КОМАНДИРОВКА: ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ
Направление работников в командировку является неотъемлемой частью деятельности практически всех учреждений и организаций. В связи с этим у руководителей и бухгалтеров возникают вопросы, касающиеся, в частности, порядка документального оформления командировок, выдачи авансов, сроков командировок и т. п. В этой статье рассмотрим основные аспекты направления работников в командировку.
Татьяна РЯБУХА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ЧТО ПОНИМАЕТСЯ ПОД КОМАНДИРОВКОЙ
Основным документом, регулирующим вопросы, связанные с направлением работников в командировку, является
Инструкция № 59.В соответствии с общими положениями
Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.Исходя из этого определения можно выделить
обязательные условия, при которых поездка считается командировкой, а именно:— наличие
распоряжения руководителя;— в командировку работник направляется
для выполнения служебного поручения ;— в командировку направляется
работник учреждения, т. е. лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях;— место командировки находится в
другом населенном пункте, а не в том, где командированное лицо работает.Обратим внимание на то, что в случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения учреждения находятся в другой местности
, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом). При этом поездка в филиал или на участок, находящиеся в ином населенном пункте, чем головное учреждение, и наоборот для выполнения служебного поручения по распоряжению руководителя также считается командировкой.Работники, направленные в командировку, в соответствии со
ст. 121 КЗоТ имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками, в частности: на выплату суточных за время пребывания в командировке, стоимости проезда к месту назначения и обратно и расходов по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.Кроме того, за командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки
место работы (должность) и средний заработок.Это же указано и в общих положениях
Инструкции № 59. Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы командированного работника.На работника, находящегося в командировке,
распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он направлен.Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки
не предоставляются.В случае когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни,
компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством.Если работник отбывает в командировку
в выходной день , то ему после возвращения из командировки в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.Если
в приказе о командировке предусмотрено возвращение работника из командировки в выходной день, то работнику может предоставляться другой день отдыха в соответствии с законодательством в сфере регулирования трудовых отношений.Не считаются командировками
служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом). Об этом указано в общих положениях Инструкции № 59.
КОГО В КОМАНДИРОВКУ НАПРАВЛЯТЬ НЕЛЬЗЯ И НЮАНСЫ НАПРАВЛЕНИЯ В КОМАНДИРОВКУ НЕКОТОРЫХ КАТЕГОРИЙ РАБОТНИКОВ
В соответствии со
ст. 176 КЗоТ запрещено направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.Женщины, имеющие детей
в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов, в командировку направляться могут, но только с их согласия (ст. 177 КЗоТ).Предусмотренные указанными
статьями КЗоТ гарантии распространяются также и на родителей, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей), приемных родителей (ст. 1861 КЗоТ).Кроме того, обратим внимание на
письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854, в котором указано, что нельзя направлять работника в командировку в период его временной нетрудоспособности. Это обусловлено тем, что согласно действующему законодательству на период временной нетрудоспособности работнику предоставляется листок нетрудоспособности, являющийся основанием для освобождения от работы в связи с нетрудоспособностью.Все другие работники учреждения могут направляться в командировку.
Теперь рассмотрим особенности направления в командировку совместителей. Совместители, как и другие работники учреждения,
могут быть направлены в командировку. При этом совместитель может быть направлен в командировку по основному месту работы, по совместительству или одновременно обоими учреждениями, где он работает.В соответствии с
п. 1.4 Инструкции № 59 на время командировки лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том предприятии, которое его командировало.В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и работы по совместительству средний заработок сохраняется за ним
на обеих должностях, а расходы для возмещения командировочных расходов распределяются между предприятиями, направлявшими работника в командировку, по соглашению между ними.Этот вопрос также рассматривал Минфин в
письме от 29.12.2007 г. № 31-18030-07-27/29310, в котором указано, что в приказе о командировке каждого из предприятий следует указать, какие именно расходы будут возмещаться работнику по предварительной договоренности сторон.При этом работник должен иметь возможность после возвращения из командировки представить учреждениям, направившим его в командировку, оригиналы именно тех документов, возместить расходы по которым эти учреждения обязались.
