ВІДРЯДЖЕННЯ: ОРГАНІЗАЦІЙНІ ПИТАННЯ
Відправлення працівників у відрядження є невід’ємною частиною діяльності майже всіх установ та організацій. У зв’язку з цим у керівників та бухгалтерів виникають запитання, зокрема, щодо порядку документального оформлення відряджень, видачі авансів, строків відряджень тощо. У цій статті розглянемо основні аспекти відправлення працівників у відрядження.
Тетяна РЯБУХА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ЩО РОЗУМІЄТЬСЯ ПІД ВІДРЯДЖЕННЯМ
Основним документом, який регулює питання, пов’язані з направленням працівників у відрядження, є
Інструкція № 59.Відповідно до загальних положень
Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.Виходячи з цього визначення можна виділити
обов’язкові умови, за яких поїздка вважається відрядженням, а саме:— наявність
розпорядження керівника;— у відрядження працівник направляється
для виконання службового доручення;— у відрядження направляється
працівник установи, тобто особа, яка перебуває з нею у трудових відносинах;— місце відрядження знаходиться в
іншому населеному пункті, а не в тому, де відряджена особа працює.Звернемо увагу на те, що у випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи установи знаходяться в іншій місцевості,
місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом) . При цьому поїздка до філії чи дільниці, яка знаходиться в іншому населеному пункті, ніж головна установа, та навпаки для виконання службового доручення за розпорядженням керівника також вважається відрядженням.Працівники, направлені у відрядження, відповідно до
ст. 121 КЗпП мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями, зокрема: на виплату добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення і назад та витрат на наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.Крім того, за відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження
місце роботи (посада) і середній заробіток.Це зазначено і в загальних положеннях
Інструкції № 59. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи відрядженого працівника.На працівника, який перебуває у відрядженні,
поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений.Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження
не надаються.У випадку коли працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то
компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.Якщо працівник відбуває у відрядження
у вихідний день , то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.Коли
в наказі про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.Не вважаються відрядженнями
службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою). Про це зазначено в загальних положеннях Інструкції № 59.
КОГО У ВІДРЯДЖЕННЯ НАПРАВЛЯТИ НЕ МОЖНА ТА НЮАНСИ ВІДПРАВЛЕННЯ У ВІДРЯДЖЕННЯ ДЕЯКИХ КАТЕГОРІЙ ПРАЦІВНИКІВ
Відповідно до
ст. 176 КЗпП заборонено направляти у відрядження вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років.Жінки, що мають дітей
віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, у відрядження направлятися можуть, але лише за їх згодою (ст. 177 КЗпП).Передбачені зазначеними
статтями КЗпП гарантії поширюються також і на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків (ст. 1861 КЗпП).Крім того, звернемо увагу на
лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854, в якому було зазначено, що не можна направляти працівника у відрядження в період його тимчасової непрацездатності. Це обумовлено тим, що згідно з чинним законодавством на період тимчасової непрацездатності працівникові надається листок непрацездатності, який є підставою для звільнення від роботи у зв’язку з непрацездатністю.Усі інші працівники установи можуть направлятись у відрядження.
Тепер розглянемо особливості направлення у відрядження сумісників. Сумісники, як і інші працівники установи,
можуть бути направлені у відрядження. При цьому сумісник може бути направлений у відрядження за основним місцем роботи, за сумісництвом або одночасно обома установами, де він працює.Відповідно до
п. 1.4 Інструкції № 59 на час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його направило у відрядження.У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним
на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.Це питання також розглядав Мінфін у
листі від 29.12.2007 р. № 31-18030-07-27/29310, в якому зазначено, що в наказі про відрядження кожного з підприємств слід указати, які саме витрати відшкодовуватимуться працівникові за попередньою домовленістю сторін.При цьому працівник повинен мати можливість після повернення з відрядження представити установам, які його направили у відрядження, оригінали саме тих документів, відшкодувати витрати за якими ці установи зобов’язалися.
