Консультують фахівці контрольно-ревізійної служби
ОБЛІК МАКУЛАТУРИ
З різних причин, які виникають у процесі діяльності бюджетних установ, є потреба у списанні документів, книг, підручників, журналів, газет тощо з подальшим здаванням макулатури. У цій статті ми розглянемо питання, пов’язані з цим процесом.
Ірина НЕСТРУГІНА, начальник КРВ у м. Харкові
ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ
Макулатура
— це паперові вироби та залишки паперу, не придатні для подальшого використання.Макулатура використовується як
вторинна сировина при виробництві паперу, пакувального картону та деяких будівельних матеріалів. Використання макулатури дозволяє значно економити деревину і зменшувати вирубку лісів, адже 1 т макулатури замінює близько 4 м3 деревини.Макулатура, придатна для повторного використання, складається з різних видів продукції паперового і картонного виробництва. Книги і документи зазвичай рідко включаються в повторний цикл переробки. Найкращі види продукції для переробки: телефонні довідники, газети, журнали, друкарські рекламні матеріали, картон і гофротара. Найкоштовніша вторинна сировина — відходи друкарського виробництва. Це пов’язано з тим, що майже 100 % таких відходів придатні для повторного використання. Макулатуру зазвичай сортують, а ціни на неї встановлюються залежно від якості. До макулатури вищої якості належать обрізання білого паперу, газети і журнали, найнижча якість у макулатури з небіленого (бурого) картону.
Принцип здачі макулатури досить простий. Необхідно зібрати непотрібний папір та картон і здати їх до пункту приймання макулатури.
При цьому важливим фактом є те, що у
ст. 9 Закону № 1775 визначено, що господарська діяльність зі збирання, заготівлі окремих видів відходів як вторинної сировини (за переліками, які визначаються Кабінетом Міністрів України) підлягає ліцензуванню. Перелік окремих видів відходів як вторинної сировини, збирання та заготівля яких підлягають ліцензуванню, затверджений постановою КМУ від 28.02.2001 р. № 183 (далі — Перелік).До зазначеного
Переліку входять такі види відходів:—
макулатура;— склобій;
— відходи полімерні;
— відходи гумові, у тому числі зношені шини;
— матеріали текстильні вторинні;
— використана металева тара (ящики, фляги, каністри, банки, зокрема алюмінієві банки з-під напоїв, балончики).
Тому здача макулатури повинна проводитися до спеціалізованих підприємств, які мають ліцензію на переробку такої вторинної сировини.
Середня ціна за макулатуру на теперішній час складає 25 коп. за 1 кг.
З метою забезпечення целюлозно-паперової промисловості Кабінет Міністрів України приймав низку заходів щодо збирання макулатури.
Так, Кабмін
постановою № 886 запропонував визначити порядок організації збирання макулатури виробничо-екологічному об’єднанню «Укрвторма»*.* «Укрвторма» — Українське виробничо-екологічне об’єднання із заготівлі та використання вторинних матеріальних ресурсів. Більше тисячі підприємств цієї організації приймають вторинну сировину по всій країні.
Крім того, місцевим державним адміністраціям було рекомендовано забезпечити розширення мережі заготівельних пунктів у містах і селах для відновлення збирання макулатури та вживати заходів для заохочення населення, організацій і установ, у тому числі закладів освіти, до збирання макулатури.
ЗДАВАННЯ МАКУЛАТУРИ ПРИ СПИСАННІ ДОКУМЕНТІВ АРХІВІВ
Документи можуть зберігатися як в архівах, створених у бюджетних установах, так і здаватися на зберігання до спеціальних архівних установ.
Нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і діловодства здійснює Державний комітет архівів України (далі — Держкомархів). Зокрема, Держкомархів установлює строки зберігання документів.
