.12.2003 р. № 242 (далі — Інструкція № 242), оборотні активи установи у формі еквівалентів грошових коштів, у тому числі й коштів в оплачених проїзних документах, відображаються на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» . Вартість проїзних документів повинна відображатися також на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності» за вартістю їх придбання.Аналітичний облік операцій з проїзними квитками, що видаються працівникам у міру необхідності, ведеться в довільній формі (
п. 4.11 Інструкції № 242), наприклад, у вигляді уже згаданих маршрутних листів службових поїздок та журналів використання проїзних документів.Після закінчення строку використання проїзних квитків їх має бути списано з обліку. При цьому має бути складено Акт за типовою формою № СЗ-3 «Акт на списання використаних бланків суворого обліку», затверджений
наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67. До акта в обов’язковому порядку додають проїзні квитки, що списуються, та маршрутні листи службових поїздок.Наведемо в таблиці порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з придбання, видачі та списання проїзних квитків.
| № з/п | Зміст операції | Кореспондуючі субрахунки | Сума,грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Отримано та оприбутковано проїзні квитки* | 331 | 675 | 100,00 |
| Одночасно виконується запис | 08 | — | 100,00 | |
| 2 | Перераховано кошти за проїзні квитки | 675 | 321 (323) | 100,00 |
| 3 | на підставі акта списано проїзні документи після закінчення строку їх використання | 801 (802, 811) | 331 | 100,00 |
| 4 | Одночасно виконується запис | — | 08 | 100,00 |
| * Відповідно до п.п. 5.1.13 Закону України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР надання послуг з перевезення осіб пасажирським транспортом (крім таксомоторів) у межах населеного пункту, тарифи на які регулюються органом місцевого самоврядування відповідно до його компетенції, звільнено від ПДВ. | ||||
Податок з доходів
Якщо проїзні квитки не розподіляються персонально між працівниками, а видаються в міру необхідності для виконання ними службових обов’язків, то вартість виданих працівникам проїзних квитків
не включається до сукупного оподатковуваного доходу працівників і не обкладається податком з доходів.У
листі від 25.05.2004 р. № 9402/7/17-3117 ДПАУ зазначила, що вартість виданих проїзних квитків не обкладається ПДФО за умови, що:— поїздки працівників
підтверджуються відповідними документами (розпорядженнями керівника щодо такого виїзду, фактичними маршрутними листами);— проїзні квитки
персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм за необхідності для виконання службових завдань (у зв’язку зі специфікою роботи).
Внески до соцфондів
Згідно з
п. 3.20 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, вартість придбаних установою проїзних квитків, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм у міру необхідності для виконання виробничих завдань (у зв’язку зі специфікою роботи), не належить до фонду оплати праці. У зв’язку з цим на вартість таких квитків не нараховують і не утримують внески до фондів соціального страхування, у тому числі й до Пенсійного фонду.
КЕКВ
Згідно з Роз’ясненнями щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженими наказом Держказначейства України від 04.11.2004 р. № 194, видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами здійснюються за КЕКВ 1140 «Видатки на відрядження».