Як ми вже зазначали, у відрядження направляється
працівник установи, тобто особа, яка перебуває з нею у трудових відносинах. А чи може бути направлено у відрядження особу, яка виконує роботу за договором цивільно-правового характеру, якщо виникла така необхідність?Звернемося до
Закону № 2694 , відповідно до якого працівник — це особа, яка працює на підприємстві, в організації, установі та виконує обов’язки або функції згідно з трудовим договором (контрактом).Тобто особа, яка виконує роботу на умовах договору цивільно-правового характеру працівником установи
не є і у зв’язку з цим направлення такої особи керівником до іншого населеного пункту для виконання певної роботи відрядженням вважатися не може.Як наслідок, такій особі
не можуть відшкодовуватися добові витрати, а також витрати на проїзд та проживання. Відшкодування таких витрат передбачено ст. 121 КЗпП, в якій зазначено, що таке право мають працівники установи. Це ж підтверджує і лист Мінфіну від 23.03.2006 р. № 31-26030-12-29/6045.Якщо все ж таки необхідно направити особу, яка працює на умовах договору цивільно-правового характеру, до іншого місця для виконання певної роботи, то таку особу можна направити для виконання необхідної роботи до іншого населеного пункту. Але це не слід вважати відрядженням такої особи, а видатки, які така особа понесе у зв’язку з виконанням певної роботи в іншому населеному пункті, повинні бути їй відшкодовані у складі винагороди за умовами цивільно-правового договору.
ВІДМОВА ВІД ВІДРЯДЖЕННЯ
Що робити, коли працівник відмовляється від відрядження? Як ми вже зазначали, у відрядження працівник направляється
за розпорядженням керівника для виконання ним службового доручення . Таким чином, під час відрядження працівник виконує свої посадові обов’язки, але в іншому населеному пункті, що є частиною його роботи. У зв’язку з цим поїздка у відрядження є обов’язковою і відмовитися від неї працівник може лише у випадку, коли службове доручення, для виконання якого він направляється у відрядження, не входить до кола його посадових обов’язків.Як зазначено в
листі Мінпраці від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07, відповідно до п. 24 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.84 р. № 213, порушенням трудової дисципліни є невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов’язків. Порушення трудової дисципліни має наслідком притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності (догана або звільнення). Але перед тим, як застосувати дисциплінарне стягнення у разі відмови працівника їхати у відрядження, слід визначити причини такої відмови.За наявності поважних причин
невиконання або неналежне виконання працівником трудових обов’язків як порушення трудової дисципліни не спричиняє накладення дисциплінарного стягнення.Оцінка причин порушення трудової дисципліни (у тому числі вчинення прогулу) як поважних може здійснюватися як безпосередньо власником або уповноваженим ним органом, так і органом, до якого здійснюється оскарження накладення дисциплінарного стягнення.
СТРОКИ ПЕРЕБУВАННЯ У ВІДРЯДЖЕННІ
Строк відрядження згідно з
п. 1.1 Інструкції № 59 визначається керівником або його заступником .Відповідно до
п.п. 1.1 п. 1 розд. 1, п.п. 1.1 п. 1 розд. 2 Інструкції № 59 та п. 5 постанови № 663 термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а за кордон — 60 календарних днів. Але при цьому для певних категорій працівників установлені інші строки відряджень.Так, термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт,
не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів. Тобто цей термін може бути й більшим ніж 30 днів.Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках,
не повинен перевищувати одного року.Термін відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів,
не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.Нагадаємо, що згідно з
п. 6 ст. 11 Закону № 2939 тривалість планової виїзної ревізії не повинна перевищувати 30 робочих днів, позапланової — 15 робочих днів.Продовження вказаних строків можливе лише за рішенням суду
на термін, що не перевищує 15 робочих днів для планової виїзної ревізії та 5 робочих днів для позапланової виїзної ревізії.Крім того, відповідно до
п. 22 Порядку № 550 планова виїзна ревізія може бути зупинена в разі необхідності проведення значної кількості зустрічних звірок, без завершення яких неможливе якісне проведення ревізії в межах установленої Законом № 2939 тривалості, а також за обґрунтованим зверненням об’єкта контролю і погодженням з керівником підрозділу служби. При цьому ревізія повинна бути закінчена протягом 60 робочих днів.Мають свої особливості строки відряджень військовослужбовців.