Как мы указывали выше, в командировку направляется
работник учреждения, т. е. лицо, находящееся с ним в трудовых отношениях. Может ли быть направлено в командировку лицо, выполняющее работу по договору гражданско-правового характера, если возникла такая необходимость?Обратимся к
Закону № 2694, согласно которому работник — это лицо, которое работает на предприятии, в организации, учреждении и исполняет обязанности или функции согласно трудовому договору (контракту).То есть лицо, выполняющее работу на условиях договора гражданско-правового характера, работником учреждения
не является, и в связи с этим направление такого лица руководителем в другой населенный пункт для выполнения определенной работы командировкой считаться не может.Как следствие, такому лицу
не могут возмещаться суточные расходы, а также расходы на проезд и проживание. Возмещение таких расходов предусмотрено ст. 121 КЗоТ, в которой указано, что такое право имеют работники учреждения. Это же подтверждает и письмо Минфина от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045.Если все же необходимо направить лицо, работающее на условиях договора гражданско-правового характера, в другое место для выполнения определенной работы, то такое лицо можно направить для выполнения необходимой работы в другой населенный пункт. Но это не следует считать командировкой такого лица, а расходы, понесенные в связи с выполнением определенной работы в другом населенном пункте, должны быть ему возмещены в составе вознаграждения по условиям гражданско-правового договора.
ОТКАЗ ОТ КОМАНДИРОВКИ
Что делать, когда работник отказывается от командировки? Как мы уже указывали выше, в командировку работник направляется
по распоряжению руководителя для выполнения им служебного поручения. Таким образом, во время командировки работник исполняет свои должностные обязанности, являющиеся частью его работы, но в другом населенном пункте. В этой связи поездка в командировку является обязательной и отказаться от нее работник может только в случае, когда служебное поручение, для выполнения которого он направляется в командировку, не входит в круг его должностных обязанностей.Как указано в
письме Минтруда от 29.05.2007 г. № 134/06/187-07, в соответствии с п. 24 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213, нарушением трудовой дисциплины является невыполнение или ненадлежащее выполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей. Нарушение трудовой дисциплины имеет последствием привлечение работника к дисциплинарной ответственности (выговор или увольнение). Однако, перед тем как применить дисциплинарное взыскание в случае отказа работника ехать в командировку, следует определить причины такого отказа.При наличии уважительных причин
невыполнение или ненадлежащее выполнение работником трудовых обязанностей, являющееся нарушением трудовой дисциплины, не влечет наложение дисциплинарного взыскания.Оценка причин нарушения трудовой дисциплины (в том числе совершение прогула) как уважительных может осуществляться как непосредственно собственником или уполномоченным им органом, так и органом, в котором осуществляется обжалование наложения дисциплинарного взыскания.
СРОКИ ПРЕБЫВАНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ
Срок командировки согласно
п. 1.1 Инструкции № 59 определяется руководителем или его заместителем.В соответствии с
п.п. 1.1 п. 1 разд. 1, п.п. 1.1 п. 1 разд. 2 Инструкции № 59 и п. 5 постановления № 663 срок командировки определяется руководителем, однако не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, а за границу — 60 календарных дней. При этом для определенных категорий работников установлены другие сроки командировок.Так, срок командировки работников, направляемых для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ,
не должен превышать срока строительства объектов. То есть этот срок может и превышать 30 дней.Срок командировки работников, направляемых за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках,
не должен превышать одного года.Срок командировки работников государственной контрольно-ревизионной службы, направляемых для проведения контрольных мероприятий,
не должен превышать периода проведения таких мероприятий.Напомним, что согласно
п. 6 ст. 11 Закона № 2939 продолжительность плановой выездной ревизии не должна превышать 30 рабочих дней, внеплановой — 15 рабочих дней.Продление указанных сроков возможно только по решению суда
на срок, не превышающий 15 рабочих дней для плановой выездной ревизии и 5 рабочих дней для внеплановой выездной ревизии.Кроме того, в соответствии с
п. 22 Порядка № 550 плановая выездная ревизия может быть приостановлена в случае необходимости проведения значительного количества встречных сверок, без завершения которых невозможно качественное проведение ревизии в пределах установленной Законом № 2939 продолжительности, а также по обоснованному обращению объекта контроля и согласованию с руководителем подразделения службы. При этом ревизия должна быть закончена в течение 60 рабочих дней.Имеют свои особенности сроки командировок военнослужащих.
