Консультируют специалисты контрольно-ревизионной службы
УЧЕТ МАКУЛАТУРЫ
По различным причинам, возникающим в процессе деятельности бюджетных учреждений, существует необходимость в списании документов, книг, учебников, журналов, газет и т. п. с последующей сдачей макулатуры. В этой статье мы рассмотрим вопросы, связанные с этим процессом.
Ирина НЕСТРУГИНА, начальник КРО в г. Харькове
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ
Макулатура
— это бумажные изделия и остатки бумаги, не пригодные для последующего использования.Макулатура используется в качестве
вторичного сырья при производстве бумаги, упаковочного картона и некоторых строительных материалов. Использование макулатуры позволяет значительно экономить древесину и уменьшить вырубку лесов, ведь 1 т макулатуры заменяет около 4 м3 древесины.Макулатура, пригодная для повторного использования, состоит из разных видов продукции бумажного и картонного производства. Книги и документы обычно редко включаются в повторный цикл переработки. Наилучшие виды продукции для переработ- ки — телефонные справочники, газеты, журналы, печатные рекламные материалы, картон и гофротара. Самое ценное вторичное сырье — отходы печатного производства. Это связано с тем, что почти 100 % этих отходов пригодны для повторного использования. Макулатуру обычно сортируют, а цены на нее устанавливаются в зависимости от качества. К макулатуре высшего качества относятся обрезки белой бумаги, газеты и журналы, самое низкое качество у макулатуры из небеленого (бурого) картона.
Принцип сдачи макулатуры достаточно простой: необходимо собрать ненужную бумагу и картон и сдать их в пункт приема макулатуры.
При этом важным фактором является то, что согласно
ст. 9 Закона № 1775 хозяйственная деятельность по сбору, заготовке отдельных видов отходов как вторичного сырья (по перечням, определяемым Кабинетом Министров Украины) подлежит лицензированию. Перечень отдельных видов отходов как вторичного сырья, сбор и заготовка которых подлежат лицензированию , утвержден постановлением КМУ от 28.02.2001 г. № 183 (далее — Перечень).В этот
Перечень входят следующие виды отходов:—
макулатура;— стеклобой;
— отходы полимерные;
— отходы резиновые, в том числе изношенные шины;
— материалы текстильные вторичные;
— использованная металлическая тара (ящики, фляги, канистры, банки, в частности алюминиевые банки из-под напитков, баллончики).
Поэтому сдача макулатуры должна производиться на специализированные предприятия, имеющие лицензию на переработку такого вторичного сырья.
Средняя цена за макулатуру в настоящее время составляет 25 коп. за кг.
С целью обеспечения целлюлозно-бумажной промышленности Кабинет Министров Украины принимал ряд мер по сбору макулатуры.
Так, Кабмин
постановлением № 886 предложил определить порядок организации сбора макулатуры производственно-экологическому объединению «Укр- вторма»*.* «Укрвторма» — Украинское производственно-экологическое объединение по заготовке и использованию вторичных материальных ресурсов. Более тысячи предприятий этой организации принимают вторичное сырье по всей стране.
Кроме того, местным государственным администрациям было рекомендовано обеспечить расширение сети заготовительных пунктов в городах и селах для возобновления сбора макулатуры и принимать меры для поощрения населения, организаций и учреждений, в том числе заведений образования, к сбору макулатуры.
СДАЧА МАКУЛАТУРЫ ПРИ СПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВОВ
Документы могут храниться как в архивах, созданных в бюджетных учреждениях, так и сдаваться на хранение в специальные архивные учреждения.
Нормативно-правовое регулирование отношений в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляет Государственный комитет архивов Украины (далее — Госкомархив). В частности, Госкомархив устанавливает сроки хранения документов.
Основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, является
Перечень № 41.В соответствии с
письмом № 1478 состав документов и сроки их хранения установлены в Перечне № 41 с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы, а также законодательства Украины.Сроки хранения первичной финансовой и бухгалтерской документации устанавливаются исходя из срока исковой давности, определенного законодательством. Согласно
ст. 257 ГКУ общая исковая давность установлена продолжительностью в три года.С целью контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятий, учреждений, организаций к срокам хранения некоторых документов сделаны примечания, в частности: «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти — ревизии. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения», «По окончании срока действия договора» и т. п., которые конкретизируют сроки хранения определенных категорий документации.