Так, термін відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів,
не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, та за рішенням Віце-прем’єр-міністра України відповідно до функціонального розподілу обов’язків — 18 місяців.Термін відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об’єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй,
не повинен перевищувати 6 місяців.Термін відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні та за кордоном,
не повинен перевищувати 6 місяців, а аспірантів і докторантів — 2-х місяців.Крім того, звернемо увагу, що для осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи встановлені особливі терміни відряджень відповідно до
Інструкції № 812.
ПРОДОВЖЕННЯ СТРОКУ ВІДРЯДЖЕННЯ
У зв’язку з різними обставинами іноді мають місце випадки, коли працівник затримується у відрядженні. У цьому разі керівник
може прийняти рішення щодо продовження строку відрядження, але в межах граничних термінів відряджень, про які йшлося у попередньому розділі.Так, відповідно до
п. 1.10 Інструкції № 59 з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні за кордоном (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтверджуючих документів в оригіналі.Слід звернути увагу на те, що за час затримки у відрядженні
без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи
на підставі його доповідної записки.Оформляється рішення про продовження відрядження відповідним
наказом керівника.Слід зазначити, що такий порядок продовження терміну відрядження
Інструкцією № 59 визначено лише для відряджень за межі України, але було б логічно вважати, що такий порядок може застосовуватися і для відряджень у межах України, адже поважні причини можуть спричини затримку відрядження і в межах України.На жаль, Мінфін дотримується іншої думки, до якої слід прислухатися. Так, у
листах від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437 та від 05.12.2005 р. № 31-18030-07-13/26216 він зазначив, що законодавством не передбачено можливості затримки у відрядженні в межах України понад установлені керівником терміни, крім випадків тимчасової непрацездатності. Тому працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати в разі затримки з інших причин.
ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ
Для направлення працівника у відрядження оформляються такі документи, як:
— наказ (розпорядження) про направлення у відрядження;
— посвідчення про відрядження;
— журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
— кошторис витрат на відрядження;
— завдання на відрядження;
Крім зазначених документів, може складатися маршрут користування міським транспортом та інші документи, необхідні для контролю за використанням коштів установи під час перебування працівника у відрядженні.
Складання маршрутів руху можливо, якщо відомі відповідні транспортні схеми міст (регіонів). Якщо заздалегідь маршрут невідомий, то, як зазначає Мінфін
у листі від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365, допускається також можливість затвердження маршруту після повернення працівника з відрядження разом із поданням Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та відповідних підтверджуючих документів.Як зазначено в
листі Мінфіну від 26.03.2008 р. № 31-18030-07-7/10434, керівник як особа, відповідальна за фінансово-господарську діяльність установи, може прийняти рішення про складання додаткових документів, які необхідні для здійснення контролю за використанням коштів установи.Отже,
направлення працівника установи у відрядження здійснюється її керівником або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження (п. 1.1 розд. 1 Інструкції № 59).Наказ про відрядження складається як у випадках відряджень у межах України, так і при відрядженнях за кордон.
Пунктом 1.1 розд. II Інструкції № 59
передбачено, що при службових відрядженнях за кордон наказ (розпорядження) керівника оформляється після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном, і кошторису витрат.Обов’язковість затвердження завдання для відряджень у межах України чинним законодавством
не передбачена.Наведемо приклад складання наказу про відрядження (див. с. 8).
НАКАЗ
від 22.03.2010 р. № 75
про направлення у відрядження Бабаєвої І. В.
Наказую:
1. Відрядити економіста КУОЗ «Міська лікарня № 5» Бабаєву І. В. до м. Києва строком на 10 днів (з 24.03.2010 р. по 02.04.2010 р.) до Міністерства охорони здоров’я України для здавання звітності та участі в семінарі.
2. Головному бухгалтеру КУОЗ «Міська лікарня № 5» Граніній О. М. видати Бабаєвій І. В. аванс на відрядження у розмірі, передбаченому кошторисом видатків на відрядження.
3. Бабаєвій І. В. після повернення з відрядження звітувати щодо виконання поставленого завдання та щодо суми використаних коштів у порядку та строках, передбачених законодавством.
Головний лікар
| КУОЗ «Міська лікарня № 5» | Зозуля | М. М. Зозуля |
З наказом ознайомлені:
| Економіст | Бабаєва | І. В. Бабаєва |
| Головний бухгалтер | Граніна | О. М. Граніна |
Якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то його слід вважати таким, якій відряджається
з обов’язком працювати у ці дні, що має бути прямо обумовлено в наказі про відрядження. На це звертав увагу Мінфін у листі від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08. Компенсація за роботу в ці дні провадиться відповідно до ст. 72, 73, 107 КЗпП.У випадках продовження терміну відрядження видається окремий наказ. Наведемо його приклад.
НАКАЗ
від 17.03.2010 р. № 67
про продовження відрядження Каплунову В. Ф.
Наказую:
1. На підставі доповідної записки та листка тимчасової непрацездатності продовжити строк відрядження заступнику головного лікаря з економічних питань міського пологового будинку № 3 Каплунову В. Ф. (наказ про направлення у відрядження від 09.03.2010 р. № 56), відрядженого до м. Києва до Міністерства охорони здоров’я України, у зв’язку з його тимчасовою непрацездатністю, що виникла у відрядженні. Строк продовження відрядження — 3 дні (з 15.03.2010 р. по 17.03.2010 р.).
2. Головному бухгалтеру міського пологового будинку № 3 Івановій О. О. відшкодувати додаткові витрати Каплунову В. Ф., здійснені у зв’язку з продовженням терміну відрядження відповідно до оригіналів наданих документів, а також добові за зазначений період.
Тепер зупинимося на оформленні посвідчення про відрядження.
Типова форма посвідчення про відрядження затверджена
наказом № 260.Фактичний час перебування працівника у відрядженні відповідно до
п. 1.3 розд. 1 Інструкції № 59 визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Без таких відміток добові не відшкодовуються. Тому правильне оформлення посвідчення про відрядження має важливе значення.При оформленні посвідчення про відрядження треба враховувати деякі особливості:
—
днем вибуття у відрядження є день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника (загальні положення Інструкції № 59);— при відправленні транспортного засобу
до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба (загальні положення Інструкції № 59);— якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи (загальні положення
Інструкції № 59);— якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті (
п. 1.3 Інструкції № 59);— якщо керівником прийняте рішення про можливість щоденного повернення відрядженого працівника до місця його постійного проживання, у посвідченні про відрядження щоденні відмітки про прибуття і вибуття
не проставляються (лист Мінфіну від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504).Відповідно до
п. 1.3 розд.1 та п. 1.5 розд. 2 Інструкції № 59 відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.При цьому слід звернути увагу на
лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854, в якому зазначено, що засвідчення посвідчення можливе лише печаткою. Для засвідчення штампом замість печатки відміток у посвідченні про відрядження немає підстав.Нагадаємо, що така печатка повинна відповідати вимогам, визначеним
Інструкцією № 17, а саме:— печатка має бути круглою або трикутною, напис повинен відповідати назві, яка зазначена в свідоцтві про державну реєстрацію (
п.п. 3.3.3 Інструкції № 17);— на печатці повинен зазначатись ідентифікаційний код юридичної особи (
п.п. 3.3.7 Інструкції № 17).Кожне посвідчення про відрядження має бути зареєстровано в
журналі реєстрації посвідчень про відрядження, форма якого затверджена Інструкцією № 59.Після повернення працівника з відрядження посвідчення про відрядження додається до Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, разом з іншими документами.
Наведемо приклад заповнення посвідчення про відрядження (див. с. 10).
ПЛАНУВАННЯ ТА ЗДІЙСНЕННЯ ВИДАТКІВ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Відповідно до
Інструкції № 495 видатки на відрядження слід планувати та здійснювати за КЕКВ 1140 «Видатки на відрядження». Зокрема, за цим КЕКВ передбачено проведення видатків на:— оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень; оплату підйомних, проїзду, добових при переміщенні працівників;
— оплату проїзду та добових при звільненні військовослужбовців строкової служби; сесійних виїздів народних суддів; відряджень на курси і до навчальних закладів (усі видатки на відрядження, передбачені законодавством України);
— придбання службових проїзних квитків та оплата проїзду за маршрутними листами;
— оплату надбавок до заробітної плати, що виплачуються у випадках, передбачених рішеннями КМУ окремим категоріям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добових, квартирних);
— відрядження викладачів, працівників бюджетних установ (організацій) на сесії, семінари, конференції, наради, з’їзди наукового характеру, поїздки з науковою метою, проїзд на виробничу практику студентів, учнів;
— відшкодування витрат в іноземній валюті працівникам закордонних дипломатичних установ України, направленим у довготермінове відрядження відповідно до законодавства;
— оплату відряджень (у тому числі проїзду, добових, польових тощо) фізичних осіб, які мають правовідносини з бюджетною установою і на яких розповсюджується дія наказу (розпорядження), виданого керівником: учнів, студентів, тренерів, інших учасників на навчально-тренувальні збори, змагання, олімпіади, наукові конференції тощо;
— оплату медичного страхування при виїзді за кордон, оплату зборів за відкриття віз при виїзді за кордон, плата за користування залою офіційних делегацій посадовими особами, які їдуть у відрядження або повертаються з нього.
При плануванні видатків у кошторисах слід дотримуватися вимог
Порядку № 228. Зокрема, слід пам’ятати, що установи мають право брати бюджетні зобов’язання витрачати бюджетні кошти на цілі та в межах, установлених затвердженими кошторисами. Під час визначення видатків у кошторисах слід ураховувати об’єктивну потребу установи в них, враховуючи потребу в погашенні заборгованості тощо. До кошторисів можуть включатися тільки видатки, передбачені законодавством, необхідність яких обумовлена характером діяльності установи.Також нагадаємо, що відповідно до
п.п. 7 п. 9 постанови № 1414 розпорядникам коштів у 2010 році необхідно мінімізувати витрати на службові відрядження за кордон шляхом визначення оптимальної кількості та доцільності поїздок за кордон, складу делегацій і строку перебування за кордоном, виконання роботи із здешевлення витрат на проїзд, наймання житла та інших витрат, пов’язаних з такими відрядженнями.
ВИДАЧА АВАНСУ ТА СКЛАДАННЯ ЗВІТУ
Відповідно до
п. 4 постанови № 663 підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження в межах України та за кордон, зобов’язані забезпечити їх коштами як аванс на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами.Слід чітко розуміти, що видача авансу працівнику перед відрядженням
не право роботодавця, а його обов’язок. При цьому слід звернути увагу на лист Мінфіну від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504, в якому зазначено, що незабезпечення відряджуваного працівника авансом є порушенням трудового законодавства. Відповідно до ст. 265 КЗпП особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Так, відповідальність за порушення трудового законодавства визначена ст. 41 КУпАП і передбачає накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 150 до 1700 грн.).Строки видачі авансу
на відрядження чинним законодавством не встановлені. Питання щодо строків видачі авансу вирішується у кожному конкретному випадку після видання наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження і з урахуванням можливості проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням (наприклад, придбання проїзних квитків).Тобто єдина умова для строку видачі авансу на відрядження — це його видача
після видання наказу про відрядження, що є, звичайно, логічним.При видачі авансу слід керуватися
п. 3.4 Положення № 637, в якому визначено, що видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами, які повинні бути підписані керівником і головним бухгалтером або працівником, який на це уповноважений керівником.Також слід звернути увагу на те, що в разі відрядження за кордон аванс повинен видаватися
у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (п. 4 постанови № 663). На це звернув увагу Мінфін у листі від 20.08.2004 р. № 31-03173-07-7/15222 і зазначив, що видача авансу у гривнях (у тому числі добових) працівнику, якого направляють у відрядження за кордон, є неправомірною.Придбання валюти та відображення її в обліку повинно відповідати вимогам
Порядку № 126.У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют та долара США на день видачі авансу.
Крім того, звернемо увагу на те, що згідно з
п. 1.14 роз. 2 Інструкції № 59, якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.Також нагадаємо, що згідно з
п. 2.11 Положення № 637 видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.Відповідно до
п. 4 постанови № 663 аванс відрядженому працівникові, окрім готівки, може видаватися в безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжної картки.Порядок здійснення банками емісії платіжних карток, визначення операцій, що здійснюються з їх застосуванням, порядок розрахунку за цими операціями встановлені
Положенням № 137.Так, платіжними картками, за допомогою яких можна оплатити витрати на відрядження, є:
—
корпоративна платіжна картка — платіжна картка, яка дає змогу її держателю здійснювати операції за картрахунком юридичної особи;— особиста картка
— платіжна картка, емітована на ім’я клієнта — фізичної особи, що не є суб’єктом господарювання.Використання корпоративних платіжних карток довіреними особами бюджетних установ для отримання готівки та здійснення безготівкових розрахунків передбачено
п. 13.10 Порядку № 89.Для проведення операцій із застосуванням банківських платіжних карток на картковий рахунок платіжним дорученням зараховуються кошти
шляхом їх переказу з відповідних рахунків бюджетної установи. При казначейському обслуговуванні сума платіжного доручення на перерахування коштів складається на підставі заявки розпорядника бюджетних коштів.Оприбуткування отриманих коштів та включення їх до Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, проводяться довіреною особою на підставі виписки з карткового рахунку або в разі отримання готівки в банкоматі — чека банкомата.
Довірена особа бюджетної установи зобов’язана подати до бухгалтерії установи Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, з банківської платіжної картки разом із підтверджуючими документами. Залишки невикористаної готівки довірена особа повинна повернути.
У випадку коли довірені особи юридичних осіб не мають корпоративних платіжних карток, грошові аванси на відрядження їм можуть видаватися також
через особисті платіжні картки. Згідно з п. 3.13 Положення № 137 кошти, які зараховані на особистий картрахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт. Використання таких коштів має бути підтверджене відповідними звітними документами.Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України. Зокрема, після повернення з відрядження працівник зобов’язаний
до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, для проведення остаточних розрахунків.Форма та порядок заповнення Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджені
наказом № 440.Працівник, який звітує, заповнює всі графи цього Звіту, крім:
— «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти;
— доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються керівником.
Разом зі Звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат.
Залишок невикористаних коштів, що були надані під звіт, працівник відповідно до
п.п. 9.10.2 ст. 9 Закону № 889 повинен здати до каси установи до чи під час надання Звіту.За несвоєчасне повернення залишку невикористаних коштів відповідно до чинного законодавства застосовуються такі штрафні санкції:
| Вид порушення | Штрафні санкції | Підстава |
| 1 | 2 | 3 |
| Санкції для працівника | ||
| Працівник повернув суму надміру витрачених коштів пізніше граничного строку, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку | Штраф у розмірі 15 % суми надміру витрачених коштів
| П.п. 9.10.3 ст. 9 Закону № 889 |
| Працівник не повернув суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий граничний строк | Штраф у розмірі 15 % суми надміру витрачених коштів, надмірно витрачена сума коштів підлягає обкладенню ПДФО із застосуванням коефіцієнта 1,176471
| Пп. 9.10.3, 9.10.1 ст. 9, п.п. 3.4 ст. 3 Закону № 889 |
| Працівник не повернув у встановлений термін аванс, виданий в іноземній валюті на службове відрядження | Стягується сума, еквівалентна потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості
| Ст. 2 Закону № 217/95 |
| Санкції для установи | ||
| Перевищення строків використання коштів, виданих під звіт | Штраф у розмірі 25 % виданої суми
| Абз. 5 ст. 1 Указу № 436/95 |
| Санкції до посадової особи установи | ||
| Порушення правил ведення касових операцій | Штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.), за повторне порушення — штраф від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн.)
| Ст. 1642 КУпАП |
ПЕРЕВІРКА ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Наостанок хотілося б звернути увагу на аспекти проведення ревізії витрат на відрядження працівниками органів ДКРС.
Ревізію цього питання працівники органів ДКРС проводять відповідно до
Методичних рекомендацій № 24.Крім того, під час ревізії зазначеного питання керуються
Практичними рекомендаціями щодо проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи (з окремих питань програми), схваленими Методологічною радою ГоловКРУ від 04.08.2009 р., протокол № 9.Ураховуючи зазначені документи, можна виділити основні питання, які перевіряють ревізори з цього приводу:
1) інвентаризація підзвітних сум;
2) співставлення записів касової книги, меморіального ордера № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями» (форма № 380 (бюджет)) та меморіального ордера № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» (форма № 386 (бюджет)), журналу реєстрації посвідчень про відрядження та первинних документів: видаткових касових ордерів, відомостей на видачу підзвітних сум, авансових звітів, наказів на відрядження та первинних документів, які засвідчують придбання матеріальних цінностей за готівку — чеки, накладні, рахунки тощо;
3) перевірка наявності підстав для вибуття працівника у відрядження та виплати відрядних;
4) перевірка правильності ведення записів у журналі реєстрації посвідчень про відрядження;
5) перевірка документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю установи. Зазначимо, що Мінфін
у листі від 27.09.2007 р. № 31-26030-12-29/19607 указав таке: що стосується документів, які підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю бюджетної установи, то виходячи із загальних положень Інструкції № 59 такими документами є: запрошення сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір (контракт) та інші документи, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника;6) перевірка дотримання граничної тривалості службового відрядження;
7) перевірка правильності та своєчасності звітування за кошти, отримані на відрядження;
8) перевірка правильності виплати добових та законності відшкодування витрат на відрядження, зокрема, наявність підтверджуючих документів в оригіналі, за якими проведено відшкодування витрат на відрядження, а саме: транспортних квитків, рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо;
9) перевірка правильності оформлення підтверджуючих документів, а саме: чи наявні в них усі необхідні реквізити (дата документа, за необхідності, підпис особи, що його склала, у рахунку за проживання в готелі — наявність інформації щодо реквізитів юридичної особи), що дозволяють визнати його як первинний документ, а також установити законність включення витрат до відшкодування;
10) співставлення строку відрядження, визначеного наказом (розпорядженням) керівника, з кількістю днів перебування у відрядженні, вказаних в авансовому звіті, а також з датами відміток про вибуття та прибуття в посвідченні на відрядження;
11) вибіркове направлення запитів до місця відрядження з метою підтвердження фактичного перебування працівника у відрядженні та підтвердження відшкодованих сум;
12) у випадку, коли підзвітна особа, що перебувала у відрядженні, користувалася транспортним засобом організації або орендованим, звіряються відмітки про дату вибуття у відрядження та прибуття з нього з шляховими листами водія, який супроводжував її у відрядженні;
13) перевірка відповідності дат вибуття та прибуття у транспортних квитках на проїзд повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування;
14) перевірка у квитанціях на проживання в готелі чи інших документах про наймання житла відповідності дат та термінів проживання, а також чи не включено до оплати витрати, які не підлягають відшкодуванню, наприклад, за телефонні переговори, послуги бару тощо;
15) перевірка відсутності випадків перевищення норми відшкодування витрат на відрядження;
16) у разі відшкодування витрат понад установлені норми здійснюється перевірка наявності дозволу керівника, оформленого письмово за довільною формою;
17) перевірка своєчасності звітування про використання коштів, наданих на відрядження, та правильності виведення та перенесення залишків підзвітних сум з кінця звітного періоду на початок щодо кожної підзвітної особи та в цілому;
18) у разі придбання за готівку матеріальних цінностей перевіряється їх оприбуткування за даними бухгалтерського обліку. При цьому може бути здійснена зустрічна звірка у продавця товару;
19) перевірка правильності ведення бухгалтерського обліку операцій, пов’язаних з відрядженням.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
КЗпП —
Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон № 2694
— Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-XII.Закон № 2939
— Закон України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон № 217/95
— Закон України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.95 р. № 217/95-ВР.Указ № 436/95
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Постанова № 1414
— постанова КМУ «Про заходи щодо організації бюджетного процесу у 2010 році» від 29.12.2009 р. № 1414.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.Інструкція № 17
— Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17.Інструкція № 495
— Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Державного казначейства України від 25.11.2008 р. № 495.Інструкція № 812
— Інструкція про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи від 28.11.2007 р. № 812.Порядок № 550
— Порядок проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою, затверджений постановою КМУ від 20.04.2006 р. № 550.Порядок № 228
— Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.Порядок № 126
— Порядок відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затверджений наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 р. № 126.Порядок № 89
— Порядок обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затверджений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.Положення № 137
— Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління Національного банку України від 19.04.2005 р. № 137.Наказ № 440
— наказ Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту» від 19.09.2003 р. № 440.Наказ № 260
— наказ Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.97 р. № 260.Методичні рекомендації № 24
— Методичні рекомендації по проведенню перевірки витрат на відрядження, затверджені наказом ГоловКРУ України від 21.03.2000 р. № 24.
