МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ К ПОЛОЖЕНИЮ О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ ЗАПИСЕЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
Приказ от 07.06.2010 г. № 372
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 13.07.2010 г. под № 515/17810
В соответствии с частью второй статьи 6 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
приказываю:1. Утвердить одобренные Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Министерстве финансов Украины Изменения к Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, зарегистрированному в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 г. под № 168/704 (далее — Изменения) (прилагаются).
2. Управлению методологии бухгалтерского учета (Пархоменко В. Н.):
2.1. Обеспечить подачу настоящего приказа в течение пяти рабочих дней со дня его издания в установленном порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Украины.
2.2. В десятидневный срок со дня издания настоящего приказа обеспечить обнародование Изменений на веб-сайте Министерства финансов Украины в сети Интернет.
3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины.
4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Ефименко Т. И.
Министр Ф. Ярошенко
Утверждены приказом Министерства финансов Украины от 07.06.2010 г. № 372
Зарегистрированы в Министерстве юстиции Украины 13.07.2010 г. под № 515/17810
Изменения к Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете
1. В главе 2:
1.1. В абзаце первом пункта 2.1 слова «письменные свидетельства» заменить словами «документы, созданные в письменной или электронной форме».
1.2. В пункте 2.3:
абзац первый изложить в следующей редакции:
«2.3. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.»;
абзац второй исключить.
В связи с этим абзац третий считать абзацем вторым.
1.3. В пункте 2.4:
абзац первый изложить в следующей редакции:
«2.4. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дату и место составления, содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личную или электронную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.»;
абзац второй исключить.
В связи с этим абзац третий считать абзацем вторым.
1.4. Пункт 2.5 изложить в следующей редакции:
«2.5. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.».
1.5. Пункт 2.7 изложить в следующей редакции:
«2.7. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.».
1.6. Абзац первый пункта 2.9 изложить в следующей редакции:
«2.9. В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию со специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.».
1.7. В пункте 2.10 слово «терміну» заменить словом «строку».
1.8. Пункт 2.12 изложить в следующей редакции:
«2.12. Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.».
1.9. Во втором предложении пункта 2.16 слова «главному бухгалтеру» заменить словом «руководителю».
1.10. Пункт 2.17 дополнить словами «, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами.».
2. В главе 3:
2.1. В пункте 3.1 слово «машинные» заменить словом «электронные».
2.2. В пункте 3.3 слово «машиносчитываемых» заменить словом «электронных».
2.3. В подпункте 3.7 слова «соответствующей инструкцией» заменить словами «соответствующими нормативно-правовыми актами».
3. В главе 4:
3.1. Пункт 4.3 дополнить новым предложением следующего содержания:
«Справка должна приводить причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, и после ее проверки — главным бухгалтером.».
3.2. Пункт 4.6 изложить в следующей редакции:
«4.6. Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством.».
4. В пункте 5.2 главы 5 слово «термін» заменить словом «строк».
5. В главе 6:
5.1. Пункт 6.4 изложить в следующей редакции:
«6.4. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.».
5.2. Пункт 6.6 изложить в следующей редакции:
«6.6. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.».
5.3. В абзаце третьем пункта 6.10 слово «термін» заменить словом «строк».
Начальник Управления методологии бухгалтерского учета В. Пархоменко
Комментарий редакции
УСОВЕРШЕНСТВОВАН ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Данным документом внесены некоторые изменения в
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88) (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2008, № 32, с. 8), действие которого также распространяется и на бюджетные учреждения. Комментируемые изменения в основном затронули вопросы, касающиеся создания и хранения электронных первичных документов и учетных регистров.
Первичные документы
Согласно
ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные документы, которые могут быть составлены на бумажных или машинных (электронных) носителях.В настоящее время организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов установлены следующими документами:
—
Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее — Закон № 851);—
Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV (далее — Закон № 852);—
Порядком применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденным постановлением КМУ от 28.10.2004 г. № 1452;—
Типовым порядком осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти, утвержденным постановлением КМУ от 28.10.2004 г. № 1453.Под первичным документом в
Законе о бухучете понимается документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. При этом, как уточняется в п. 2.1 Положения № 88, первичными являются документы, созданные как в письменной, так и в электронной форме.Электронный документ
представляет собой документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа, правовой статус которого определен в ст. 8 Закона № 851, в которой сказано о том, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. На этот момент, в свою очередь, обращал внимание Минфин в письме от 24.11.2009 г. № 31-34000-20-17/31818.В соответствии с обновленной редакцией
п. 2.3 Положения № 88 первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете только при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Создаваться электронные документы также должны с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.12 Положения № 88). Вместе с тем следует учесть, что бюджетные учреждения должны за свой счет изготавливать копии таких документов на бумажном носителе по требованию контролирующих или судебных органов, о чем Минфин сообщал в письме от 07.04.2010 г. № 31-34000-10-10/7405.Изложен в новой редакции
п. 2.4 Положения № 88, где перечислены обязательные реквизиты первичных документов, а именно:— наименование учреждения, от имени которого составлен документ;
— название документа (формы);
— дата и место составления;
— содержание и объем хозяйственной операции;
— единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);
— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
—
личная либо электронная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.Как видим, из обязательных реквизитов
исключен такой реквизит, как «код формы», а также возможность фиксации реквизитов первичного документа при применении средств вычислительной и другой оргтехники в виде кода.Кроме того, в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены
дополнительные реквизиты:— идентификационный код учреждения и организации из Государственного реестра;
— номер документа;
— основание для осуществления операций;
— данные о документе, удостоверяющем личность получателя, и др.
Обращаем внимание: согласно обновленному
п. 2.5 Положения № 88 первичный документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.Из этого следует, что отсутствие оттиска печати на первичном документе абсолютно не означает, что такой документ является недействительным. В то же время если формой первичного документа или соответствующим нормативно-правовым актом предусматривается наличие оттиска печати, то печать на таком документе должна быть обязательно.
При этом использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается лишь
в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства. В связи с этим не лишним будет вспомнить о том, что Минфин в письме от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991 выступал против использования факсимиле для подписания доверенности, так как Законом о бухучете не предусматривается применение факсимиле для подписи первичных документов, несмотря на то что предыдущая редакция п. 2.5 Положения № 88 также допускала такую возможность. Кстати, и в Порядке обслуживания государственного бюджета по расходам и операциям по предоставлению и возврату кредитов, предоставленных за счет средств государственного бюджета, утвержденном приказом Госказначейства от 25.05.2004 г. № 89 (п. 12.11), сказано о том, что при подписании расчетного документа не разрешается использование факсимиле. Органы Госказначейства такие документы к исполнению не принимают.Что касается электронного документа, то
электронная подпись является одним из обязательных реквизитов такого документа, которая используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота (ст. 6 Закона № 851). Под электронной подписью понимаются данные в электронной форме, которые прилагаются к другим электронным данным или логично с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных (ст. 1 Закона № 852). При отсутствии электронной подписи такой документ не будет иметь юридической силы.В соответствии с
п. 2.7 Положения № 88 первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. В том случае, если форма какого-либо первичного документа не утверждена или применение утвержденной типовой (специализированной) формы не является обязательным, документирование хозяйственных операций может осуществляться учреждениями с использованием самостоятельно разработанных и изготовленных бланков первичных документов. Основное требование: такие документы должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа либо реквизиты типовых или специализированных форм. Напомним, что предыдущей редакцией п. 2.7 Положения № 88 предусматривалось, что при применении самостоятельно изготовленных бланков такие документы должны были содержать реквизиты исключительно типовых или специализированных форм.Небольшие коррективы внесены в
п. 2.9 Положения № 88. Так, в случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины (ранее это право было предоставлено министерствам и ведомствам Украины), бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Такие бланки печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию со специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и других документов их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают все те же соответствующие органы государственной власти. Напомним, что бланки строгой отчетности учитываются одновременно на основных счетах бухгалтерского учета (субсчет 331 «Денежные документы в национальной валюте») по стоимости, состоящей из расходов по их изготовлению или приобретению и доставке, и на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». При этом на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета» они отражаются по:— номинальной стоимости, указанной на этих бланках;
— стоимости, установленной законодательством;
— фактической стоимости приобретения, если их номинальная стоимость не указана или стоимость не установлена законодательством.
Как и ранее, порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также виды хозяйственных операций, оформление которых производится на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами.
Согласно
ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство учреждением в соответствии с законодательством и учредительными документами. Что касается обязанностей главного бухгалтера учреждения (как лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учет), то к ним, в частности, относится организация контроля за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций. В связи с этим не должны вызывать особых вопросов изменения, внесенные в п. 2.16 Положения № 88, предусматривающие передачу именно руководителю учреждения для принятия решения первичных документов на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, причиняющие вред государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам.В соответствии с
п. 2.17 Положения № 88 первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. При этом такая отметка должна быть пригодна для ее обработки электронными средствами.
Учетные регистры
Несколько обновлено определение «
учетные регистры» (п. 3.1 Положения № 88), к которым относятся носители специального формата (как бумажные, так и электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов и т. п.Подкорректирован
п. 3.7 Положения № 88, в котором определено, что порядок составления бухгалтерских отчетов устанавливается соответствующими нормативно-правовыми актами.Определенные изменения внесены в
п. 4.3 Положения № 88, в котором определен порядок исправления ошибок в учетных регистрах за прошедший отчетный период. Как и ранее, для этого составляется Бухгалтерская справка, в которой теперь необходимо указывать не только ошибочную (неправильную) запись и правильную запись, но и приводить причину ошибки, ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка. Такая справка подписывается работником, составившим справку, а после ее проверки — главным бухгалтером.Что касается исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах, созданных
в форме электронного документа, то они осуществляются в соответствии с законодательством (п. 4.6 Положения № 88).
Хранение документов
Согласно
п. 6.4 Положения № 88 первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в виде электронного документа, подлежат хранению учреждениями на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях. При этом срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не менее срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге. Напомним, что указанный срок не может быть менее трех лет (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).При хранении электронных документов также необходимо учесть, что в случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленным законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копий документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе. Такие требование к хранению электронных документов установлены
ст. 13 Закона № 851.Как известно, основным документом, определяющим
сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве учреждений, является Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41. И хотя п. 6.6 Положения № 88 изложен в новой редакции, под «нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов» понимается именно этот документ.Комментируемые изменения вступили в силу 24.07.2010 г.
