Организация проведения годовой инвентаризации

Редакция ББ
Бюджетная бухгалтерия Октябрь, 2009/№ 40
В избранном В избранное
Печать
Статья

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

 

Чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности бюджетные учреждения должны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Как подготовиться к проведению годовой инвентаризации? Какие документы оформлять для отражения ее результатов? Как правильно отразить в бухгалтерском учете и финансовой отчетности результаты инвентаризации? Ответам на эти и другие вопросы посвящен данный материал.

Для удобства ответы на актуальные вопросы, связанные с проведением инвентаризации, мы приведем в таблице.

 

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

№ п/п

Вопрос

Ответ

Примечание

1

2

3

4

1

Когда нужно проводить инвентаризацию? Предусмотрены ли какие-то сроки?

Объекты и периодичность проведения инвентаризации устанавливает руководитель учреждения, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.
Заметим, что конкретные сроки проведения инвентаризации, в том числе и годовой, Инструкцией № 90 не установлены. Вместе с тем в п. 1.5 Инструкции № 90 определено, что проводить инвентаризацию нужно не ранее 1 октября, а в п. 1.18 Инструкции № 90 уточняется, что инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на первое число месяца.
Поскольку годовая инвентаризация проводится перед составлением годовой финансовой отчетности, то наиболее целесообразно будет приступить к ее проведению с 1 ноября отчетного года.
Конкретные сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации устанавливаются приказом о проведении годовой инвентаризации. При этом необходимо установить такие сроки, чтобы инвентаризационная комиссия могла не только определить фактическое наличие имущества учреждения и выявить неиспользуемые материальные ценности, но и проверить соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также проверить реальную стоимость материальных ценностей, учитываемых на балансе, сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе относительно которой истек срок исковой давности

Ч. 2 ст. 10 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности
в Украине»
от 16.07.99 г. № 996-XIV. Перечень случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, приведен в п. 1.9 Инструкции № 90

2

 

 

Учреждение располагает большой номенклатурой материальных ценностей. Можно ли в связи с этим годовую инвентаризацию провести выборочным методом?

Инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения (в том числе незавершенное капитальное строительство, незавершенное производство) и все виды финансовых обязательств.
В ходе проведения инвентаризации в обязательном порядке проводится констатация наличия объектов учета как по их местонахождению, так и по материально ответственным лицам. Материальные ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении (арендованные, принятые на ответственное хранение и т. п.), также подлежат инвентаризации.

Таким образом, годовая инвентаризация должна проводиться сплошным методом и охватывать все имущество учреждения.

В случае если вследствие большого объема номенклатуры материальных ценностей проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, необходимо создать местные инвентаризационные комиссии, работу которых организует и контролирует центральная комиссия.

Такие комиссии возглавляют руководители соответствующих структурных подразделений, на которых и возлагаются обязанности по проведению инвентаризации в этих структурных подразделениях учреждения. При этом в состав местной комиссии обязательно включается работник бухгалтерии. Следует учесть, что запрещается назначать председателем местной инвентаризационной комиссии в одном и том же учреждении одного и того же работника два года подряд.
Безусловно, проведение годовой инвентаризации — достаточно трудоемкий процесс, в котором задействовано большое количество работников учреждения. Поэтому целесообразно в течение отчетного года проводить выборочные инвентаризации, в ходе которых проверяется какой-то вид материальных ценностей.
Выборочным методом инвентаризация может проводиться в учреждениях с большой номенклатурой материальных ценностей в местах их хранения и переработки только в межинвентаризационный период. Для проведения такой инвентаризации руководителю учреждения необходимо издать соответствующее распоряжение

 

П. 1.6, 1.12, 1.26
Инструкции № 90

3

 

Каким образом учреждению подготовиться
к проведению годовой инвентаризации? Какие документы необходимо для этого оформить?

 

Основанием для начала проведения годовой инвентаризации является приказ руководителя учреждения о проведении инвентаризации. В нем указывают:
а) причину инвентаризации — подготовка к составлению годовой финансовой отчетности;
б) цель инвентаризации — подтверждение достоверности данных бухгалтерского учета перед составлением финансовой отчетности;
в) сроки начала и окончания проведения инвентаризации, порядок оформления необходимой документации и отражения ее результатов в отчетности;

г) состав инвентаризационной комиссии и перечень материально ответственных лиц.
Образец приказа о проведении инвентаризации приведен в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2008, № 42.
Количество членов инвентаризационной комиссии зависит от объема имущества, подлежащего инвентаризации, и количества материально ответственных лиц.
Так, в бюджетных организациях, где из-за большого объема работ для проведения инвентаризации одной комиссии недостаточно (например, если организация имеет несколько структурных подразделений), руководитель организации может создать местные инвентаризационные комиссии. Особенности формирования таких комиссий рассмотрены в предыдущем вопросе.
Если учреждения обслуживаются централизованной бухгалтерией, инвентаризацию в них проводит центральная инвентаризационная комиссия. Такая комиссия создается приказом руководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия. На основании этого приказа руководители учреждений, которые обслуживаются централизованной бухгалтерией, назначают местные инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты: инженеры, технологи, экономисты и др., которые хорошо знают объект инвентаризации и первичный учет.

Все лица, указанные в приказе (председатель и члены комиссии), а также материально ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом о проведении инвентаризации под роспись.

В п. 1.14 Инструкции № 90 определены обязанности, возлагаемые на центральные и местные инвентаризационные комиссии. Однако независимо от их статуса такие комиссии несут ответственность за:

— своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации согласно приказу руководителя учреждения;

— полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

— правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации согласно установленному порядку.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи ложных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.
После того как издан приказ, необходимо подготовиться к инвентаризации на местах, а именно:
а) членам комиссии выдать инвентаризационные описи;
б) в бухгалтерии завершить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в реестрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации;
в) материальные ценности на складах и в других местах хранения разместить по наименованиям, сортам, размерам и т. п.;
г) проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
д) лицам, ответственным за сохранность материальных ценностей, предоставить расписки о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, которые поступили на хранение, оприходованы, а выбывшие списаны. Текст расписки приведен на титульной стороне инвентаризационных описей.
Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения

П. 1.11 — 1.13
Инструкции № 90

 

4

Инструкцией № 90 предусмотрено, что в состав инвентаризационной комиссии обязательно должны быть включены различные специалисты. Можно ли в состав комиссии включить эксперта-оценщика?

Действительно, в п. 1.13 Инструкции № 90 говорится о том, что в состав инвентаризационных комиссий обязательно должны быть включены работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо знающие объект инвентаризации и первичный учет.
Однако такие специалисты должны находиться в трудовых отношениях с учреждением, так как инвентаризационная комиссия создается из числа работников учреждения. В ее состав включаются руководители отделов или служб и обязательно главный бухгалтер, а возглавляет комиссию руководитель учреждения или его заместитель.
Таким образом, инвентаризационная комиссия формируется исключительно из работников учреждения (работников бухгалтерии, экономистов, руководителей отделов или служб и т. д.). И поэтому включать специалистов сторонних организаций, в частности эксперта-оценщика, в состав инвентаризационной комиссии учреждение не имеет права

П. 1.11
Инструкции № 90

5

В период проведения инвентаризации в учреждении будет проводиться проверка работниками ГКРС. Нужно ли таких лиц включать в состав инвентаризационной комиссии? Должны ли они подписывать инвентаризационные описи?

Согласно п. 4 ст. 10 Закона Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII контрольно-ревизионным управлениям в АР Крым, областных, городах Киеве и Севастополе, контрольно-ревизионным подразделениям (отделам, группам) в районах, городах и районах в городах предоставлено право требовать от руководителей подконтрольных учреждений, в отношении которых проводится ревизия, провести инвентаризацию основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, в случае отказа — обратиться в суд с требованием принудить к проведению такой инвентаризации, а до вынесения соответствующего решения судом — в присутствии понятых и представителей указанных учреждений, в отношении которых проводится ревизия, опечатывать кассы, кассовые помещения, склады и архивы на срок не более 24 часов с момента такого опечатывания, указанного в протоколе.
Таким образом, в ходе проведения ревизии работники ГКРС вправе инициировать проведение инвентаризации имущества учреждения. Однако полномочий на самостоятельное проведение инвентаризации контролирующие органы не имеют. Поэтому нет никаких законодательных оснований для включения таких лиц в состав инвентаризационной комиссии.
Работники ГКРС имеют право лишь присутствовать при проведении инвентаризации, поскольку в конечном счете они могут оценить как работу самой инвентаризационной комиссии, так и состояние дел относительно сохранности и использования материальных ценностей в учреждении.
Работник ГКРС может завизировать страницы инвентаризационных описей в целях избежания их подделки (подчисток, исправлений или же замены одного экземпляра другим). Например, при проведении инвентаризации кассы в Акте инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90) после подписей членов инвентаризационной комиссии указывается, что инвентаризация проводилась в присутствии ревизора, и эта запись скрепляется его подписью

Письмо
ГлавКРУ
от 29.11.2004 г. № 12-14/519,

п.п. 4.3.3 Практических рекомендаций

6

На начало проведения инвентаризации один из членов комиссии заболел. Можно ли без него приступить к проведению инвентаризации?

Инвентаризацию ценностей запрещено проводить при неполном составе комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Таким образом, инвентаризационная комиссия должна работать только в полном составе.
Пожалуй, в данной ситуации можно предложить следующие варианты: первый — перенести сроки проведения инвентаризации (если есть возможность), а второй — утвердить новый состав инвентаризационной комиссии

П. 1.15

Инструкции № 90

7

Включаются ли в состав инвентаризационной комиссии материально ответственные лица?

Материально ответственные лица учреждения не включаются в состав инвентаризационной комиссии. При этом они должны обязательно присутствовать при проверке фактического наличия остатков материальных ценностей в местах их нахождения.
Напомним, что непосредственно перед началом инвентаризации лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, предоставляют расписки о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, которые поступили на хранение, оприходованы, а те, что выбыли, списаны

П. 1.15

Инструкции № 90

8

Какие требования предъявляются к составлению инвентаризационных описей?

Информация о проинвентаризированном имуществе отражается в инвентаризационных описях в следующем порядке.
Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.
Наименования инвентаризованных ценностей и объектов указываются в описях по субсчетам и номенклатуре, принятой в учреждении. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.
Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.).
Если инвентаризационная опись составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:
— число порядковых номеров материальных ценностей;
— общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
Такая запись позволяет исключить возможность внесения в заполненные инвентаризационные описи несанкционированных изменений после того, как они уже были подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Кроме того, в конце каждой описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Никакие исправления и подчистки в описях не допускаются.
В случае если материально ответственные лица выявят после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю комиссии. В этом случае инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения исправить выявленные ошибки.
Исправить выявленные ошибки необходимо во всех экземплярах описи корректурным способом с учетом требований, предусмотренных Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88. Для этого неправильную запись (текст или цифры) зачеркивают и над зачеркнутым надписывают правильную. При этом зачеркивание выполняют одной чертой таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Все исправления должны быть оговорены и подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описей незаполненные строки прочеркиваются

П. 1.21

Инструкции № 90

9

 

Как быть в ситуации, если инвентаризация материальных ценностей по месту их хранения не может быть проведена за один день?

 

Конечно, наиболее оптимальным вариантом было бы проведение инвентаризации материальных ценностей по месту их расположения в течение одного дня. Однако это не всегда возможно.

Поэтому если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день и соответственно переносится на следующий, то такое помещение в конце рабочего дня инвентаризационная комиссия должна опечатать. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Как правило, инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение

П. 1.18

Инструкции № 90

 

10

В ходе проведения инвентаризации комиссией выявлены непригодные и испорченные материальные ценности. Надо ли такие ценности указывать в инвентаризационных описях?

Инструкцией № 90 предусмотрено, что инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
При проведении инвентаризации проводится констатация наличия объектов как по их местонахождению, так и по материально ответственным лицам.
Не исключено, что в процессе проведения инвентаризации комиссией могут быть выявлены материальные ценности (основные средства, запасы), непригодные для дальнейшего использования, морально устаревшие или физически изношенные. Как быть с ними? Указывать ли такие ценности в соответствующих инвентаризационных описях?
Поскольку такие материальные ценности на момент проведения инвентаризации продолжают учитываться на балансе учреждения, то данные об их фактическом наличии все-таки необходимо отразить в инвентаризационных описях с учетом следующих особенностей:
1) на основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой указывают дату ввода в эксплуатацию и причины, по которым такие объекты стали непригодными. При выявлении таких объектов инвентаризационной комиссии следует выяснить, проводились ли в учреждении мероприятия по их списанию и реализации в соответствии с требованиями Порядка № 1314 и Инструкции № 142/181.
В этом случае комиссия должна установить непригодность такого объекта к дальнейшей эксплуатации и внести предложения по его реализации или списанию;
2) на выявленные при инвентаризации непригодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, степень и характер порчи материальных ценностей, а также виновные лица, которые допустили их порчу. Акты подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо;
3) на тару, которая стала непригодной, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин списания;
4) МБП, которые стали непригодными, но не списаны, в инвентаризационные описи не записываются. На них составляют акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. В этом случае в описях делаются отметки о непригодности указанных предметов.
Напомним, что при списании таких ценностей с баланса необходимо руководствоваться Инструкцией № 142/181

П. 1.3, 2.8, 6.4 Инструкции № 90

11

Во время проведения инвентаризации в учреждении возникла необходимость выдать ТМЦ со склада (или получить на склад). Как это сделать и что указывать в описях?

По общему правилу во время проведения инвентаризации все операции, связанные с приемом и отпуском материальных ценностей, должны быть прекращены.
Вместе с тем Инструкцией № 90 предусмотрено, что материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, полученные во время инвентаризации». В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности. Такой приходный документ подписывает председатель инвентаризационной комиссии.
Кроме того, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Информация о таких ценностях заносится в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление описи должно осуществляться в таком же порядке, что и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах, подписываемых председателем инвентаризационной комиссии, делается отметка об отпущенных материальных ценностях

П. 1.23, 1.24 Инструкции № 90

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд