Теми статей
Обрати теми

Організація проведення річної інвентаризації

Редакція ББ
Стаття

ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОВЕДЕННЯ РІЧНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

 

Щоб забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності бюджетні установи повинні проводити інвентаризацію активів та зобов’язань, у ході якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка. Як підготуватися до проведення річної інвентаризації? Які документи оформляти для відображення її результатів? Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності результати інвентаризації? Відповідям на ці та інші запитання присвячено цей матеріал.

Для зручності відповіді на актуальні запитання, пов’язані з проведенням інвентаризації, згруповано в таблицю.

 

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

№ з/п

Запитання

Відповідь

Примітка

1

2

3

4

1

Коли
потрібно проводити інвентаризацію?
Чи передбачені якісь строки?

Об’єкти та періодичність проведення інвентаризації встановлює керівник установи, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно із законодавством.
Зауважимо, що конкретні строки проведення інвентаризації, у тому числі й річної, Інструкцією № 90 не встановлено. Водночас у п. 1.5 Інструкції № 90 визначено, що проводити інвентаризацію слід не раніше 1 жовтня, а в п. 1.18 Інструкції № 90 уточнюється, що інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування та грошових коштів, як правило, повинна проводитися на перше число місяця.
Оскільки річна інвентаризація проводиться перед складанням річної фінансової звітності, то найдоцільнішим буде приступити до її проведення з 1 листопада звітного року.
Конкретні терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації встановлюються наказом про проведення річної інвентаризації. При цьому необхідно встановити такі терміни, щоб інвентаризаційна комісія могла не тільки визначити фактичну наявність майна установи та виявити матеріальні цінності, що не використовуються, а й перевірити дотримання умов зберігання матеріальних цінностей та грошових коштів, а також перевірити реальну вартість матеріальних цінностей, що обліковуються на балансі, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, у тому числі щодо якої минув строк позовної давності

Ч. 2 ст. 10
Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Перелік випадків, коли проведення інвентаризації
є обов’язковим, наведено в п. 1.9 Інструкції № 90

2

 

 

Установа має у своєму розпорядженні велику номенклатуру матеріальних цінностей.

Чи можна у зв’язку з цим річну інвентаризацію провести вибірковим методом?

Інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження (у тому числі незавершене капітальне будівництво, незавершене виробництво) та всі види фінансових зобов’язань.
У ході проведення інвентаризації в обов’язковому порядку проводиться констатація наявності об’єктів обліку як за їх місцезнаходженням, так і за матеріально відповідальними особами. Матеріальні цінності, які не належать установі, але перебувають у її розпорядженні (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання тощо), також підлягають інвентаризації.

Таким чином, річна інвентаризація має проводиться суцільним методом та охоплювати все майно установи.
Якщо внаслідок великого обсягу номенклатури матеріальних цінностей проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, необхідно створити місцеві інвентаризаційні комісії, роботу яких організує та контролює центральна комісія. Такі комісії очолюють керівники відповідних структурних підрозділів, на які і покладаються обов’язки з проведення інвентаризації в цих структурних підрозділах установи. При цьому до складу місцевої комісії обов’язково включається працівник бухгалтерії. Слід мати на увазі, що забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в тій самій установі того самого працівника два роки підряд.
Безумовно, проведення річної інвентаризації — досить трудомісткий процес, в якому задіяна велика кількість працівників установи. Тому доцільно протягом звітного року проводити вибіркові інвентаризації, у ході яких перевіряється якийсь вид матеріальних цінностей.
Вибірковим методом інвентаризація може проводитися в установах з великою номенклатурою матеріальних цінностей у місцях їх зберігання та переробки тільки в міжінвентаризаційний період. Для проведення такої інвентаризації керівнику установи необхідно видати відповідне розпорядження

 

Пп. 1.6, 1.12, 1.26 Інструкції № 90

3

 

Як установі підготуватися
до проведення річної інвентаризації? Які документи необхідно для цього оформити?

 

Підставою для початку проведення річної інвентаризації є наказ керівника установи про проведення інвентаризації. У ньому зазначають:
а) причину інвентаризації — підготовка до складання річної фінансової звітності;
б) мету інвентаризації — підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку перед складанням фінансової звітності;
в) терміни початку та закінчення проведення інвентаризації, порядок оформлення необхідної документації та відображення її результатів у звітності;
г) склад інвентаризаційної комісії та перелік матеріально відповідальних осіб.
Зразок наказу про проведення інвентаризації наведено в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 42.
Кількість членів інвентаризаційної комісії залежить від обсягу майна, що підлягає інвентаризації, та кількості матеріально відповідальних осіб.
Так, у бюджетних організаціях, де через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії недостатньо (наприклад, якщо організація має декілька структурних підрозділів), керівник організації може створити місцеві інвентаризаційні комісії. Особливості створення таких комісій розглянуто в попередньому запитанні.

Якщо установи обслуговуються централізованою бухгалтерією, інвентаризацію в них проводить центральна інвентаризаційна комісія. Така комісія створюється наказом керівника установи, при якій створено централізовану бухгалтерію. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов’язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці: інженери, технологи, економісти тощо, які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік.

Усіх осіб, зазначених у наказі (голова та члени комісії), а також матеріально відповідальних осіб має бути ознайомлено з наказом про проведення інвентаризації під підпис.
У п. 1.14 Інструкції № 90 розмежовано обов’язки, що покладаються на центральні та місцеві інвентаризаційні комісії. Однак незалежно від їх статусу такі комісії несуть відповідальність за:
— своєчасність та дотримання порядку проведення інвентаризації згідно з наказом керівника установи;
— повноту та достовірність унесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів та документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
— правильність та своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації згідно з установленим порядком.
Члени інвентаризаційних комісій за внесення до описів помилкових даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування нестач або надлишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.
Після того як видано наказ, необхідно підготуватися до інвентаризації на місцях, а саме:
а) членам комісії видати інвентаризаційні описи;
б) у бухгалтерії завершити обробку всіх документів про надходження та видачу матеріальних цінностей, здійснити відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку та визначити залишки на день інвентаризації;
в) матеріальні цінності на складах та в інших місцях зберігання розмістити за найменуваннями, сортами, розмірами тощо;
г) перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів та дотримання встановлених строків їх таврування;
д) особам, відповідальним за збереження матеріальних цінностей, надати розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії, усі товарно-матеріальні цінності, які надійшли на зберігання, оприбутковано, а вибули — списано. Текст розписки наведено на титульному боці інвентаризаційних описів.
Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи

Пп. 1.11 — 1.13 Інструкції № 90

 

4

Інструкцією № 90 передбачено, що до складу інвентаризаційної комісії обов’язково має бути включено різних фахівців.

Чи можна до складу комісії включити експерта-оцінювача?

Дійсно, у п. 1.13 Інструкції № 90 зазначається, що до складу інвентаризаційних комісій обов’язково має бути включено працівників бухгалтерії та інших фахівців (інженерів, технологів, економістів тощо), які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік.
Однак такі фахівці повинні перебувати у трудових відносинах з установою, оскільки інвентаризаційна комісія створюється з числа працівників установи. До її складу включаються керівники відділів або служб та обов’язково головний бухгалтер, а очолює комісію керівник установи або його заступник.
Отже, інвентаризаційна комісія створюється виключно з працівників установи (працівників бухгалтерії, економістів, керівників відділів або служб тощо). І тому включати фахівців сторонніх організацій, зокрема експерта-оцінювача, до складу інвентаризаційної комісії установа не має права

П. 1.11 Інструкції № 90

5

У період проведення інвентаризації в установі проводитиметься перевірка працівниками ДКРС.
Чи потрібно таких осіб включати до складу інвентаризаційної комісії?
Чи повинні вони підписувати інвентаризаційні описи?