Основним нормативним документом, що визначає строки зберігання документів, є
Перелік № 41.Відповідно до
листа № 1478 склад документів і строки їх зберігання встановлені в Переліку № 41 з урахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, а також законодавства України.Строки зберігання первинної фінансової і бухгалтерської документації встановлюються виходячи зі строку позовної давності, визначеного законодавством. Згідно зі
ст. 257 ЦКУ загальна позовна давність установлена тривалістю у три роки.З метою контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємств, установ, організацій до строків зберігання деяких документів зроблено примітки, зокрема: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення», «Після закінчення строку дії договору» тощо, які конкретизують строки зберігання певних категорій документації.
Знищення документів установою проводиться після затвердження акта керівником установи і його погодження з відповідним державним архівом.
Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів
передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду установи та зберігаються в архіві установи.Відповідно до
п. 2.11 Переліку № 41 визначено, що строки зберігання документів, визначені в Переліку № 41, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком № 41, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.Свої особливості має зберігання і використання документів, які містять конфіденційну інформацію, що є
власністю держави. Такі документи необхідно зберігати, використовувати та знищувати відповідно до вимог Інструкції № 1893.Згідно з
додатком 13 до Інструкції № 1893 інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації;
2) використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;
3) не належати до державної таємниці.
Унаслідок розголошення такої інформації можливе:
— порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;
— настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах державної безпеки і безпеки державного кордону;
— створення перешкод у роботі державних органів.
Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування», розробляються
експертними комісіями, які утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями.Відповідно до
п. 51 Інструкції № 1893 відібрані для знищення справи з грифом «Для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення.Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом «Для службового користування» згідно з
п. 52 Інструкції № 1893 перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.Згідно з
п. 3.8 Переліку № 41 знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією державного архіву (для організацій — джерел формування Національного архівного фонду), а також порушення встановлених Переліком № 41 строків зберігання документів є незаконними і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.Відповідальність за знищення документів з порушенням вимог чинного законодавства передбачена
ст. 357 Кримінального кодексу України , а саме: позбавлення волі на термін до трьох років або штраф до 70 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
ЗБІР МАКУЛАТУРИ В ЗАКЛАДАХ ОСВІТИ
Для залучення додаткових коштів у навчальних закладах, як правило, у середніх загальноосвітніх навчальних закладах, вживаються заходи зі збору та здавання макулатури.
Збір макулатури проводиться також у рамках державних та регіональних екологічних акцій, які направлені на захист дерев від вирубки.
Так, у 2006 році в Україні стартував турнір по збору макулатури серед школярів — екологічна акція добровільного збору та здачі на переробку використаного паперу. Такий турнір підтримали Міністерство освіти і науки України, Міністерство у справах сім’ї, молоді та спорту, а також Комітет з питань екології Верховної Ради України.
У результаті проведення такого Всеукраїнського турніру школи отримали кошти за здачу макулатури, а найактивніші — ще й цінні призи.
Збір та здача макулатури у школах проводиться і без акцій, адже це один зі способів залучення додаткових коштів для придбання необхідних підручників, паперу тощо.
При цьому слід пам’ятати, що принесена учнями макулатура та її здача повинні бути обов’язково відображені в бухгалтерському обліку. Про те, як саме слід відобразити такі операції, ітиметься далі.
ЗДАВАННЯ МАКУЛАТУРИ ПІД ЧАС СПИСАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
Бібліотечний фонд
— це упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці.Згідно зі
ст. 16 Закону № 32 бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.Відповідно до
п. 1.3 Інструкції № 64 бібліотечні фонди обліковуються у складі необоротних активів.Виходячи з
п. 3 Інструкції № 142/181 підставами для списання бібліотечних фондів з подальшою здачею їх до пунктів приймання макулатури можуть бути:— не придатні для подальшого використання;
— морально та науково застарілі;
— фізично зношені, дефектні;
— пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха.
Відповідно до
ст. 18 Закону № 32 вилучення з бібліотечних фондів документів, у тому числі ветхих, тих, що втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або які мають дефект, дублетних, здійснюється у порядку, визначеному спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури. Вилучення документів з бібліотечних фондів за ідеологічними чи політичними ознаками забороняється.Слід зазначити, що для документів, які внесені або підлягають унесенню до Державного реєстру національного культурного надбання України, та документів, що є унікальними документами Національного архівного фонду України і зберігаються в бібліотеках, установлюється
особливий режим охорони, зберігання та використання.Для списання бібліотечного фонду застосовується
«Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури», типова форма № ОЗ-5 (бюджет) якого затверджена Інструкцією № 125/70.Акт складається у двох примірниках, на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають виключенню з бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книги, із загубленими сторінками, які не підлягають відновленню).
Також мають місце випадки, коли в самостійних бібліотеках або в бібліотеках при навчальних закладах читачі гублять отриману в бібліотеці літературу. Як визначено в
п. 14 наказу № 321, у випадку втрати документа його заміна на аналогічний здійснюється шляхом списання документа за балансовою вартістю, а оприбуткування — за вільною ринковою вартістю.
ВІДОБРАЖЕННЯ В ОБЛІКУ
Кошти, отримані бюджетною організацією за здачу макулатури,
в обов’язковому порядку повинні бути відображені в обліку.Відповідно до
Переліку № 659 кошти, отримані від здачі макулатури, належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ — надходження бюджетних установ від реалізації майна. Такі кошти включаються до складу спеціального фонду кошторису без обкладення податком на прибуток.Кошти від здачі макулатури
повинні плануватися за спеціальним фондом кошторису у випадку списання бібліотечного фонду або документів архівів, тобто у випадках, коли таке списання передбачається. У випадках коли здача макулатури не передбачається, наприклад, збір макулатури у школах за завданням вищих за рівнем організацій або місцевими програмами розвитку, затвердженими місцевими органами влади, такі кошти за спеціальним фондом кошторису не плануються. Але при цьому необхідно внести своєчасні зміни до кошторису після отримання коштів від здачі макулатури.Як визначено в
п. 49 Порядку № 228 , протягом року розпорядники бюджетних коштів уносять зміни до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями на підставі Довідки Державного казначейства про підтвердження надходження коштів на спеціальні реєстраційні рахунки установи, що відкриті у відповідному органі Державного казначейства, та Довідки про внесення змін до кошторису, яка затверджується керівником установи, що затвердив кошторис, без унесення відповідних змін до бюджетного розпису за спеціальним фондом бюджету. Розпорядники нижчого рівня подають в обов’язковому порядку розпорядникам вищого рівня завірені відповідним органом Державного казначейства копії затверджених довідок про внесення змін до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями.Розпорядниками вносяться зміни до спеціального фонду кошторису
в частині збільшення надходжень та видатків у разі, коли обсяги власних надходжень спеціального фонду кошторису фактично перевищили обсяги, враховані під час затвердження відповідного бюджету, з урахуванням залишків на початок року. Зміни вносяться на підставі розрахунків з відповідним обґрунтуванням. Розпорядники повинні упорядкувати бюджетні зобов’язання з урахуванням унесених до спеціального фонду кошторису змін.Кошти, що отримують бюджетні установи від реалізації майна, відповідно до
Порядку № 107 відображаються у формі фінансової звітності «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» (форма № 4-1д, № 4-1м).Бюджетні установи використовують ці кошти за цільовим призначенням згідно з кошторисом.
Відповідно до
п. 3 Переліку № 659 кошти, отримані установою від реалізації майна, можуть використовуватись на ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів (крім будівель і споруд) та матеріальних цінностей, на покриття витрат, пов’язаних з організацією збирання і транспортування відходів та брухту на приймальні пункти, на преміювання осіб, які безпосередньо зайняті збиранням відходів та брухту, а також на господарські потреби бюджетних установ.Стосовно коштів, отриманих від здачі макулатури, вони можуть бути використані на придбання нових книжок, газет, журналів тощо для поповнення бібліотечного фонду, на господарські потреби установ, у тому числі на придбання паперу, канцелярських товарів, на заохочення осіб, які були безпосередньо зайняті збиранням та здаванням макулатури до пунктів приймання.