Уничтожение документов учреждением проводится после утверждения акта руководителем учреждения и его согласования с соответствующим государственным архивом.
Дела, отобранные к уничтожению, после согласования и утверждения актов
передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения. Эти акты помещаются в дело архивного фонда учреждения и хранятся в архиве учреждения.В соответствии с
п. 2.11 Перечня № 41 определено, что сроки хранения документов, определенные в Перечне № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 41, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.Свои особенности имеют хранение и использование документов, содержащих конфиденциальную информацию, которая является
собственностью государства . Такие документы необходимо хранить, использовать и уничтожать в соответствии с требованиями Инструкции № 1893.Согласно
приложению 13 к Инструкции № 1893 информация, включаемая в перечни сведений, содержащих конфиденциальную информацию, которая является собственностью государства, должна отвечать следующим требованиям:1) создаваться за средства государственного бюджета или находиться во владении, пользовании или распоряжении организации;
2) использоваться с целью обеспечения национальных интересов государства;
3) не относиться к государственной тайне.
В результате разглашения такой информации возможно:
— нарушение конституционных прав и свобод человека и гражданина;
— наступление негативных последствий во внутриполитической, внешнеполитической, экономической, военной, социальной, гуманитарной, научно-технологической, экологической, информационной сферах и в сферах государственной безопасности и безопасности государственной границы;
— создание препятствий в работе государственных органов.
Перечни сведений, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, и которым предоставляется гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» разрабатываются
экспертными комиссиями, создаваемыми министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, Советом министров Автономной Республики Крым, областными, Киевской и Севастопольской городскими госадминистрациями.В соответствии с
п. 51 Инструкции № 1893 отобранные для уничтожения дела с грифом «Для служебного пользования», не имеющие научной, историко-культурной ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими несекретными делами, отобранными для уничтожения.Отобранные для уничтожения документы, дела и издания с грифом «Для служебного пользования» согласно
п. 52 Инструкции № 1893 перед сдачей на переработку как макулатура должны в обязательном порядке измельчаться до состояния, исключающего возможность их прочтения.Согласно
п. 3.8 Перечня № 41 уничтожение документов без одобрения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссии государственного архива (для организаций — источников формирования Национального архивного фонда), а также нарушение установленных Перечнем № 41 сроков хранения документов являются незаконными и влекут ответственность согласно действующему законодательству .Ответственность за уничтожение документов с нарушением требований действующего законодательства предусмотрена
ст. 357 Уголовного Кодекса Украины, а именно: лишение свободы на срок до трех лет или штраф до 70 необлагаемых минимумов доходов граждан.
СБОР МАКУЛАТУРЫ В ЗАВЕДЕНИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ
Для привлечения дополнительных средств в учебных заведениях, как правило, в средних общеобразовательных учебных заведениях проводятся мероприятия по сбору и сдаче макулатуры.
Сбор макулатуры проводится также в рамках государственных и региональных экологических акций, направленных на защиту деревьев от вырубки.
Так, в 2006 году в Украине стартовал турнир по сбору макулатуры среди школьников — экологическая акция добровольного сбора и сдачи на переработку использованной бумаги. Такой турнир поддержали Министерство образования и науки Украины, Министерство по делам семьи, молодежи и спорта а также Комитет по вопросам экологии Верховной Рады Украины.
В результате проведения такого всеукраинского турнира школы получили средства за сдачу макулатуры, а самые активные — еще и ценные призы.
Сбор и сдача макулатуры в школах проводятся и без акций, поскольку это один из способов привлечения дополнительных средств для приобретения необходимых учебников, бумаги и т. п.
При этом следует помнить, что принесенная учащимися макулатура и ее сдача должны быть обязательно отражены в бухгалтерском учете. О том, как именно следует отразить такие операции, будет идти речь далее.
СДАЧА МАКУЛАТУРЫ ПРИ СПИСАНИИ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ
Библиотечный фонд
— это упорядоченное собрание документов, хранящихся в библиотеке.Согласно
ст. 16 Закона № 32 библиотечные фонды формируются в соответствии со значением, составом пользователей библиотеки и видом библиотеки как упорядоченное собрание документов.В соответствии с
п. 1.3 Инструкции № 64 библиотечные фонды учитываются в составе необоротных активов.Исходя из
п. 3 Инструкции № 142/181 библиотечные фонды могут быть списаны с последующей сдачей их в пункты приема макулатуры как:— непригодные для последующего использования;
— морально и научно устаревшие;
— физически изношенные, дефектные;
— поврежденные в результате аварии или стихийного бедствия.