Згідно з п. 4 ст. 10 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII контрольно-ревізійним управлінням в АРК, обласних, містах Києві і Севастополі, контрольно-ревізійним підрозділам (відділам, групам) у районах, містах та районах у містах надано право вимагати від керівників підконтрольних установ, щодо яких проводиться ревізія, провести інвентаризацію основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, у разі відмови — звернутися до суду з вимогою примусити до проведення такої інвентаризації, а до винесення відповідного рішення судом — у присутності понятих та представників зазначених установ, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на строк не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного у протоколі.
Отже, у ході проведення ревізії працівники ДКРС мають право ініціювати проведення інвентаризації майна установи. Однак повноважень на самостійне проведення інвентаризації контролюючі органи не мають. Тому немає жодних законодавчих підстав для включення таких осіб до складу інвентаризаційної комісії.
Працівники ДКРС мають право лише бути присутніми при проведенні інвентаризації, оскільки зрештою вони можуть оцінити як роботу самої інвентаризаційної комісії, так і стан справ щодо зберігання та використання матеріальних цінностей в установі.
Працівник ДКРС може завізувати сторінки інвентаризаційних описів з метою уникнення їх підробки (стирань, виправлень або ж заміни одного примірника іншим). Наприклад, при проведенні інвентаризації каси в Акті інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції № 90) після підписів членів інвентаризаційної комісії зазначається, що інвентаризація проводилася у присутності ревізора, і цей запис скріплюється його підписом

Лист ГоловКРУ від 29.11.2004 р. № 12-14/519, п.п. 4.3.3 Практичних рекомендацій

6

На початок проведення інвентаризації один із членів комісії захворів. Чи можна без нього приступити до проведення інвентаризації?

Інвентаризацію цінностей заборонено проводити при неповному складі комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними. Отже, інвентаризаційна комісія має працювати тільки в повному складі.
У цій ситуації можна запропонувати такі варіанти: перший — перенести строки проведення інвентаризації (якщо є можливість), а другий — затвердити новий склад інвентаризаційної комісії

П. 1.15 Інструкції № 90

7

Чи включаються до складу інвентаризаційної комісії матеріально відповідальні
особи?

Матеріально відповідальні особи установи не включаються
до складу інвентаризаційної комісії. При цьому вони повинні бути обов’язково присутніми при перевірці фактичної наявності залишків матеріальних цінностей у місцях їх знаходження.
Нагадаємо: безпосередньо перед початком інвентаризації особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, надають розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії, усі товарно-матеріальні цінності, які надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, — списано

П. 1.15 Інструкції № 90

8

Які вимоги висуваються
до складання інвентаризаційних описів?

Інформація про проінвентаризоване майно відображається в інвентаризаційних описах у такому порядку.
Інвентаризаційні описи складаються у двох примірниках. Кожний примірник підписується головою та всіма членами інвентаризаційної комісії.
Найменування інвентаризованих цінностей та об’єктів зазначаються в описах за субрахунками та номенклатурою, прийнятими в установі. Кількість ТМЦ визначається в установлених одиницях виміру.
Товарно-матеріальні цінності заносяться до описів за кожним окремим найменуванням із зазначенням виду, групи, кількості
та інших необхідних даних (артикул, сорт тощо).
Якщо інвентаризаційний опис складається на декількох сторінках, то вони мають бути пронумеровані та скріплені так, щоб унеможливити заміни однієї чи кількох із них. У кінці кожної сторінки опису слід прописом зазначити:
— число порядкових номерів матеріальних цінностей;
— загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) ці цінності наведено.
Такий запис дозволяє унеможливити внесення до заповнених інвентаризаційних описів несанкціонованих змін після того, як їх уже було підписано членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами.
Крім того, у кінці кожного опису матеріально відповідальні особи розписуються про підтвердження перевірки комісією майна в їх присутності, про те, що до членів комісії немає жодних претензій, та про прийняття переліченого в описі майна на відповідальне зберігання.
Жодні виправлення та стирання в описах не допускаються.
Якщо матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції тощо) заявити про це голові комісії. У цьому випадку інвентаризаційна комісія повинна перевірити цей факт, і в разі його підтвердження виправити виявлені помилки.
Виправити виявлені помилки необхідно в усіх примірниках опису коректурним способом з урахуванням вимог, передбачених Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88. Для цього неправильний запис (текст або цифри) закреслюють і над закресленим надписують правильний. При цьому закреслення виконують однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Усі виправлення має бути застережено та підписано членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки прокреслюються

П. 1.21 Інструкції № 90

9

 

Як бути в ситуації, якщо інвентаризацію матеріальних цінностей за місцем їх зберігання не може бути проведено за один день?