Як визначено в
п. 15 наказу № 321, кошти від реалізації документів для бібліотек залишаються в розпорядженні бібліотеки з правом подальшого використання на поповнення бібліотечного фонду.Відображення операцій зі здачі макулатури в бухгалтерському обліку розглянемо на прикладах.
Приклад 1.
В установі списаний застарілий бібліотечний фонд на суму 1500 грн., у результаті чого було здано 300 кг макулатури, за яку установою було отримано 75 грн., що були витрачені на поповнення бібліотечного фонду.
| № з/п | Зміст операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Списано бібліотечний фонд | 401 | 112 | 1500 |
| 2 | Оприбутковано в обліку макулатуру | 239 | 364* | 75** |
| 3 | Макулатура здана до пункту її приймання | 364 | 239 | 75 |
| 4 | Отримано кошти за здачу макулатури | 323 | 711 | 75 |
| 5 | За отримані кошти придбано книжки | 112 | 675 | 75 |
| Одночасно | 801 (802) | 401 | 75 | |
| 6 | Оплачено організації-постачальнику за книжки | 675 | 323 | 75 |
Приклад 2.
У середній школі об’явлено конкурс зі збору макулатури. У результаті проведення конкурсу учнями було зібрано 1500 кг макулатури, яка була здана до пункту її приймання. За здану макулатуру школа отримала 375 грн., які були витрачені на придбання канцелярських товарів для учнів.
| № з/п | Зміст операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Оприбутковано в обліку макулатуру, принесену учнями | 239 | 364* | 375** |
| 2 | Макулатура, принесена учнями, здана до пункту її приймання | 364 | 239 | 375 |
| 3 | Отримано кошти за здачу макулатури | 323 | 711 | 375 |
| 4 | За отримані кошти придбано канцелярські товари | 234 | 675 | 375 |
| 5 | Оплачено організації-постачальнику за канцелярські товари | 675 | 323 | 375 |
* Оскільки передбачається реалізація макулатури до органів Державного казначейства, не потрібно подавати Довідку про надходження в натуральній формі. У разі оприбутковування макулатури для подальшої реалізації субрахунок 711 «Доходи з коштів, одержані як плата за послуги» залучати недоцільно, оскільки установа одержує не доходи, а зобов’язання щодо передачі макулатури переробному підприємству. Доходи виникають під час надходження грошових коштів за здану макулатуру на спеціальний реєстраційний рахунок.
** Приблизну вартість макулатури для її обліку можна дізнатися у пунктах приймання макулатури.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
Закон № 1775 —
Закон України «Про ліцензування певних видів господарської діяльності» від 01.06.2000 р. № 1775-III.Закон № 32
— Закон України «Про бібліотеки та бібліотечну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВР.Постанова № 886 —
постанова Кабінету Міністрів України «Про заходи щодо поліпшення збирання і використання макулатури» від 30.07.96 р. № 866.Порядок № 228
— Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. № 228.Інструкція № 1893
— Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 р. № 1893.Інструкція № 64
— Інструкція з обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64.Інструкція № 125/70
— Інструкція зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.97 р. № 125/70.Інструкція № 142/181
— Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України, Міністерства економіки України від 10.08.2001 р. № 142/181.Перелік № 659
— Перелік груп власних надходжень бюджетних установ, вимоги щодо їх утворення та напрями використання, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.05.2002 р. № 659.Перелік № 41
— Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41.Порядок № 107
— Порядок складання місячної та квартальної фінансової звітності у 2008 році установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів, затверджений наказом Державного казначейства України від 28.03.2008 р. № 107.Наказ № 321
— наказ Міністерства культури і туризму України «Про затвердження методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів» від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08.Лист № 1478
— лист Державного комітету архівів України «Щодо встановлення строків зберігання документів» від 01.12.2005 р. № 01-1478.Лист № 05-26 — лист Державного комітету архівів України «Щодо документів, що визначають строки зберігання різних видів документів, та про відповідальність за знищення документів з порушенням вимог діючого законодавства» від 12.01.2001 р. № 05-26.