В соответствии со
ст. 18 Закона № 32 изъятие из библиотечных фондов документов, в том числе ветхих, утративших актуальность, научную и производственную ценность или имеющих дефект, дублетных, осуществляется в порядке, определенном специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры. Изъятие документов из библиотечных фондов по идеологическим или политическим признакам запрещается.Следует отметить, что для документов, которые внесены или подлежат внесению в Государственный реестр национального культурного достояния Украины, и документов, которые являются уникальными документами Национального архивного фонда Украины и хранятся в библиотеках, устанавливается
особый режим охраны, хранения и использования.Для списания библиотечного фонда применяется «
Акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы», типовая форма ОЗ-5 (бюджет) которого утверждена Инструкцией № 125/70.Акт составляется в двух экземплярах, на основании описи и общих списков книг, подлежащих изъятию из библиотек. Опись делается во время очередного пересмотра книжных фондов и выявления устаревших изданий. Отдельная опись составляется на изношенную литературу (порванные книги и не подлежащие восстановлению, с утерянными страницами).
Также имеют место случаи, когда в самостоятельных библиотеках или в библиотеках при учебных заведениях читатели теряют полученную в библиотеке литературу. Как определено в
п. 14 приказа № 321, в случае потери документа его замена на аналогичный осуществляется путем списания документа по балансовой стоимости, а оприходование — по свободной рыночной стоимости.
ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ
Средства, полученные бюджетной организацией за сдачу макулатуры,
в обязательном порядке должны быть отражены в учете.В соответствии с
Перечнем № 659 средства, полученные от сдачи макулатуры, относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений — поступлению бюджетных учреждений от реализации имущества. Такие средства включаются в состав специального фонда сметы без обложения налогом на прибыль.Средства от сдачи макулатуры
должны планироваться по специальному фонду сметы в случае списания библиотечного фонда или документов архивов, т. е. в случаях, когда такое списание предполагается. Если сдача макулатуры не предполагается (например, сбор макулатуры в школах по заданию вышестоящих организаций или по местным программам развития, утвержденным местными органами власти), такие средства по специальному фонду сметы не планируются. Но при этом необходимо внести своевременные изменения в смету после получения средств от сдачи макулатуры.Как определено в
п. 49 Порядка № 228, в течение года распорядители бюджетных средств вносят изменения в специальный фонд сметы по собственным поступлениям на основании справки Государственного казначейства о подтверждении поступления средств на специальные регистрационные счета учреждения, открытые в соответствующем органе Государственного казначейства, и справки о внесении изменений в смету, которая утверждается руководителем учреждения, утверждавшим смету, без внесения соответствующих изменений в бюджетную роспись по специальному фонду бюджета. Распорядители ниже- стоящего уровня подают в обязательном порядке распорядителям вышестоящего уровня удостоверенные соответствующим органом Государственного казначейства копии утвержденных справок о внесении изменений в специальный фонд сметы по собственным поступлениям.Распорядителями вносятся изменения в специальный фонд сметы
в части увеличения поступлений и расходов в случае, когда объемы собственных поступлений специального фонда сметы фактически превысили объемы, учтенные при утверждении соответствующего бюджета, с учетом остатков на начало года. Изменения вносятся на основании расчетов с соответствующим обоснованием. Распорядители должны упорядочить бюджетные обязательства с учетом изменений, внесенных в специальный фонд сметы.Средства, получаемые бюджетными учреждениями от реализации имущества в соответствии с
Порядком № 107, отражаются в форме финансовой отчетности «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги, предоставляемые бюджетными учреждениями» (форма № 4-1д, № 4-1м).Бюджетные учреждения используют эти средства по целевому назначению согласно смете.
В соответствии с
п. 3 Перечня № 659 средства от реализации имущества могут использоваться на ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов (кроме зданий и сооружений) и материальных ценностей, на покрытие расходов, связанных с организацией сбора и транспортировки отходов и лома на приемные пункты, на премирование лиц, непосредственно занятых сбором отходов и лома, а также на хозяйственные нужды бюджетных учреждений.Что касается средств, полученных от сдачи макулатуры, то они могут быть использованы на приобретение новых книг, газет, журналов и т. п. для пополнения библиотечного фонда, на хозяйственные нужды учреждений, в том числе на приобретение бумаги, канцелярских товаров, на поощрение лиц, непосредственно занятых сбором и сдачей макулатуры в пункты приема.
Как определено в
п. 15 приказа № 321, средства от реализации документов для библиотек остаются в распоряжении библиотеки с правом последующего использования на пополнение библиотечного фонда.Отражение операций по сдаче макулатуры в бухгалтерском учете рассмотрим на примерах.
Пример 1.
В учреждении списан устаревший библиотечный фонд на сумму 1500 грн., в результате чего было сдано 300 кг макулатуры, за которую учреждением получено 75 грн., которые были израсходованы на пополнение библиотечного фонда.
| № п/п | Содержание операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Списан библиотечный фонд | 401 | 112 | 1500 |
| 2 | Оприходована в учете макулатура | 239 | 364* | 75** |
| 3 | Макулатура сдана в пункт ее приема | 364 | 239 | 75 |
| 4 | Получены средства за сдачу макулатуры | 323 | 711 | 75 |
| 5 | За полученные средства приобретены книги | 112 | 675 | 75 |
| Одновременно | 801 (802) | 401 | 75 | |
| 6 | Уплачено организации-поставщику за книги | 675 | 323 | 75 |
Пример 2.
В средней школе объявлен конкурс по сбору макулатуры. В результате проведения конкурса учащимися было собрано 1500 кг макулатуры, которая была сдана в пункт ее приема. За сданную макулатуру школа получила 375 грн., которые были израсходованы на приобретение канцелярских товаров для учащихся.
| № п/п | Содержание операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Оприходована в учете макулатура, принесенная учащимися | 239 | 364* | 375** |
| 2 | Макулатура, принесенная учащимися, сдана в пункт ее приема | 364 | 239 | 375 |
| 3 | Получены средства за сдачу макулатуры | 323 | 711 | 375 |
| 4 | За полученные средства приобретены канцелярские товары | 234 | 675 | 375 |
| 5 | Уплачено организации-поставщику за канцелярские товары | 675 | 323 | 375 |
* Поскольку предусматривается реализация макулатуры, в органы Государственного казначейства не нужно подавать Справку о поступлениях в натуральной форме. В случае оприходования макулатуры для дальнейшей реализации субсчет 711 «Доходы по средствам, полученным как плата за услуги» использовать нецелесообразно, поскольку учреждение получает не доходы, а обязательства по передаче макулатуры перерабатывающему предприятию. Доходы возникают при поступлении денежных средств за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет.
** Приблизительную стоимость макулатуры для ее учета можно узнать в пунктах приема макулатуры.
Нормативные документы
Закон № 1775 —
Закон Украины «О лицензировании определенных видов хозяйственной деятельности» от 01.06.2000 г. № 1775-III.Закон № 32
— Закон Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР.Постановление № 886 —
постановление Кабинета Министров Украины «О мерах по улучшению сбора и использования макулатуры» от 30.07.96 г. № 866.Порядок № 228
— Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основные требования к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228.Инструкция № 1893
— Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, которая является собственностью государства, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 27.11.98 г. № 1893.Инструкция № 64
— Инструкция по учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 17.07.2000 г. № 64.Инструкция № 125/70
— Инструкция по составлению типовых форм по учету и списанию основных средств, которые принадлежат учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местных бюджетов, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Государственного комитета статистики Украины от 02.12.97 г. № 125/70.Инструкция № 142/181
— Типовая инструкция о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины, Министерства экономики Украины от 10.08.2001 г. № 142/181.Перечень № 659
— Перечень групп собственных поступлений бюджетных учреждений, требования по их образованию и направлениям использования, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 17.05.2002 г. № 659.Перечень № 41
— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.Порядок № 107
— Порядок составления месячной и квартальной финансовой отчетности в 2008 году учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 28.03.2008 г. № 107.Приказ № 321
— приказ Министерства культуры и туризма Украины «Об утверждении методических рекомендаций по бухгалтерскому учету библиотечных фондов» от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08.Письмо № 1478
— письмо Государственного комитета архивов Украины «Об установлении сроков хранения документов» от 01.12.2005 г. № 01-1478.Письмо № 05-26 — письмо Государственного комитета архивов Украины «О документах, определяющих сроки хранения разных видов документов, и об ответственности за уничтожение документов с нарушением требований действующего законодательства» от 12.01.2001 г. № 05-26.