Так, срок командировки военнослужащих, командированных на учебу в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений,
не должен превышать 90 дней, а при условии возмещения финансовых расходов принимающей стороной и по решению Вице-премьер-министра Украины согласно функциональному распределению обязанностей — 18 месяцев.Срок командировки работников авиационных компаний, направляемых за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях Организации Объединенных Наций согласно контракту между авиационными компаниями Украины и Организацией Объединенных Наций,
не должен превышать 6 месяцев.Срок командировки научных и научно-педагогических работников, направляемых на стажировку в ведущие высшие учебные заведения и научные учреждения в Украине и за границей,
не должен превышать 6 месяцев, а аспирантов и докторантов — 2 месяцев.Кроме того, обратим внимание, что для лиц рядового и начальствующего состава органов и подразделений гражданской защиты Министерства Украины по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий Чернобыльской катастрофы установлены особые сроки командировок согласно
Инструкции № 812.
ПРОДЛЕНИЕ СРОКА КОМАНДИРОВКИ
В связи с различными обстоятельствами иногда имеют место случаи, когда работник задерживается в командировке. В этом случае руководитель
может принять решение о продления срока командировки, но в границах предельных сроков командировок, о которых шла речь в предыдущем разделе.Так, в соответствии с
п. 1.10 Инструкции № 59 с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке за границей (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале.Следует обратить внимание на то, что за время задержки в командировке
без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту постоянной работы
на основании его докладной записки.Оформляется решение о продлении командировки соответствующим
приказом руководителя.Следует отметить, что такой порядок продления срока командировки
Инструкцией № 59 определен только для командировок за пределы Украины, но было бы логично считать, что такой порядок может применяться и для командировок в пределах Украины, поскольку уважительные причины могут вызвать задержку и в таких командировках.К сожалению, Минфин придерживается другого мнения, к которому следует прислушиваться. Так, в
письмах от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437 и от 05.12.2005 г. № 31-18030-07-13/26216 Минфин отметил, что законодательством не предусмотрены возможности задержки в командировке в пределах Украины сверх установленных руководителем сроков, кроме случаев временной нетрудоспособности. Поэтому работнику не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы в случае задержки по другим причинам.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК
Для направления работника в командировку оформляются следующие документы:
— приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
— удостоверение о командировке;
— журнал регистрации удостоверений о командировке;
— смета командировочных расходов;
— задание на командировку.
Кроме указанных документов, может составляться маршрут пользования городским транспортом и другие документы, необходимые для контроля за использованием средств учреждения во время пребывания работника в командировке.
Составление маршрутов движения возможно, если известны соответствующие транспортные схемы городов (регионов). Если предварительно маршрут неизвестен, то, как указывает Минфин
в письме от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365, допускается также возможность утверждения маршрута после возвращения работника из командировки вместе с подачей Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и соответствующих подтверждающих документов.Как указано в
письме Минфина от 26.03.2008 г. № 31-18030-07-7/10434, руководитель, как лицо, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность учреждения, может принять решение о составлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием средств учреждения.Следовательно,
направление работника учреждения в командировку осуществляется руководителем или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, названия предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки (п. 1.1 разд. 1 Инструкции № 59).Приказ о командировке составляется как в случаях командировок по Украине, так и при командировках за границу.
Пунктом 1.1 разд. II Инструкции № 59
предусмотрено, что при служебных командировках за границу приказ (распоряжение) руководителя оформляется после утверждения задания , в котором определяются цель поездки, срок, условия пребывания за границей и смета расходов.Обязательность утверждения задания для командировок по Украине действующим законодательством не предусмотрена.
Приведем пример составления приказа о командировке (см. с. 8).
ПРИКАЗ
от 22.03.2010 г. № 75
о направлении в командировку Бабаевой И. В.
Приказываю:
1. Направить экономиста КУОЗ «Городская больница № 5» Бабаеву И. В. в г. Киев сроком на 10 дней (с 24.03.2010 г. по 02.04.2010 г.) в Министерство здравоохранения Украины для сдачи отчетности и участия в семинаре.
2. Главному бухгалтеру КУОЗ «Городская больница № 5» Граниной Е. Н. выдать Бабаевой И. В. аванс на командировку в размере, предусмотренном сметой расходов на командировку.
3. Бабаевой И. В. после возвращения из командировки отчитаться по выполнению поставленного задания и по сумме использованных средств в порядке и сроки, предусмотренные законодательством.
Главный врач
| КУОЗ «Городская больница № 5» | Зозуля | М. Н. Зозуля |
С приказом ознакомлены:
| Экономист | Бабаева | И. В. Бабаева |
| Главный бухгалтер | Гранина | Е. Н. Гранина |
Если работник направляется в командировку специально для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то его следует считать таким, который направляется с
обязанностью работать в эти дни, что должно быть прямо оговорено в приказе о командировке. На это обращал внимание Минфин в письме от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08. Компенсация за работу в эти дни осуществляется согласно ст. 72, 73, 107 КЗоТ.В случаях продления срока командировки издается отдельный приказ. Приведем его пример.
ПРИКАЗ
от 17.03.2010 г. № 67
о продлении командировки Каплунову В. Ф.
Приказываю:
1. На основании докладной записки и листка временной нетрудоспособности продлить срок командировки заместителя главного врача по экономическим вопросам городского роддома № 3 Каплунова В. Ф. (приказ о направлении в командировку от 09.03.2010 г. № 56), командированного в г. Киев в Министерство здравоохранения Украины, в связи с его временной нетрудоспособностью, возникшей в командировке. Срок продления командировки — 3 дня (с 15.03.2010 г. по 17.03.2010 г.).
2. Главному бухгалтеру городского роддома № 3 Ивановой О. О. возместить дополнительные расходы Каплунову В. Ф., осуществленные в связи с продлением срока командировки в соответствии с оригиналами предоставленных документов, а также суточные за указанный период.
Теперь остановимся на оформлении удостоверения о командировке.
Типовая форма удостоверения о командировке утверждена
приказом № 260.Фактическое время пребывания работника в командировке в соответствии с
п. 1.3 разд. 1 Инструкции № 59 определяется по отметкам в удостоверении о командировке о выбытии с места постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы. Без таких отметок суточные не возмещаются. Поэтому правильное оформление удостоверения о командировке имеет очень важное значение.При оформлении удостоверения о командировке следует учитывать некоторые особенности:
—
днем выбытия в командировку является день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника (общие положения Инструкции № 59);— при направлении транспортного средства
до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие сутки (общие положения Инструкции № 59);— если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки зачисляется время, необходимое для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы (общие положения
Инструкции № 59);— если работник командирован в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте
(п. 1.3 Инструкции № 59);— если руководителем принято решение о возможности ежедневного возвращения командированного работника к месту его постоянного проживания, в удостоверении о командировке ежедневные отметки о прибытии и выбытии
не проставляются (письмо Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504).В соответствии с
п. 1.3 разд.1 и п. 1.5 разд. 2 Инструкции № 59 отметки в удостоверении о командировке о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которого приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.При этом следует обратить внимание на
письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854, в котором указано, что заверение удостоверения возможно только печатью . Для заверения штампом вместо печати отметок в удостоверении о командировке нет оснований.Напомним, что такая печать должна отвечать требованиям, определенным
Инструкцией № 17, а именно:— печать должна быть круглой или треугольной, надпись должна соответствовать названию, указанному в свидетельстве о государственной регистрации
(п.п. 3.3.3 Инструкции № 17);— на печати должен указываться идентификационный код юридического лица
(п.п. 3.3.7 Инструкции № 17).Каждое удостоверение о командировке должно быть зарегистрировано в
журнале регистрации удостоверений о командировке, форма которого утверждена Инструкцией № 59.После возвращения работника из командировки удостоверение о командировке прилагается к Отчету об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, вместе с другими документами.
Приведем пример заполнения удостоверения о командировке (см. с. 10).
ПЛАНИРОВАНИЕ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКУ
В соответствии с
Инструкцией № 495 расходы на командировку следует планировать и осуществлять по КЭКР 1140 «Командировочные расходы». В частности, по этому КЭКР предусмотрено проведение расходов на:— оплату проезда, суточных, квартирных во время служебных командировок; оплату подъемных, проезда, суточных при перемещении работников;
— оплату проезда и суточных при увольнении военнослужащих срочной службы; сессионных выездов народных судей; командировок на курсы и в учебные заведения (все расходы на командировки, предусмотренные законодательством Украины);
— приобретение служебных проездных билетов и оплату проезда по маршрутным листам;
— оплату надбавок к заработной плате, которые выплачиваются в случаях, предусмотренных решениями КМУ, отдельным категориям работников вместо компенсации расходов на командировку (суточных, квартирных);
— командировку преподавателей, работников бюджетных учреждений (организаций) на сессии, семинары, конференции, совещания, съезды научного характера, поездки с научной целью, проезд на производственную практику студентов, учащихся;
— возмещение расходов в иностранной валюте работникам иностранных дипломатических учреждений Украины, направленным в длительную командировку согласно законодательству;
— оплату командировок (в том числе проезда, суточных, полевых и т. п.) физических лиц, которые имеют правоотношения с бюджетным учреждением и на которых распространяется действие приказа (распоряжения), изданного руководителем: учащихся, студентов, тренеров, других участников на учебно-тренировочные сборы, соревнования, олимпиады, научные конференции и т. п.;
— оплату медицинского страхования при выезде за границу, оплату сборов за открытие виз при выезде за границу, плату за пользование залом официальных делегаций должностными лицами, направляющимися в командировку или возвращающимися из нее.
При планировании расходов в сметах следует соблюдать требования
Порядка № 228. В частности, следует помнить, что учреждения имеют право принимать бюджетные обязательства расходовать бюджетные средства на цели и в пределах, установленных утвержденными сметами. При определении расходов в сметах следует учитывать объективную потребность учреждения в них, учитывая необходимость в погашении задолженности и т. п. В сметы могут включаться только расходы, которые предусмотрены законодательством и необходимость которых обусловлена характером деятельности учреждения.Также напомним, что в соответствии с
п.п. 7 п. 9 постановления № 1414 распорядителям средств в 2010 году необходимо минимизировать расходы на служебные командировки за границу путем определения оптимального количества и целесообразности поездок за границу, состава делегаций и срока пребывания за границей, выполнения работы по снижению расходов на проезд, наем жилья и других расходов, связанных с такими командировками.
ВЫДАЧА АВАНСА И СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА
В соответствии с
п. 4 постановления № 663 предприятия, учреждения и организаций, направляющие работников в командировку в пределах Украины и за границу, обязаны обеспечить их средствами в качестве аванса на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам.Следует четко понимать, что выдача аванса работнику перед командировкой
не право работодателя, а его обязанность. При этом следует обратить внимание на письмо Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504, в котором указано, что необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства. В соответствии со ст. 265 КЗоТ лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность согласно действующему законодательству. Так, ответственность за нарушение трудового законодательства определена ст. 41 КУоАП и предусматривает наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 150 до 1700 грн.).Сроки выдачи аванса
на командировку действующим законодательством не установлены. Вопрос о сроках выдачи аванса решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретение проездных билетов).То есть единственное условие для срока выдачи аванса на командировку — это его выдача
после издания приказа о командировке, что является вполне логичным.При выдаче аванса следует руководствоваться
п. 3.4 Положения № 637, в котором определено, что выдача наличных из касс производится по расходным кассовым ордерам, которые должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или работником, уполномоченным на это руководителем.Также следует обратить внимание на то, что в случае командировки за границу аванс должен выдаваться
в национальной валюте страны, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 4 постановления № 663). На это обратил внимание Минфин в письме от 20.08.2004 г. № 31-03173-07-7/15222 и отметил, что выдача аванса в гривнях (в том числе суточных) работнику, направляемому в командировку за границу, является неправомерной.Приобретение валюты и отражение ее в учете должно отвечать требованиям
Порядка № 126.В случае необходимости авансирование средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник, перерасчет нормы, рассчитанной в долларах США, в валюту страны, куда направляется работник, осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по установленному Национальным банком Украины официальному обменному валютному курсу национальной валюты Украины к этим валютам и доллару США на день выдачи аванса.
Кроме того, обратим внимание на то, что согласно
п. 1.14 разд. 2 Инструкции № 59 если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.Также напомним, что согласно
п. 2.11 Положения № 637 выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии подачи им в установленном порядке отчета по ранее полученным под отчет суммам.В соответствии с
п. 4 постановления № 663 аванс командированному работнику, кроме наличных, может выдаваться в безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежной карточки.Порядок осуществления банками эмиссии платежных карточек, определения операций, осуществляемых с их применением, порядок расчета по этим операциям установлены
Положением № 137.Так, платежными карточками, с помощью которых можно оплатить командировочные расходы, являются:
— корпоративная платежная карточка
— платежная карточка, позволяющая ее держателю осуществлять операции по картсчету юридического лица;— личная карточка
— платежная карточка, эмитированная на имя клиента — физического лица, не являющегося субъектом хозяйствования.Использование корпоративных платежных карточек доверенными лицами бюджетных учреждений для получения наличных и осуществления безналичных расчетов предусмотрено
п. 13.10 Порядка № 89.Для проведения операций с применением банковских платежных карточек на карточный счет платежным поручением зачисляются средства
путем их перевода с соответствующих счетов бюджетного учреждения. При казначейском обслуживании сумма платежного поручения на перечисление средств устанавливается на основании заявки распорядителя бюджетных средств.Оприходование полученных средств и включение их в Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, производятся доверенным лицом на основании выписки с карточного счета или, в случае получения наличных в банкомате, чека банкомата.
Доверенное лицо бюджетного учреждения обязано подать в бухгалтерию учреждения Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, с банковской платежной карточки вместе с подтверждающими документами. Остатки неиспользованных наличных доверенное лицо должно возвратить.
Если доверенные лица юридических лиц не имеют корпоративных платежных карточек, денежные авансы на командировку им могут выдаваться также
через личные платежные карточки. Согласно п. 3.13 Положения № 137 средства, зачисленные на личный картсчет работника, считаются выданными ему под отчет. Использование таких средств должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами.Отчетность за полученные под отчет наличные средства осуществляется в соответствии с законодательством Украины. В частности, после возвращения из командировки работник обязан
до окончания третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, для проведения окончательных расчетов.Форма и порядок заполнения Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, утверждены
приказом № 440.Отчитывающийся работник заполняет все графы этого Отчета, кроме:
— «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок, расчета штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства;
— целесообразности произведенных расходов и «Отчет утвержден», которые подписываются руководителем.
Вместе с Отчетом подаются удостоверение о командировке, оформленное в установленном порядке, и оригиналы документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов.
Остаток неиспользованных средств, предоставленных под отчет, работник в соответствии с
п.п. 9.10.2 ст. 9 Закона № 889 должен сдать в кассу учреждения до или во время подачи Отчета.За несвоевременный возврат остатка неиспользованных средств в соответствии с действующим законодательством применяются следующие штрафные санкции:
| Вид нарушения | Штрафные санкции | Основание |
| 1 | 2 | 3 |
| Санкции для работника | ||
| Работник возвратил сумму излишне израсходованных средств позднее предельного срока, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока | Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств
| П.п. 9.10.3 ст. 9 Закона № 889 |
| Работник не возвратил сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок | Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств, излишне израсходованная сумма средств подлежит обложению НДФЛ с применением коэффициента 1,176471
| П.п. 9.10.3, 9.10.1 ст. 9, п. 3.4 ст. 3 Закона № 889 |
| Работник не возвратил в установленный срок аванс, выданный в иностранной валюте на служебную командировку | Взыскивается сумма, эквивалентная утроенной сумме (стоимости) указанных валютных ценностей, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу Национального банка Украины на день погашения задолженности
| Ст. 2 Закона № 217/95 |
| Санкции для учреждения | ||
| Превышение сроков использования средств, выданных под отчет | Штраф в размере 25 % выданной суммы
| Абз. 5 ст. 1 Указа № 436/95 |
| Санкции к должностному лицу учреждения | ||
| Нарушение правил ведения кассовых операций | Штраф от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.), за повторное нарушение — штраф от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 340 грн.)
| Ст. 1642 КУоАП |
ПРОВЕРКА КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
В завершение хотелось бы обратить внимание на аспекты проведения ревизии командировочных расходов работниками органов ГКРС.
Ревизию этого вопроса работники органов ГКРС проводят в соответствии с
Методическими рекомендациями № 24.Кроме того, во время ревизии указанного вопроса руководствуются
Практическими рекомендациями по проведению ревизии финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения (по отдельным вопросам программы), одобренными Методологическим советом ГлавКРУ от 04.08.2009 г., протокол № 9.Учитывая указанные документы, можно выделить основные вопросы, которые проверяют ревизоры по этому поводу:
1) инвентаризация подотчетных сумм;
2) сопоставление записей кассовой книги, мемориального ордера № 1 «Накопительная ведомость по кассовым операциям» (форма № 380 (бюджет)) и мемориального ордера № 8 «Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами» (форма № 386 (бюджет)), журнала регистрации удостоверений о командировке и первичных документов: расходных кассовых ордеров, ведомостей на выдачу подотчетных сумм, авансовых отчетов, приказов на командировку и первичных документов, удостоверяющих приобретение материальных ценностей за наличные, — чеков, накладных, счетов и т. п.;
3) проверка наличия оснований для выбытия работника в командировку и выплаты командировочных;
4) проверка правильности ведения записей в журнале регистрации удостоверений о командировке;
5) проверка документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью учреждения. Отметим, что Минфин
в письме от 27.09.2007 г. № 31-26030-12-29/19607 указал следующее: что касается документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью бюджетного учреждения, то исходя из общих положений Инструкции № 59 такими документами являются: приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку; заключенный договор (контракт) и другие документы, которые регулируют или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, касающейся основной деятельности предприятия, направляющего работника;6) проверка соблюдения предельной продолжительности служебной командировки;
7) проверка правильности и своевременности подачи отчетности по средствам, полученным на командировку;
8) проверка правильности выплаты суточных и законности возмещения командировочных расходов, в частности наличия подтверждающих документов в оригинале, по которым произведено возмещение командировочных расходов, а именно транспортных билетов, счетов гостиниц (мотелей), страховых полисов и т. п.;
9) проверка правильности оформления подтверждающих документов, а именно: имеются ли в них все необходимые реквизиты (дата документа, при необходимости, подпись составившего его лица, в счете за проживание в гостинице — наличие информации о реквизитах юридического лица), позволяющие признать его первичным документом, а также установить законность включения расходов к возмещению;
10) сопоставление срока командировки, определенного приказом (распоряжением) руководителя, с количеством дней пребывания в командировке, указанных в авансовом отчете, а также с датами отметок о выбытии и прибытии в удостоверении на командировку;
11) выборочное направление запросов в места командировки с целью подтверждения фактического пребывания работника в командировке и подтверждения возмещенных сумм;
12) в случае когда подотчетное лицо, находившееся в командировке, пользовалось транспортным средством организации или арендованным, сверяются отметки о дате выбытия в командировку и прибытии из нее с путевыми листами водителя, сопровождавшего его в командировке;
13) проверка соответствия дат выбытия и прибытия в транспортных билетах на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования;
14) проверка в квитанциях на проживание в гостинице или других документах о найме жилья соответствия дат и сроков проживания, а также не включены ли в оплату расходы, не подлежащие возмещению, например за телефонные переговоры, услуги бара и т. п.;
15) проверка отсутствия случаев превышения нормы возмещения командировочных расходов;
16) в случае возмещения расходов сверх установленных норм осуществляется проверка наличия разрешения руководителя, оформленного в письменном виде в произвольной форме;
17) проверка своевременности подачи отчетности об использовании средств, предоставленных на командировку, и правильности выведения и перенесения остатков подотчетных сумм с конца отчетного периода на начало по каждому подотчетному лицу и в целом;
18) в случае приобретения за наличные материальных ценностей проверяется их оприходование по данным бухгалтерского учета. При этом может быть осуществлена встречная сверка у продавца товара;
19) проверка правильности ведения бухгалтерского учета операций, связанных с командировкой.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
КЗоТ —
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.КУоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Закон № 2694
— Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.92 г. № 2694-XII.Закон № 2939
— Закон Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон № 217/95
— Закон Украины «Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.Указ № 436/95
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Постановление № 1414
— постановление КМУ «О мерах по организации бюджетного процесса в 2010 году» от 29.12.2009 г. № 1414.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.Инструкция № 17
— Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17.Инструкция № 495
— Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 25.11.2008 г. № 495.Инструкция № 812
— Инструкция об особенностях направления в командировку лиц рядового и начальствующего состава органов и подразделений гражданской защиты Министерства Украины по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий Чернобыльской катастрофы и возмещения им расходов на служебные командировки в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства Украины по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий Чернобыльской катастрофы от 28.11.2007 г. № 812.Порядок № 550
— Порядок проведения инспекции государственной контрольно-ревизионной службой, утвержденный постановлением КМУ от 20.04.2006 г. № 550.Порядок № 228
— Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основные требования к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденные постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.Порядок № 126
— Порядок отражения в учете операций в иностранной валюте, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 24.07.2001 г. № 126.Порядок № 89
— Порядок обслуживания государственного бюджета по расходам и операциям по предоставлению и возврату кредитов, предоставленных за счет средств государственного бюджета, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.Положение № 137
— Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 19.04.2005 г. № 137.Приказ № 440
— приказ Государственной налоговой администрации Украины «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета» от 19.09.2003 г. № 440.Приказ № 260
— приказ Государственной налоговой администрации Украины «Об утверждении формы удостоверения о командировке» от 28.07.97 г. № 260.Методические рекомендации № 24
— Методические рекомендации по проведению проверки командировочных расходов, утвержденные приказом ГлавКРУ Украины от 21.03.2000 г. № 24.