Звісно, найоптимальнішим варіантом було б проведення інвентаризації матеріальних цінностей за місцем їх розташування протягом одного дня. Однак це не завжди можливо.
Тому якщо інвентаризацію на складах або в інших закритих приміщеннях не закінчено в той самий день і відповідно вона переноситься на наступний день, то таке приміщення в кінці робочого дня інвентаризаційна комісія повинна опечатати. Печатка на час інвентаризації зберігається у голови інвентаризаційної комісії.

Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, у нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися в ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.
Як правило, інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться в порядку розташування цінностей у цьому приміщенні. При зберіганні товарно-матеріальних цінностей у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення не допускається (наприклад, опломбується) і комісія переходить для роботи
до наступного приміщення

П. 1.18 Інструкції № 90

 

10

У ході проведення інвентаризації комісією виявлені непридатні та зіпсовані матеріальні цінності. Чи потрібно такі цінності вказувати в інвентаризаційних описах?

Інструкцією № 90 передбачено, що інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження та всі види фінансових зобов’язань.
При проведенні інвентаризації проводиться констатація наявності об’єктів як за їх місцезнаходженням, так і за матеріально відповідальними особами.
Не виключено, що у процесі проведення інвентаризації комісією може бути виявлено матеріальні цінності (основні засоби, запаси), непридатні для подальшого використання, морально застарілі або фізично зношені. Як бути з ними? Чи вказувати такі цінності у відповідних інвентаризаційних описах?
Оскільки такі матеріальні цінності на момент проведення інвентаризації продовжують обліковуватися на балансі установи, то дані про їх фактичну наявність усе-таки необхідно відобразити в інвентаризаційних описах з урахуванням таких особливостей:
1) на основні засоби, які непридатні до експлуатації та не підлягають відновленню, складається окремий інвентаризаційний опис, в якому зазначають дату введення в експлуатацію та причини, що довели такі об’єкти до стану непридатності. При виявленні таких об’єктів інвентаризаційній комісії слід з’ясувати, чи проводилися в установі заходи щодо їх списання та реалізації відповідно до вимог Порядку № 1314 та Інструкції № 142/181.
У цьому випадку комісія повинна встановити непридатність такого об’єкта до подальшої експлуатації та внести пропозиції щодо його реалізації або списання;
2) на виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких зазначають причини, ступінь та характер псування матеріальних цінностей, а також винних осіб, які допустили їх псування. Акти підписують усі члени комісії та матеріально відповідальна особа;
3) на тару, яка стала непридатною, інвентаризаційна комісія складає акт на списання із зазначенням причин списання;
4) МШП, що стали непридатними, але не списані, до інвентаризаційних описів не записуються. На них складають акт із зазначенням часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів у господарських цілях. Акт підписують усі члени комісії та матеріально відповідальна особа. У цьому випадку в описах робляться відмітки про непридатність зазначених предметів.
Нагадаємо, що при списанні таких цінностей з балансу необхідно керуватися Інструкцією № 142/181

Пп. 1.3, 2.8, 6.4 Інструкції № 90

11

Під час проведення інвентаризації в установі виникла необхідність видати ТМЦ зі складу (або отримати на склад). Як це зробити і що зазначати в описах?

За загальним правилом під час проведення інвентаризації всі операції, пов’язані з прийманням та відпуском матеріальних цінностей, має бути припинено.
Водночас Інструкцією № 90 передбачено, що матеріальні цінності, отримані під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвентаризації. Ці матеріальні цінності заносяться до окремого опису під найменуванням «Матеріальні цінності, отримані під час інвентаризації». В опису вказується коли, від кого вони надійшли, дата і номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі робиться відмітка «Після інвентаризації» з посиланням на дату опису, в якому записані ці цінності. Такий прибутковий документ підписує голова інвентаризаційної комісії.
Крім того, у виняткових випадках і лише з письмового дозволу керівника та головного бухгалтера установи у процесі інвентаризації матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Інформація про такі цінності заноситься до окремого опису під найменуванням «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Оформлення опису має здійснюватися в такому самому порядку, що й під час надходження матеріальних цінностей під час інвентаризації. У видаткових документах, що підписуються головою інвентаризаційної комісії, робиться відмітка про відпущені матеріальні цінності

Пп. 1.23, 1.24
Інструкції № 90

 

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі